21

Московский государственный университет

ИНЖЕНЕРНОЙ ЭКОЛОГИИ

Кафедра технической кибернетики и автоматизации

Учебно-методические материалы по дисциплине

“Деловое документирование”

Преподаватель: к.т.н., доцент Черткова Е.А.

Москва 2004

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение 3

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 3

Общие правила составления и оформления управленческих документов 5

Бланки документов 6

Требования к изготовлению документов 7

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 8

Организационные документы 8

Устав 8

Структура и штатная численность 8

Штатное расписание 8

Должностная инструкция 8

Договор 9

Распорядительные документы 10

Приказ 10

Указание 10

Распоряжение 11

Решение 11

Информационно-справочные документы 11

Акт 11

Докладная записка 12

Объяснительная записка 12

Справки 13

Письмо 13

Телефакс (факс) 14

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ 14

Трудовой договор (контракт) 14

Трудовое соглашение 16

Заявления 17

Приказ по личному составу 17

Личная карточка 18

Личное дело 19

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов 21

Литература 21

Введение

Документы затрагивают различные сферы деятельности человека, играют огромную роль в жизни общества и государства. Документы разделяют на личные и официальные, текстовые и графические, традиционные и на машинных носителях, научные, технические и др. К особой категории документов относятся управленческие, которые составляются в процессе управления каким-либо объектом, применяются в аппарате управления. Каждый управленческий документ является носителем информации, используется для ее сбора, выработки и принятия управленческого решения, его передачи. Главное требование, предъявляемое к управленческим документам - официальность, достоверность, объективность информации. Выполняется это требование при условии, если управленческий документ обладает юридической силой, т.е. информация, содержащаяся в нем, может быть использована для осуществления любых действий в сфере управления.

Кроме того, документы используемые в разных управленческих сферах, создаваемые в территориальных или центральных органах управления, повсюду должны оформляться единообразно, т.к. это позволяет включать их в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с ними не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата - от руководителей до рядовых сотрудников.

Выполнению всех перечисленных условий способствуют регламентированные в государственном масштабе правила создания и оформления документов, представляющие систему государственных стандартов, нормативно-методических документов и рекомендаций, которые должны быть известны каждому специалисту, если по роду его деятельности ему приходится работать с документами.

Нормативно-методическая регламентация документирования управленческой деятельности

Документы, являясь важным средством реализации управленческой деятельности, способом фиксации и передачи информации, в то же время сами отражают процесс управления. Громоздкий управленческий аппарат, бюрократические методы работы неизбежно приводят к увеличению количества документов, искажению содержащейся в них информации.

Создание единой нормативной базы документирования на государственном уровне началось только в конце 1960-х годов с создания Основных положений Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).¹ В 70-е и 80-е годы деятельность по стандартизации и унификации управленческих документов, по нормативной регламентации делопроизводства осуществлялась достаточно планомерно, и в эти годы появляется один за другим достаточно обширный комплекс нормативных, нормативно-методических и нормативно-технических документов¹, часть которых действуют до настоящего времени.

К середине 70-х годов понятие “делопроизводство” в специальной литературе начинает заменяться понятием “документационное обеспечение управления” (ДОУ), которое включает деятельность по организации документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждений, организаций и предприятий. В большинстве развитых стран аналогичная деятельность носит название “управление документацией” и регламентируется на национальном, региональном и международном уровнях.

В настоящее время в России основную нормативную базу, регламентирующую оформление документов в области управления составляют государственные стандарты на унифицированные системы документации. Среди них особое место занимает ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. В этом стандарте изложены требования к наиболее типовым документам, создаваемым в процессе управления.

Применение государственного стандарта обязательно для тех учреждений и организаций,¹ на которые он распространяется. Государственные учреждения в подавляющем большинстве придерживаются в оформлении документов установленных требований.

ГОСТ Р 6.30-2003 является частью Унифицированной системы организационно-распорядительной документации - УСОРД, которая помимо стандарта включает альбом взаимоувязанных форм документов, правил и положений по построению и оформлению документов.² Система организационно-распорядительной документации включает подсистемы организационной (положение, устав, регламент, инструкция, договор, правила, штатное расписание, структура и штатная численность), распорядительной (постановление, распоряжение, решение, поручение, приказ, указание) и информационно-справочной документации (письмо, телеграмма, телефонограмма, акт, справка, докладная и объяснительная записки, заявление).

Особым видом документа, имеющим широкое применение в деятельности учреждений и организаций всех уровней управления, является протокол, который можно отнести и к информационным, и к распорядительным документам.

Другим нормативно-методическим документом, содержащим правила и единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в управленческих структурах является ГСДОУ - Государственная система документационного обеспечения управления,² одна из целей создания которой состоит в сокращении количества и повышении качества документов. ГСДОУ включает две составные части - общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных организационно-распорядительных документов.

На основе действующих общегосударственных нормативно-методических документов организации, учреждения и предприятия разрабатывают свои собственные нормативы, регламентирующие правила составления и оформления документов в зависимости от конкретных условий работы и принятых способов документирования.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией учреждения и организации издают следующие документы.

Законодательные и нормативные документы:

федеральные законы и федеральные конституционные законы ;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации;

постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации:

законы субъектов Российской Федерации.

Распорядительные документы:

приказы, инструкции, указания, поручения - издаются министерствами РФ, государственными комитетами, федеральными службами, государственными службами, агентствами;

приказы, инструкции, указания - издаются главными управлениями, управлениями при Правительстве РФ;

приказы и распоряжения - издаются администрацией предприятий, учреждений, организаций (независимо от их организационно-правовой формы);

постановления, приказы, поручения - издаются администрацией муниципальных служб;

приказы, распоряжения, поручения - издаются мэрами, главами администраций, префектами;

- постановления, решения, распоряжения - издаются общественными организациями.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.

Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений, приказов.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами.

Основываясь на общегосударственных нормативных и нормативно-методических документах, в учреждениях, организациях и на предприятиях осуществляется внутриучрежденческая регламентация правил составления и оформления документов. Основным документом при этом следует считать устав или положение об организации, в которых определены органы управления и руководства, документы, которые они издают.