2.3 Протокол

Протокол – справочно-информационный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими.

Текст полного протокола содержит изложение содержания выступлений в разделах "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ" (приложения В.5, В.6).

Текст краткого протокола включает перечисление рассмотренных вопросов и принятых решений. По усмотрению председателя особые мнения или важные выступления могут быть внесены полностью.

Дата протокола – день проведения заседания коллегиального органа, регистрационный номер протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа.

Вопросы повестки располагают по степени важности. Каждый рассматриваемый вопрос должен быть конкретизирован (исключается раздел "Разное").

Текст каждого зафиксированного выступления должен быть тщательно отредактирован, доведен до сведения автора и удостоверен его подписью.

Текст выступлений может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая пометка.

Протокол подписывается председателем и секретарем совещания (собрания).

Формуляр протокола:

• реквизиты общего бланка;

• название вида документа (ПРОТОКОЛ);

• дата (заседания);

• регистрационный номер документа;

• место заседания;

• гриф утверждения;

• заголовок (название коллегиального органа или название протоколируемого совещания);

• текст (вводная часть: состав присутствующих – повестка дня; основная: СЛУШАЛИ – ПОСТАНОВИЛИ – ВЫСТУПИЛИ);

• подпись (председателя и секретаря);

• служебные отметки.

2.4 Акт

Акт – справочно-информационный документ, составленный несколькими лицами (комиссией) или специально назначенным лицом (ревизором) для удостоверения определенных фактов или событий (приложения В.7, В.8).

Дата акта – дата актируемого события.

Подписывается акт в соответствии с распределением обязанностей в комиссии без указания должностей. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются в алфавитном порядке.

При необходимости после текста в документе указывают сведения о количестве экземпляров акта и их направлении. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление конкретного акта.

Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей. Вводная часть строится по схеме: основание – состав комиссии – присутствующие.

Основная часть содержит описание установленных фактов и выводы.

Формуляр акта:

• реквизиты общего бланка;

• название вида документа (АКТ);

• дата (актируемого события);

• регистрационный номер документа;

• место составления или издания;

• заголовок к тексту (согласуется с наименованием вида документа);

• гриф утверждения;

• текст (вводная и констатирующая части);

• подпись (председателя и членов комиссии);

• печать;

• служебные отметки.

2.5 Выписка

Выписка – это копия части документа.

Для решения вопросов производственной деятельности оформляются выписки из приказов. В выписке из приказа полностью воспроизводится констатирующая часть, из распорядительной части – содержание необходимого пункта (приложение В.9).

Для ознакомления должностных лиц или подведомственных организаций с решениями, принятыми в ходе работы коллегиального органа, оформляются выписки из протоколов.

В выписке из протокола оформляется вводная часть (председатель, секретарь, присутствующие). В разделе повестки указывается содержание необходимого пункта.

Основная часть – содержание указанного вопроса по схеме: слушали – постановили.

На выписке должна быть оформлена "отметка о заверении копии".

Личная подпись лица, проставленная на оригинале, не указывается.

Формуляр выписки:

• реквизиты общего бланка;

• наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ …);

• дата (оригинала);

• регистрационный номер (оригинала);

• место составления или издания;

• заголовок к тексту;

• текст (необходимая информация из каждой части текста оригинала);

• подпись (кроме личной);

• отметка о заверении копии;

• печать;

• служебные отметки.