Ао "Старт"

Отдел снабжения и сбыта

или

Новокузнецкий электромеханический завод

Отдел снабжения и сбыта

Старшему экономисту г. Маслову Н.Б.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору Николаевского судостроительного завода

г. Павлову Н.Н.

Инициалы указывают после фамилии. Отсутствие инициалов недопустимо.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Директорам предприятий и руководителям организаций

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.

В состав реквизита "адресат" заключительной составной частью может входить почтовый адрес. При составлении документа постоянному корреспонденту или в вышестоящую организацию эта часть не указывается.

При адресовании документа физическому лицу вначале указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

301264, Тульская обл.,

Киреевский р-н, г. Липки, ул. Садовая, д.5, кв.12

Калинину И.П.

Реквизит "адресат" оформляется после 32 печатных знаков от левого поля.

1.4.15 Гриф утверждения указывает на особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан.

Документы могут утверждаться руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

Утверждаю

Генеральный директор

Аозт "Большевистский текстиль"

Личная подпись И.В.Сергеев

12.09.98

Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

Утверждено

Приказ директора АО "Старт"

от 20.04.98 № 76

или

Утверждено

Протокол общего собрания акционеров

от 15.03.98 № 4

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков от левого поля. Расшифровка подписи в грифе утверждения располагается после 48 печатных знаков от левого поля.

Утверждению подлежат следующие документы:

• акты (проверок и ревизий, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации предприятия и т.д.);

• инструкции, правила – (должностные, по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

• отчеты (о производственной деятельности, командировках и т.д.);

• перечни (должностей работников, имеющих льготы; документов и т.д.);

• планы (производственные, развития, внедрения новой техники и т.д.);

• положения (о структурном подразделении; премировании и т.д.);

• программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.);

• сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия и т.д.);

• структура и штатная численность;

• штатные расписания и изменения к ним.

1.4.16 Резолюция оформляется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Зайцевой А.В.

Никитину П.С.

Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой "ХИТЭК" к 21.12.98