1. Состав реквизитов документа

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 при оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации по ОКПО;

05 – код формы документа по ОКУД;

06 – наименование организации;

07 – справочные данные об организации;

08 – наименование вида документа;

09 – дата документа;

10 – регистрационный номер документа;

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 – место составления или издания документа;

13 – гриф ограничения доступа к документу;

14 – адресат;

15 – гриф утверждения документа;

16 – резолюция;

17 – заголовок к тексту;

18 – отметка о контроле;

19 – текст документа;

20 – отметка о наличии приложения;

21 – подпись;

22 – гриф согласования документа;

23 – визы согласования документа;

24 – печать;

25 – отметка о заверении копии;

26 – отметка об исполнителе;

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 – отметка о поступлении документа в организацию;

29 – отметка для автоматического поиска документа.

Схемы расположения реквизитов документа представлены в приложении А.

2. Бланки документов

Установлены два основных формата бланков документов – А4 (210×297) и А5 (210×148); допускается использование бланков форматов А3 (297×420) и А6 (105×148) по ГОСТ 9327.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавлены следующие виды бланков документов:

• общий бланк (включает реквизиты 01, 02, 03, 06);

• бланк письма (01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19);

• бланк конкретного вида документа (кроме письма) включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17, 18.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Дополнительно могут быть спроектированы бланки структурного подразделения или должностного лица, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный (приложение Б).

1.3 Требования к оформлению документов

1.3.1 Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

1.3.2 При изготовлении документов на двух или более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц должны проставляться на верхнем поле листа посередине арабскими цифрами без слова "страница" (с.) и знаков препинания.

Номера страниц печатаются в интервале 10-15 мм от верхнего обреза листа.

1.3.3 Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

1.3.4 При оформлении реквизитов необходимо соблюдать правило "открытой пунктуации", при котором точка в конце реквизита и запятая после составной части реквизита не проставляются. Правило не распространяется на оформление реквизита "текст".

1.3.5 Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

20 – левое;

10 – правое;

20 – верхнее;

10 – нижнее.

1.3.6 Оптимальная длина рабочей строки при оформлении организационно - распорядительных документов должна составлять 60 – 62 печатных знака (расстояние между центрами двух печатных знаков – 2,6 мм).

Это позволяет использовать при печатании документов восемь стандартных положений табуляции:

0 – от границы левого поля для печатания реквизитов "заголовок к тексту", "текст документа" (без абзацев), "отметка о наличии приложения", "фамилия исполнителя и номер его телефона", "отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "подпись" и "гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ";

1 – после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 – после 16 печатных знаков для реквизита "регистрационный номер документа";

3 – после 24 знаков для реквизита "наименование вида документа", расположенного центрованным способом;

4 – после 32 печатных знаков для реквизита "адресат", номера страницы;

5 – после 40 печатных знаков для реквизита "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу";

6 – после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "подпись";

7 – после 56 печатных знаков для реквизита "регистрационный номер документа" в бланке с продольным штампом.

1.3.7 Текст документов на бланках формата А5 печатают через один межстрочный интервал (2 мм), расстояние между абзацами в этом случае должно составлять два интервала, на бланках формата А4 – через полтора межстрочных интервала.

Тексты документов, предназначенных для типографского издания, допускается печатать через два межстрочных интервала.

1.3.8 Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "адресат", "гриф утверждения", "отметка о наличии приложения", "гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5 – 2 межстрочными интервалами, например: