2.7 Докладная записка

Докладная записка – справочно-информационный документ, адресованный руководителю предприятия (или руководителю вышестоящего органа), содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Внутренние докладные записки подписываются составителем (автором), могут быть оформлены рукописным способом на чистом листе, индекс не проставляется (приложение В.11).

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке и подписываются руководителем. Дата докладной записки – дата подписания.

Формуляр докладной записки:

• реквизиты общего бланка;

• наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

• дата (подписания);

• регистрационный номер документа;

• место составления или издания;

• адресат (кроме почтового адреса);

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись;

• служебные отметки.

2.8 Справка

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных служебных или биографических фактов и событий.

Справки могут быть внутренними и внешними (приложения В.12, В.13).

Справки, составляемые внутри учреждения, подписываются составителем (автором), а справки, оформленные по требованию вышестоящего органа, подписываются руководителем.

Если справка содержит сведения финансового характера, то ее подписывает руководитель и главный бухгалтер и на ней проставляется печать. Подобным образом удостоверяются справки биографического характера (о факте работы, прописке, занимаемой должности, заработной плате и т.п.).

Дата справки – дата ее подписания.

Формуляр справки:

• реквизиты общего бланка;

• название вида документа (СПРАВКА);

• дата (подписания);

• регистрационный номер документа;

• место составления или издания;

• заголовок к тексту (кроме формата А5);

• адресат (без указания почтового адреса);

• текст;

• подпись;

• печать;

• служебные отметки.

2.9 Заявление

Заявление – документ официально-личный, содержащий просьбу или предложение составителя, адресованный должностному лицу или организации. Заявление составляется рукописным способом на листе формата А4 или на трафаретном бланке (приложение В.14).

В зоне расположения адресата указываются данные об авторе заявления (без предлога "от"):

- имя, фамилия, отчество, домашний адрес (для заявлений о приеме на работу);

- имя, фамилия, отчество, занимаемая должность (заявления о переводе на другую должность, об увольнении).

Заявления о предоставлении учебного, декретного отпусков должны содержать в тексте указание о наличии необходимых документов (больничный лист, справка с места учебы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. Соответствующие документы предоставляются вместе с заявлением.

Формуляр заявления:

• наименование вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ);

• дата (составления);

• адресат (в зоне адресата – сведения о составителе документа);

• текст;

• подпись (составителя);

• служебные отметки.

2.10 Резюме

Резюме – документ официально-личный, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемые лицом при трудоустройстве в коммерческое предприятие, чаще всего в инофирму (приложе-ние В.15).

Текст состоит из следующих разделов:

- персональные данные (указание фамилии, имени, отчества, должности и почтового адреса);

- цель трудоустройства (какую именно работу или должность хотел бы получить претендент);

- образование (перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учебы);

- опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат);

- дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях и т.д.);

- рекомендации (с фамилиями и телефонами).

Формуляр резюме:

• название вида документа (РЕЗЮМЕ);

• дата;

• текст;

• подпись.