Предисловие

Предлагаемое пособие содержит основные требования к оформлению организационно-распорядительной документации (ОРД). Система ОРД фиксирует решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности юридических лиц.

Пособие составлено в соответствии с основными государственными нормативными актами, определяющими порядок и правила документировании управленческой деятельности.

Изложенные требования распространяются на системы документации органов государственного управления Российской Федерации, органов местного самоуправления, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, предприятий, фирм, независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Настоящее издание состоит из двух разделов. Раздел "Основные требования к оформлению управленческих документов" содержит описание особенностей состава и оформления реквизитов – информационных элементов документа; подробно рассматривается порядок и особенности внутреннего и внешнего согласования, утверждения и удостоверения печатью.

Раздел "Особенности составления отдельных видов организационно-распорядительной документации" содержит рекомендации по составлению отдельных видов документов в соответствии с их формулярами.

Составитель выражает свою глубокую признательность Т.А. Култаевой за оказанную помощь в оформлении настоящего издания.

1. Основные требования к оформлению управленческих документов

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым правилам, которые регулируются комплексом нормативных документов. Источниками норм, правил документирования и работ с готовыми документами являются:

• нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения;

• ведомственные и общеотраслевые нормативные, инструктивные и методические материалы, издаваемые органами исполнительной власти различного уровня;

• инструктивные и методические материалы, устанавливающие требования к документам, технологии создания и обработки на уровне отдельной организации или ее структурного подразделения.

В целях типизации форм документов, снижения трудоемкости составления и обработки, сокращения количества, проводится унификация документов, заключающаяся в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Постановлением Госстандарта России в 1994 г. принят и введен в действие Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД-93), включающий унифицированные системы документации (УСД), обязательные для документационного общения юридических лиц.

В состав УСД входят:

УС организационно-распорядительной документации (УС ОРД);

УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

УС банковской документации;

УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

УС отчетно-статистической документации;

УС документации по труду;

УС документации пенсионного фонда;

УС внешнеторговой документации.

Формой юридического закрепления проводимой унификации и уровня ее обязательности является государственная стандартизация.

Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Другой основной нормативный документ, устанавливающий единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами – это "Основные положения" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).