Тема 12. Совершенствование докуметационных процессов

12.1 Управление документационными процессами

Информация – полноценный ресурс, важный элемент социальной и политической жизни общества.

Факторы, влияющие на увеличение объема информации и количества документов в современных условиях. Влияние научно-технической революции на информационно-документационные процессы.

Увеличение объема документооборота в управленческой сфере. Необходимость регулирования процесса документообразования. Задача управления документацией в организациях. Необходимый комплекс документов для обеспечения каждой функции управления. Межотраслевая унификация форм управленческих документов. Современные задачи правового регулирования процесса образования документов. Формы правового регулирования.

Проблемы автоматизации управления документацией. Задачи упорядочения и регламентации ведения документации на нетрадиционных носителях. Использование информационного менеджмента как новой методологии построения системы управления документацией.

12.2 Применение новых технологий в документировании

Электронный документ и проблема его правового статуса. Придание юридической силы документу в электронной форме. Особенности согласования электронного документа. Возможность ускорения процедуры согласования. Электронно-цифровая подпись.

Использование компьютерных технологий при создании и оформлении документов. Применение баз данных, шаблонов, текстовых редакторов. Программные продукты по делопроизводству.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Обязательные источники

1. Гражданский кодекс. М.: Изд-во Кодекс, 1995. - 24 с.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ // СЗ РФ. 2001. № 1. ст.3.

3. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изм. от 9 июля 2002 г.) //СЗ РФ. 2000. № 52 (часть I). ст. 5021.

4. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, ин­форматизации и защите информации» (с изм. от 10 января 2003 г.) // СЗ РФ. 1995. № 8. ст. 609 .

5. Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. №208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп. от 13 июня 1996 г., 24 мая 1999 г. 7 августа 2001 г.) // СЗ РФ. 1996. № 1

6. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (с изм. от 11 декабря 1999 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 февраля 2002 г.).

7. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.

8. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разме­ры и технические требования. - М.: Изд-во стандартов, 1981. – 4с.

9. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998. – 8с.

10. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифициро­ванная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 17с.

11. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. – М.: Изд-во стандартов, 1999. – 51с.

12. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. – М.: «Книга сервис», 2003. - 304с.

13. Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД. – М.: 2003. – 152 с.

14. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено Приказом Росархива от 19.01.1995. № 2.

15. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Россархива от 17.03.1998 № 19.

16. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Федеральной архивной службы от 27.11.2000 № 68.

17. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях //Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. – 1982. - № 2.

18. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения / Росархив ВНИИДАД. – М.: 2000. – 107с.

Дополнительные источники

1. Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ.

2. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1- ФЗ «Об электронно-

3. цифровой подписи»

4. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (с изм. от 23 июля 1998).

5. Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товар­

6. ных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения

7. товаров» (с изм. от 27 декабря 2000 г.) //Ведомости СНД и ВС РФ. 2992.

8. ст. 2322; СЗ РФ. 2001. № 1 ( часть I ). ст.

9. Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (с изм. от 24 июля 1998 г., 11 декабря 2002 г.) //Ведомости СНД и ВС РФ. 1991. № 50. ст. 3804 .

10. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. № 725 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». // СЗ Российской Федерации. 2000. № 41. ст.4076

11. Закон Тюменской области от 24 мая 1995 г. «О гербе и флаге Тюменской области» // Вестник ТОД. 1995. № 5; 1996. № 3; 1997. № 1

12. Закон Ханты-Мансийского автономного округа от 20 сентября 1995 г. № 8-03 «О гербе и флаге Ханты-Мансийского автономного округа» (с изм. от 10 февраля 1998 г.) // «Новости Югры», № 118, 10.10.1995; № 6, 16.01.1996; №25, 05.03.1998.

13. Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 30 декабря 1999 г. № 59-ЗАО «О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа» //«Крайний Север». 2000. 20 января, спецвыпуск.

14. ГОСТ 9327-60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. -М.: Изд-во стандартов, 1990. - 6 с.

15. Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления. ОК 006-93.

16. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. – М.: НИПИСИстатинформ Госкомстата России, М.: 2001. – 64с.

1. ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН ДИСЦИПЛИНЫ

1. Распределение часов курса дисциплины по темам и видам работ. Очная форма обучения.

Название тем и разделов	Всего часов	Аудиторные занятия (час), в том числе		Кол-во часов на самостоятельную и индивид работу
		лекции	прак.
Введение. Предмет, содержание, задачи курса. Методы его изучения. Источники и литература.	12	6	-	6
Тема 1. Понятие о документе. Функциональный анализ документа	22	8	4	10
Тема 2. Способы и средства документирования	26	6	4	16
Тема 3. Материальные носители документированной информации	18	6	2	10
Тема 4. Свойства и признаки документов	20	6	2	12
Тема 5. Виды и разновидности служебных документов	12	2	2	8
Тема 6. Унификация и стандартизация	12	2	2	8
Тема 7. Формуляр документа и его развитие	59	10	6	43
Тема 8. Формуляр современного управленческого документа	26	12	8	8
Тема 9. Системы документации. Требования к оформлению различных служебных документов	98	36	22	40
Тема 10. Унификация текстов служебных документов. Лингвистические особенности документов	8	4	2	4
Тема 11. Простые и сложные комплексы документов. Научно-историческая и практическая ценность документов	6	2	-	2
Тема 12. Совершенствование документационных процессов	6	4	-	2
ИТОГО	325	104	52	169

2. Распределение часов курса дисциплины по темам и видам работ. Заочная форма обучения

Название тем и разделов	Всего часов	Аудиторные занятия (час), в том числе		Кол-во часов на самостоятельную работу
Введение. Предмет, содержание, задачи курса и методы его изучения. Источники и литература.	10	2	-	8
Тема 1. Понятие о документе. Функциональный анализ документа	34	2	2	30
Тема 2. Способы и средства документирования	38	2	-	36
Тема 3. Материальные носители документированной информации	38	2	-	36
Тема 4. Свойства и признаки документов	21	2	-	19
Тема 5. Виды и разновидности служебных документов	11	1	-	10
Тема 6. Унификация и стандартизация	11	1	-	10
Тема 7. Формуляр документа и его развитие	42	4	-	38
Тема 8. Формуляр современного управленческого документа	48	4	-	38
Тема 9. Системы документации. Требования к оформлению различных служебных документов	54	6	10	38
Тема 10. Унификация текстов служебных документов. Лингвистические особенности документов	6	2	-	4
Тема 11. Простые и сложные комплексы документов. Научно-историческая и практическая ценность документов	6	2	-	4
Тема 12. Совершенствование документационных процессов	6	2	-	4
ИТОГО	325	32	18	275

2. УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ДИСЦИПЛИНЕ

   1. Основная и дополнительная литература

Автор	Название	Вид издания (учебник, учебное пособие)	Издательство, год издания
Кузнецова Т.В.	Делопроизводство (документационное обеспечение управления)	Учебно-метод. пособие	М.: ООО Журнал «Управление персоналом», 2003
Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.	Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления)	Учебник	М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001
Кудряев В.А. и др.	Организация работы с документами	Учебник	М.: ИНФРА-М, 2001
Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф.	Правила Оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6. 30- 97 «Унифициорованные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.	Комментарий	М.: ТК Велби, Изд-во «Проспект», 2003
Гутгарц Р.Д.	Документирование управленческой деятельности	Курс лекций	М.: ИНФРА-М, 2001
	Делопроизводство в системе государственной службы	Учебно-практ. пособие	М.: РАГС, 2000
Охотский Е.В., Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. и др.	Делопроизводство в системе государственного управления	Учебно-практ. пособие	М.: РАГС, 2001
Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина М.Ф., Воробьев Н.И.	Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере	Справочник	М. – СПб.: Издательский дом «Герда», 2003
Печникова Т.В., Печникова А.В.	Документационное обеспечение деятельности организации	Учебное пособие	М.: Изд-во ЭКМОС, 1998
Печникова Т.В.,Печникова А.В.	Практика работы с документами в организации	Учебное пособие	М.: Изд-во ЭКМОС, 1999
Галахов В.В., Корнеев И.К. и др.	Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов	Практическое пособие	М.: ТК Велби, Изд-во «Проспект», 2003

2.2 Перечень методических рекомендаций, указаний по проведению конкретных видов учебных работ (лекции, семинарские занятия, лабораторные работы, контрольные и курсовые работы, все виды практик, выпускная квалификационная работа, итоговая аттестация выпускников)

Название издания	Год издания
1. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс	2002
2. Контрольные материалы: тестовые задания, кроссворды, темы рефератов, коллекции документов	Электронный вариант

3. Использование информационных технологий в изучении дисциплины (конференцсвязь, мультимедийные технологии, интернет-технологии и др.)

Виды аудиторных занятий
Лекции		Семинарские занятия
1	2	3	4
Тема лекции	Виды информационных технологий	Тема семинарского занятия	Вид информационных технологий
. Предмет, содержание и задачи курса. Источники и литература	презентации	Современное законодательное регулирование и нормативно-методическое обеспечение в области делопроизводства и архивного дела	«Гарант»; «Консультант»; паки с нормативными актами и заданиями в компьютерном классе
Структура документа. Требования к оформлению реквизитов служебных документов	презентации	Структура документа. Требования к оформлению реквизитов служебных документов	Тесты, задания в электронном варианте, коллекции бланков, образцы оформления документов в электронном варианте
Системы документации. Оформление управленческих документов	Мультимедийные технологии	Виды бланков служебных документов, проектирование бланков

3. ОРГАНИЗАЦИЯ САМОМТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТОВ ПРИ ИЗУЧЕНИИ ДИСЦИПЛИНЫ

Тематика курсовых работ для студентов ОДО и ОЗО

1. Проблемы и задачи совершенствования ДОУ в современных условиях.

2. Требования к составлению и оформления организационно-правовых документов: положений.

3. Организационные документы акционерных обществ, совместных предприятий.

4. Приказ по основной деятельности: этапы подготовки, правила оформления.

5. Требования законодательства к порядку оформления и выдаче доверенностей. Реквизиты доверенности.

6. Структура, методика составления и особенности оформления должностной инструкции.

7. Приказ по личному составу: этапы подготовки, правила оформления.

8. Анализ особенностей языка и стиля служебных документов.

9. Унификация и стандартизация кадровой документации.

10. Правовой, управленческий и исторический аспекты в понятии “документ”.

11. Оригинальность, подлинность и фальсификация документов.

12. Унификация текста документа (типовые, трафаретные тексты, таблицы, анкеты, графики, диаграммы).

13. Использование новых, современных технологий в документировании деятельности конкретной организации, предприятия, фирмы.

14. Текстовые документы: способы создания, придание юридической силы.

15. Информационная сущность документа. Управление документацией в современных условиях.

16. Законодательное регулирование употребления гербовой символики на документах. Правила оформления реквизитов “Государственный герб Российской Федерации”, “Герб субъекта Российской Федерации”.

17. Практика ведения деловой переписки за рубежом.

18. Согласование и редактирование – важнейшие этап работы по созданию документа.

19. Правовое регулирование в области издания управленческих документов.

20. Сравнительный анализ ГОСТ Р 6.30-2003 и ранее действовавших нормативных актов в области ОРД.

21. Регламентация воспроизведения эмблемы на бланках организаций, федеральных ведомств. Требования законодательства к использованию товарного знака (знака обслуживания).

22. Виды и порядок применения печатей и штампов.

23. Отметки на документах: требования к их оформлению, значение.

24. Документы на новейших носителях информации: область применения и придание юридической силы.

25. Документирование деятельности конкретной организации (мелкой, средней, крупной).

26. Делопроизводство в структурном подразделении конкретной организации (крупной, средней).

27. Система технической документации.

28. Эволюция материальных носителей информации.

29. Бумажный носитель информации, его виды и применение.

30. Анализ требований к оформлению различных видов писем в зарубежной практике и отечественном делопроизводстве.

31. Оформление оттиска печати на документе. Методика проверки подлинности оттиска печати.

32. Юридическая сила – основное свойство служебного документа.

33. Документ как средство реализации функций управления. Значение, составление и оформление резолюции на документе.

34. Составление, оформление и характеристика особенностей текстов различных видов писем.

35. Документирование деятельности коллегиального органа.

36. Фиксация в документах организации проведения проверок, ревизий.

37. Распорядительная деятельность коллегиального органа и отражение управленческих решений в документах.

1. Темы, выносимые для самостоятельного изучения

Тема	Форма контроля (коллоквиум, контрольная работа и т.д.)
Терминология, используемая в области делопроизводства и архивного дела	Кроссворды, тесты
Состав реквизитов, расположение, требования к их оформлению	Промежуточный зачет
Документирование управленческой деятельности	Практические задания по оформлению документов (по вариантам)

Контрольные вопросы к зачету

1. Развитие понятия «документ». Соотношение понятий «документ» и «информация».

2. Место и роль документов в различных областях деятельности человека.

3. Нормативно-методические акты, регламентирующие создание и оформление документа.

4. Документоведение как научная дисциплина и её связь с другими научными дисциплинами.

5. Общие функции документа.

6. Частные (специальные) функции документа.

7. Способы документирования и их развития. Общая характеристика.

8. Материальные носители информации. Классификация материальных носителей.

9. Текстовое документирование и этапы его развития. Область применения.

10. Этапы развития письменности. Применение пиктографического письма и использование логограмм сегодня.

11. Техническое документирование. Виды комплексов технической документации.

12. Фотодокументирование. Появление, развитие, применение.

13. Кинодокументирование. Появление, развитие. Видеозапись. Область применения кинодокументов.

14. Фонодокументирование. Появление, развитие, применение.

15. Понятия «свойства» и «признаки» документа, соотношение понятий.

16. Оригинальность документов. Подлинность документов. Фальсификация документов и способы выявления подделок документа.

17. Копийность документа. Виды копий. Порядок удостоверения копий.

18. Формуляр документа. Типовой формуляр, формуляр- образец.

19. Развитие формуляра документа XVI, XVII веков.

20. Формуляр документа XVIII века.

21. Формуляр текстового документа XIX- начала XX в.

22. Понятие «унификация» и «стандартизация» документов. Объекты стандартизации. Виды стандартов, их статус.

23. Современная структура и управления документацией в России.

24. Юридическая сила – основное свойство документа.

25. Классификация документов. Документы служебные, личные, личного происхождения.

26. Документы на перспективных носителях.

27. Формуляр современного управленческого документа.

28. Документообразующие признаки.

29. Электронное документирование. Юридическая сила документа в электронной форме.

30. Современные проблемы документоведения.

31. Средства документирования, их классификация, характеристика, применение.

32. Влияние носителя информации на долговечность документа.

33. Процедура документирования. Делопроизводственные операции.

34. Бумажный носитель информации, его появление, развитие, применение.

Вопросы к экзамену (часть1)

1. Методы унификации и стандартизации документов. Развитие унификации и стандартизации документов.

2. Понятия «унифицированная форма документа», «формуляр-образец».

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Его содержание, значение, область применения, статус. Состав и расположение реквизитов документов.

4. Требования к конструированию бланков. Виды бланков. Бланки предприятий различных форм собственности. Реквизиты, используемые для изготовления бланков.

5. Реквизит «наименование организации-автора документа», требования к нему.

6. Реквизит «справочные данные об организации-авторе документа», его состав.

7. Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению. Регламентация оформления реквизитов, входящих в справочные данные об организации.

8. Даты в документе. Требования к их оформлению; дата как составная часть других реквизитов.

9. Реквизиты «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату документа».

10. Порядок согласования документов. Оформление внутреннего и внешнего согласования. Оформление реквизита на отдельном листе.

11. Состав удостоверения документа. Правила оформления реквизитов, удостоверяющих документ.

12. Отметки на документе, их значение и оформление.

13. Резолюция, ее значение, требования, предъявляемые к резолюции. Особенности оформления резолюции на отдельном листе.

14. Унификация текста документа. Структура текста различных служебных документов.

15. Заголовок к тексту документа, приложения к тексту, требования к их оформлению.

16. Общие требования к тексту документа.

17. Структура документа. Заголовочная, содержательная и оформительская части.

18. Требования к оформлению текстов в табличной форме. Трафаретные тексты.

19. Способы утверждения документов. Правила оформления реквизиты «Гриф утверждения».

20. Требования к проставлению реквизита «оттиск печати». Перечень документов, на которых проставляется печать. Оттиск гербовой печати на документах.

21. Изображение гербовой символики на документах. Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», регламентация использования.

22. Реквизит «Место составления или издания документа».

23. Порядок подписания документов. Способы оформления реквизита «Подпись».

24. Заверение копий документа.

25. Поисковые признаки документа. Реквизиты, идентифицирующие документ, его автора в электронной форме.

26. Общие требования к оформлению документов. Форматы бумаги, используемые для изготовления документов. Поля на документах, нумерация страниц и прочее.

Вопросы к экзамену (часть 2)

1. Понятие «системы документации», развитие систем. Классификация систем документации.

2. Унифицированные системы документации.

3. Назначение, определение и состав УСОРД. Развитие УСОРД. Государственные стандарты по оформлению документов, входящих в УСОРД.

4. Требования к составлению и оформлению организационных документов.

5. Структура устава юридического лица и общие положения о порядке составления и оформления устава.

6. Структура и оформление положения об организации или о структурном подразделении.

7. Оформление доверенностей. Виды доверенностей.

8. Структура и особенности оформления регламента коллегиального органа.

9. Правила оформления инструкций. Структура должностной инструкции, методика составления. Система плановой документации. Назначение и состав плановой документации. Виды планов. Составление и оформление плановых документов.

10. Состав информации. Особенности оформления и процедура удостоверения организационных документов – структура и штатная численность, штатное расписание.

11. Требования к составлению и оформлению распорядительных документов.

12. Этапы подготовки распорядительного документа.

13. Требования к составлению и оформлению приказов по личному составу.

14. Оформление приказов, распоряжений по основной деятельности.

15. Состав и общая характеристика документов системы информационно-справочной документации.

16. Требования к составлению и оформлению объяснительных и докладных записок.

17. Требование к составлению и оформлению справок. Виды справок.

18. Требование к составлению и оформлению акта. Виды актов. Особенности удостоверения.

19. Переписка как вид делового общения.

20. Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем. Особенности оформления гарантийного письма. Использование стандартных выражений в деловых письма.

21. Документирование коллегиальной деятельности организации, структурного подразделения, советов комиссий и т.д. документы, создаваемые в процессе подготовки совещания.

22. Требования к составлению оформлению протокола. Краткие и полные протоколы.

23. Требования к составлению и оформлению телеграмм, телефонограмм. Структура факсимильного сообщения, особенности оформления.

24. Правила составления и оформления отзывов и заключений.

25. Этикет служебного письма.

26. Язык и стиль служебных документов.

27. Правила оформления проектов законодательных и нормативных актов, принятые в федеральных органах исполнительной власти.

28. Понятие «комплексы документов». Первичные комплексы текстовых документов. Сложные комплексы.

29. Понятие «объединенный архив».

30. Понятие «ценность документа», «экспертиза ценности». Принципы, критерии экспертизы ценности документа.

31. Проблема правового режима электронного документа.

32. Совершенствование документационных процессов.

31