Тема 9. Системы документации. Требования к оформлению различных служебных документов

Понятия «система документации» и «унифицированная система документации». Унифицированные системы документации, действующие в настоящее время. Государственная система документации. Функциональные, отраслевые и ведомственные системы документации, их взаимосвязь.

Организационно-правовые документы - уставы, положения, штатные расписания, структура и штатная численность, регламенты.

Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др. Порядок их составления и оформления.

Информационно-справочные документы – справки, акты, докладные и объяснительные записки, доверенности, служебные письма, телефонограммы, телеграммы, факсограммы.

Разновидности информационно-справочных документов, их составление и оформление.

Особенности документирования деятельности коллегиальных органов. Структура текста протокола. Полные и краткие формы протоколов.

Система плановой документации. Виды плановых документов - план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема. Федеральные, отраслевые, территориальные планы и программы.

Система отчетной документации: государственная статистическая отчетность, ведомственная отчетность, внутриучрежденческая отчетность. Разработка унифицированных форм отчетной документации. Сроки представления отчетности.

Кадровая документация (по личному составу) – трудовые контракты, приказы по личному составу, трудовые книжки. Унифицированные формы первичной учетной документации по труду и его оплате. Конфиденциальность документов по личному составу. Особенности оформления резюме, заявлений, анкет, автобиографий. Состав личного дела работника.

Система бухгалтерской документации. Первичные учетные документы, особенности их оформления. Сводные учетные документы. Регистры бухгалтерского учета.

Тема 10. Унификация текстов служебных документов. Лингвистические особенности документов

Тексты простых и сложных документов. Порядок изложения текста. Логическая структура текста. Деловая лексика. Стандартизация лексики. Использование синонимов. Стандартизация словосочетаний, используемых в текстах документов. Аббревиатура и способы ее образования. Правописание названий учреждений, организаций. должностей, званий и т. д.

Методика редактирования документа. Типичные ошибки в языке и стиле документов.

Тема 11. Простые и сложные комплексы документов. Научно-историческая и практическая ценность документов

1. Простые и сложные комплексы документов

Понятие комплекс документов. Первичные комплексы документов. Признаки группировки документов в первичные комплексы. Номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический признаки. Существующая практика первичной группировки документов. Признаки заведения дел. Особенности первичных комплексов технических документов.

Понятия «сложные комплексы документов», «документальный фонд». Документальные фонды учреждений, организаций, предприятий, структурных подразделений. Подвижность документального фонда. Понятие «архивный фонд». Архивный фонд личного происхождения.«Объединенные архивные фонды». Понятие «коллекция документов». Понятие «архив». Межведомственные, ведомственные архивы. Архивы организаций, предприятий, учреждений. Государственные архивы.

2. Научно-историческая и практическая ценность документов

Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности Принципы и критерии ценности документов». Возникновение и развитие экспертизы. Перечни документов с указанием сроков хранения. Анализ авторства, содержания, датирования, достоверности документов. Методика определения происхождения и содержания ранних документов. Повторяемость, периодичность образования документов. Дублетные документы.

Особенности критериев научно-технической документации, кинофотофонодокументов.