Тема. Учет денежных средств.

1. Учет кассовых операций и переводов в пути.

2. Учет денежных средств на расчетных счетах.

1. Для хранения наличных денежных средств в каждой организации должно быть оборудовано специальное помещение – касса (отдельно от бухгалтерской службы). Кассовые операции осуществляет кассир‚ назначаемый руководителем и главным бухгалтером. В момент приема на работу с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности за сохранность денежных средств, хранящихся в кассе. Дубликаты ключей находятся лишь у руководителя в опечатанном виде.

В кассе денежные средства хранятся в пределах установленного лимита, который определяется обслуживающим учреждением банка совместно с организацией. Сверхлимитные денежные средства в конце дня должны быть сданы в банк. Превышение лимита в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, премий. За превышение лимита налагается штраф, как на руководителя организации, так и на саму организацию.

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов:

• приходный кассовый ордер (форма №КО- 1);

• расходный кассовый ордер (форма №КО-2);

• журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма№КО-3);

• кассовая книга (форма№КО-4);

• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма№КО-5).

Поступление денег в кассу оформляют приходным кассовым ордером, а выдачу - расходным кассовым ордером. Суммы операций записываются в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо им уполномоченное, а расходные – руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Заработная плата выдается на основании платежной ведомости, а на всю сумму выданной заработной платы оформляется один расходный кассовый ордер.

Приходные и расходные ордера регистрируются бухгалтерией в Журнале регистрации приходных и расходных документов. Регистрация может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера должны быть заполнены четко и ясно чернилами или шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машинке.

Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег кассир ведет Книгу учета принятых и выданных кассиром денег. Выдача и возврат денег оформляются подписями.

Приходные и расходные ордера выписывает работник бухгалтерской службы и регистрирует их в Журнале регистрации приходных и расходных ордеров. Все операции по поступлению и выплате денежных средств кассир записывает в Кассовую книгу, где отражается наличие денежных средств на начало дня‚ приход и расход денежных средств за день‚ наличие на конец дня. При ручной обработке кассовая книга ведется в двух экземплярах. Отрывной лист в конце дня вместе с приходными и расходными ордерами сдается в бухгалтерскую службу. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в ней итоги операций за день и выводит остаток на следующий день. Записи в кассовой книге ведутся шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Отрывной лист в конце дня вместе с приходными и расходными документами сдают в бухгалтерскую службу организации. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются.

При обеспечении полной сохранности документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом. В условиях автоматизации учета листы кассовой книги формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» и одновременно машинограммы «Отчет кассира». Обе машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные кассовой книгой.

Бухгалтерская служба проверяет отчет кассира и информацию о движении денежных средств в кассе за день заносит в Журнал-ордер №1 и ведомость 1, а при автоматизированной форме обработки информации компьютер выдает машинограмму – Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 «Касса» и анализ счета 50 «Касса». Затем информация о движении денежных средств за месяц на основании данных журналов-ордеров или машинограмм заносится в Главную книгу.

Для учета денежных средств, хранящихся в кассе, в Плане счетов предусмотрен активный счет 50 «Касса» по дебету которого отражается поступление денежных средств, а по кредиту – списание денежных средств. К 50 счету могут быть открыты следующие субсчета:

1. Касса организации.

2. Операционная касса.

3. Денежные документы.

На субсчете 1 «Касса организации» учитывают денежные средства, хранящиеся в кассе.

На субсчете 2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, речных переправ, остановочных пунктов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Денежные документы принимаются к учету в сумме фактических затрат на их приобретение.

При поступлении денежных средств в кассу в бухгалтерском учете производится запись по дебету 50 счета «Касса» и кредиту следующих счетов:

51 – при поступлении денег с расчетного счета;

52 – при поступлении валюты с валютного счета;

66 – при поступлении краткосрочных займов и кредитов;

67 – при поступлении долгосрочных займов и кредитов;

71 – при возврате сумм выданных в подотчет и т.д.

При выплате денежных средств из кассы в учете производиться запись по кредиту счета 50 «Касса» и дебету следующих счетов:

51 – при внесении денег на расчетный счет;

52 – при зачислении валюты на валютный счет;

66 – при возврате краткосрочных займов и кредитов;

70 – при выдаче заработной платы;

71 – при выдаче сумм работникам в подотчет и т.д.

Кроме того, в кассе должны храниться и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и др.). Денежные документы учитываются на счете 50-3 «Денежные документы» по стоимости их приобретения.

Для учета операций в иностранной валюте к счету 50 открывают отдельный субсчет для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также их полноту и правильность заполнения.

В кассу принимается наличная иностранная валюта не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Денежные знаки, поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности, от клиентов кассиром не принимаются. Такие знаки клиенту не возвращаются, их записывают в отдельный реестр и возвращают в банк с пометкой «Фальшивая» или «Вызывающая сомнение». Клиенту выдается квитанция о том, что принятая валюта является фальшивой или то, что она вызывает сомнение, с указанием в квитанции наименования валюты и ее достоинства.

При расчете за валюту сдача обычно выдается в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается.

Для учета денежных средств, находящихся в пути используют счет57 «Переводы в пути». На этом счете отражаются денежные средства, внесенные в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых организаций, как правило, через инкассаторов банка и отделения связи. Основанием для принятия денежных средств на учет по счету 57 являются квитанции кредитной организации, сберегательной кассы, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам. Суммы денежных переводов отражаются по дебету счета 57 и кредиту счета 50. С кредита счета 57 денежные средства списывают в дебет счета 51 или других счетов в зависимости от их использования.