Тема 4. Организация документооборота на предприятии. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов Семинар1:

1. Организация документооборота предприятий и учреждений.

2. Номенклатура формирования документооборота.

3. Организационные и распорядительные документы.

Семинар 2:

1. Информационно-справочные документы.

2. Деловое письмо.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Назовите виды организационных документов и укажите особенности их составления и оформления.

2. Назовите виды распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления.

3. Укажите виды информационно-справочных документов. В чем отличие информационно-справочных документов от организационно-распорядительных?

4. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению докладных записок?

5. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению объяснительных записок?

6. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению справок?

7. Каковы особенности составления и оформления телефонограмм?

8. Каковы разновидности служебных писем?

9. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению деловых писем?

Основные понятия:

Положение; устав; инструкция; договор; приказ; распоряжение; указание; докладная записка; объясни­тельная записка; справка; телеграмма; телефонограмма; телефакс; официальное письмо; коммерческие письма; письмо-запрос; письмо-предложение (оферта); письмо-рекламация; деловое письмо; циркулярное письмо; регламентированное письмо; нерегламентированное деловое письмо; одноаспектное письмо; многоаспектное письмо.

Тема 5. Основные средства и способы документирования. Применение информационных технологий при организации документационного обеспечения управления

1. Основные средства и способы документирования.

2. Современные способы и техника создания документов.

3. Документирование с применением электронно-вычислительной техники.

4. Прикладные программные продукты, используемые в делопроизводстве

5. Информационная база бизнес-процессов: информация, шаблоны документов, классификаторы и системы кодирования

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Какие средства составления текстовых документов Вы знаете?

2. Назовите средства хранения и поиска документов.

3. Перечислите средства передачи информации.

4. В чем заключается необходимость использования ПК в делопроизводстве?

5. Назовите современные способы и техника создания документов.

6. Назовите основное программное обеспечение для целей делопроизводства.

7. Определите основные принципы выбора программного обеспечения для целей делопроизводства.

8. Назовите основные средства документирования.

9. Какие способы документирования Вы знаете?

Основные понятия:

Прикладной программный продукт; программное обеспечение; информационная база бизнес-процессов: информация, шаблоны документов, классификаторы и системы кодирования; ручные пишущие средства; механические и электромеханические средства документирования; автоматические средства составления и изготовления документов; стенография; фотодокументирование; кинодокументирование; фоно (аудио) документирование; документирование с применением электронно-вычислительной техники.