Рациональное ведение корреспонденции

Потери времени руководителя в связи с неудовлетворительным ведением корреспонденции значительны. Обязательный разбор почты занимает часто более одного часа в день. С обработкой входящей почты, составлением стандартных посланий и индивидуальных писем, профессиональной диктовкой и т.п. возникают потери времени, которых можно было бы в значительной части избежать при рациональной постановке дела.

Нижеследующие советы должны помочь Вам справляться с этими задачами категорий В и Б с меньшими затратами времени.

Рациональная обработка входящей почты;

1. Предупредите о том, чтобы Вам на стол клали только входящую корреспонденцию, имеющую для Вас значение, и откажитесь от всей «рутинной почты».

2. Поручите делать предварительную рассортировку входящей почты (например, по приоритетности) и рас кладку ее в специальные папки.

3. Распорядитесь о том, чтобы к входящим письмам прикладывались необходимые разъяснительные мате риалы.

4. Все, что не представляет информационной ценности, не подлежит обработке или хранению, должно немедленно переправляться в корзину для бумаг.

5. При чтении письма сразу же помечайте все важные места в тексте, чтобы облегчить себе и другим последующую обработку.

6. Снабжайте письмо указаниями и замечаниями по обработке, указывайте, например, ключевые слова предстоящего ответа, срок исполнения, исполнителя, место в архиве и т. п. Пользуйтесь в этих целях имеющимися формулярами.

7. Входящую почту, которая должна обрабатываться в другом месте, немедленно переправляйте по назначению.

8. Обрабатывайте письмо по возможности сразу после получения, т. е. во время просмотра почты.

9. Обработка всякого послания должна выражаться не только в чтении, но и в принятии каких-либо мер.

Цель заключается в том, чтобы каждое письмо брать по возможности только один раз в сутки.

Устройте себе ящик для почты с тремя отделениями:

к немедленному исполнению;

к повторному рассмотрению;

в архив.

Рациональная обработка корреспонденции (исходя щей почты)

Собираетесь, ли Вы составить стандартное послание или написать частное письмо. Вы должны обязательно руководствоваться основным принципом: Пишите и диктуйте как можно меньше и только самое необходимое!

И Ваши деловые партнеры будут Вам благодарны, если будут получать от Вас краткие и рационально составленные послания. Нижеследующие наставления помогут Вам сэкономить «только» минуты, которые в течение месяца складываются в часы. Кроме того, о всяком предприятии, подразделении или о служащем судят по тому, насколько споро, неординарно и надежно составляются деловые бумаги.

1. Рационализация корреспонденции путем немедленного ответе.

Напишите от руки на полученном Вами письме свой ответ, поставьте дату, подпись и отошлите оригинал от правителю (копию оставьте в деле). Часто для ответа на запрос бывает достаточно надписи «Согласен».

Еще больше экономит время штемпель или наклейка с трафаретной надписью.

Знак фирмы Стандартный вариант ответа

С дружеским приветом

Подпись

Преимущества немедленного ответа состоят в том, что Вы экономите время на диктовке или на подробном написании, Ваш партнер получает ответ обратной почтой и на 50% сокращается бумагооборот.

2. Рационализация корреспонденции посредством писем-копий.

Немедленно ответить Вы можете и в том случае, если Вы на основе имеющегося в Вашем распоряжении текста (проспекта, каталога, объявления, статьи в прессе и т.д.) хотите сделать запрос или заказ.

Наложите на оригинал соответствующего текста свою визитную карточку, наклейку с адресом, краткое письмо или что-либо подобное и скопируйте оба документа. Напишите на копии от руки свою просьбу (запрос, заявление, заказ), например: «Прошу прислать 2 экземпляра», и отошлите этот листок адресату. Преимущества этого способа:

вам не нужно формулировать самим или поручать кому-либо составить письмо;

адресат сразу узнает, о чем идет речь, поскольку получит обратно свои же материалы. 3. Рационализация корреспонденции с помощью «писем-маятников».

Этот метод, называемый также «блицответ», рекомендуется для тех случаев, когда Ваше сообщение предполагает немедленный ответ, причем тексты обоих пи сем можно сделать весьма краткими.