Бланк «Ведение разговора»

Не растягивайте телефонный разговор!
1. Экономьте время на фазе первого контакта
2. Сначала сообщите, о чем идет речь
3. Не прерывайтесь из-за других звонков
4. Избегайте параллельных разговоров с третьими лицами
5. Используйте магнитофон, параллельную трубку только с согласия своих собеседников
6. Подытоживайте результаты
7. Позаботьтесь о письменном подтверждении
8. Запишите важнейшие подробности
9. Следите за продолжительностью (ценой) разговора 10. Умело завершайте разговор

Подведение итогов: запись телефонного разговора

Последней фазой рационального ведения телефонных переговоров является регистрация и подведение итогов состоявшихся входящих или исходящих звонков. Телефон как наиболее часто используемое в деловом мире средство коммуникации наиболее часто является также и поводом для недоразумений.

Приучите себя к тому, чтобы составлять запись всех важных разговоров!

Таким образом, Вы можете зафиксировать полученную информацию и будете иметь важный документ (доказательного характера) для последующей работы. Запись Вы можете делать непосредственно на документе, используемом при разговоре, на прилагаемом письме или на отдельном листе.

Остановимся на правилах телефонного речевого поведения, типичного для русских.

Правило первое. Cлeдуeт разграничивать официальные (деловые) телефонные разговоры и неофициальные. Обычно деловые разговоры ведутся по служебным, а не по домашним телефонам. В том случае, если приходится позвонить домой по делу, необходимо принести извинения, коротко изложить суть дела и договориться о деловой встрече или деловом служебном звонке.

Правило второе. Звонки домой до 9 часов утра и после 10 часов вечера являются нарушением элементарного этикета. Если же обстоятельства оказываются важнее этикетных отношений и приходится звонить во внеэтикетное время, нужны извинения и изложение серьезных причин, побудивших к нарушению этикета.

Правило третье. Нельзя звонить домой незнакомым людям. В том случае, если приходится это делать, необходимо объяснить, кто из общих знакомых порекомендовал это сделать и дал номер телефона.

Правило четвертое. Разговор по телефону не должен быть долгим (по правилам этикета не более 3—5 минут), окончить разговор должен тот человек, который позвонил.

Правило пятое. По правилам русского речевого этикета абонент, которому звонят, может себя не называть, даже если это служебный телефон.

Правило шестое. Непозволительно тому, кто звонит, начинать разговор с вопросов: Кто говорит?; Кто у телефона? Такие вопросы считаются невежливыми.

Правило седьмое. Считается неудобным выяснять третьему лицу личность звонящего, если абонента нет на месте.

Тема : Письменное деловое общение

Вы достигнете большего успеха на служебном поприще, если все, что вы напишете в процессе решения деловых вопросов, будет подчинено общим принципам этикета, требующим проявлять интерес к другим, придавать документам надлежащую форму, пользоваться правильным языком и укладываться в срок.

Мнение о служащем часто складывается еще до личного знакомства с ним, когда невозможно оценить его умение общаться с людьми.

В первую очередь о нем судят по тем письмам, которые он пишет, поскольку даже устройство на работу нередко начинается с составления ходатайства, С того момента, как служащий получает работу, положительные отзывы о его деятельности, равно как и служебный рост, могут непосредственно зависеть от его умения писать письма, дельные и отвечающие принятым нормам этикета.

Качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и корректности.

Мысль — это содержание написанного вами, или то, о чем вы говорите в ваших письмах, распоряжениях, докладных записках. Вы должны четко и ясно формулировать идеи, которые стремитесь выразить, в противном случае вам не удастся донести эти идеи или сведения до других.

Внятность — это доступность вашего текста для пони мания. Легче всего ее можно достичь, пользуясь короткими словами, фразами и абзацами. Несколько точно подобранных слов лучше доходят до читателя, чем нагромождения пустых фраз.

Грамотность отражает соблюдение норм грамматики и правописания. Коряво или с ошибками написанный текст недопустим. Если в чем-то сомневаетесь, загляните в учебник грамматики, справьтесь в словаре или руководстве по стилистике или дайте прочесть написанное человеку, чья манера писать вам нравится.

Корректность — это тон написанного вами. Тон задается выбранными словами, официальностью или неофициальностью стиля и должен точно соответствовать статусу адресата вашего сочинения, точно так же, как покрой вашего костюма будет соответствовать кругу общества, к которому принадлежат ваши клиенты.