1. Налоговые агенты

В течение года все налоговые агенты должны вести учет доходов своих сотрудников в специальной налоговой карточке по форме 1-НДФЛ "Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц".

Форма 1-НДФЛ ведется отдельно по каждому физическому лицу, которому был выплачен доход. На основании этой карточки заполняется справка о доходах работника по форме 2-НДФЛ.

Налоговые агенты должны представлять справки по форме 2-НДФЛ в следующие сроки:

- ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ);

- в течение одного месяца с момента, когда налоговый агент не смог удержать у физического лица исчисленную сумму налога (п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

Кроме того, налоговый агент обязан выдать справку физическому лицу на основании его заявления.

2. Физические лица, ип

Форму 3-НДФЛ "Налоговая декларация по налогу на доходы физических лиц" по итогам отчетного года представляется в налоговую инспекцию по месту постоянного жительства не позднее 30 апреля по окончании налогового периода.

Всех, кто сдает декларации по налогу на доходы физических лиц, можно разделить на две группы:

- те, кого сдавать декларацию обязывает Налоговый кодекс РФ;

- те, кто сдает декларацию по собственной инициативе, чтобы реализовать свое право на налоговые вычеты.

Декларацию должны сдавать:

- индивидуальные частные предприниматели, уплачивающие налог на доходы физических лиц (за исключением предпринимателей, перешедших на упрощенную систему налогообложения или уплачивающих единый налог на вмененный доход);

- частные нотариусы, адвокаты, детективы и другие лица, получавшие в течение отчетного года доходы от частной практики.

Кроме того, физическое лицо обязано сдать декларацию, если оно:

- продавало свое имущество;

- получало доходы от сдачи своего имущества (например, квартиры или гаража) в аренду частному лицу, не зарегистрированному в качестве предпринимателя;

- работало по договору найма или иному гражданско-правовому договору, заключенному с человеком, который не является индивидуальным предпринимателем;

- получало доходы за границей и из-за границы;

- получало выигрыши в лотерею, на тотализаторе и в других основанных на риске играх (в том числе и в игровых автоматах);

- получало другие доходы, при выплате которых налог не был удержан.

Декларация формы 4-НДФЛ подается ИП с целью указания суммы предполагаемого дохода, определяемого налогоплательщиком самостоятельно, на основании которой налоговым органом производится расчет сумм авансовых платежей по налогу на доходы на текущий налоговый период. Декларация 4-НДФЛ подается вместе с декларацией 3-НДФЛ.

Декларация формы 4-НДФЛ заполняется физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, нотариусами, занимающимися частной практикой, и адвокатами, учредившими адвокатский кабинет, в следующих случаях:

- в случае появления в течение года у налогоплательщиков доходов, полученных от осуществления предпринимательской деятельности или от занятия частной практикой, налогоплательщики обязаны представить налоговую декларацию с указанием суммы предполагаемого дохода от указанной деятельности в текущем налоговом периоде в пятидневный срок по истечении месяца со дня появления таких доходов. При этом сумма предполагаемого дохода определяется налогоплательщиком;

- в случае значительного (более чем на 50%) увеличения или уменьшения в налоговом периоде дохода налогоплательщики обязаны представить новую налоговую декларацию с указанием суммы предполагаемого дохода от осуществления предпринимательской деятельности или от занятия частной практикой на текущий год. В этом случае налоговый орган производит перерасчет сумм авансовых платежей по налогу на доходы на текущий год по ненаступившим срокам уплаты.

Кроме этого, индивидуальные предприниматели – плательщики НДФЛ – ведут учет в соответствии с "Порядком учета доходов, и расходов, и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей", который утвержден приказом Минфина РФ от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430 и должны заполнять "Книгу учета доходов и расходов и хозяйственных операций".

Учет доходов и расходов и хозяйственных операций ведется индивидуальными предпринимателями путем фиксирования в Книге учета операций о полученных доходах и произведенных расходах в момент их совершения на основе первичных документов позиционным способом. В Книге учета отражаются имущественное положение индивидуального предпринимателя, а также результаты предпринимательской деятельности за налоговый период.