Критерии отбора записей
При создании запроса можно задавать критерии, вследствие чего по запросу будет осуществлен отбор только нужных записей.
Чтобы найти записи по конкретному значению в каком либо поле, нужно ввести это значение в данное поле в строке Условие отбора бланка QBE (рис.18). При этом критерии должны быть заключены в кавычки. Если Access идентифицирует введенные символы как критерии отбора, то заключает их в кавычки автоматически, а если нет, то сообщает о синтаксической ошибке.
Для создания запроса с несколькими критериями пользуются различными операторами. Рассмотрим их более подробно.
Арифметические операции
К ним относятся: * (умножить); + (плюс); (минус); / (разделить); ^ (степень)
Операции сравнения
К ним относятся: < (меньше); <= (меньше или равно); > (больше); >= (больше или равно); = (равно); <> (не равно)
Логическая операция ИЛИ
Можно задать несколько условий отбора, соединенных логическим оператором ИЛИ (or), для некоторого поля одним из двух способов:
можно ввести все условия в одну ячейку строки Условие отбора, соединив их логическим оператором ИЛИ (or). В этом случае будут выбраны данные, удовлетворяющие хотя бы одному из условий. Например, запись 4 or 5 в поле Оценка соответствует тому, что будут выбраны записи студентов с оценками 4 или 5;
можно ввести второе условие в отдельную ячейку строки или бланка запроса (рис.20).
Рис. 20. Окно конструктора запросов с логическим оператором ИЛИ
Логическая операция И
Логическая операция И (and) используется в том случае, когда должны быть одновременно выполнены оба условия отбора записей. Например, условие >2 and <5 позволит отобрать записи студентов с оценками 3 и 4.
Чтобы объединить несколько условий отбора оператором И (and), следует записать их в одной строке.
Оператор < > 4 позволит отобрать записи студентов, у которых нет оценок 4.
В этом случае можно не использовать кавычки.
Оператор Between… And
Оператор Between… And (между … и …) служит для выбора значений из определенного интервала. Например, условие Between #01.01.80# and #31.12.80# в поле Дата рождения таблицы Преподаватели позволит выбрать преподавателей 1980 года рождения.
Оператор In
Оператор In (в) служит для определения, содержится ли элемент данных в списке значений. Например, оператор In(“профессор”,”доцент”,”ассистент”), записанный для поля Должность позволяет отобрать записи, соответствующие указанным должностям.
Оператор Like
Этот оператор полезен для поиска образцов в текстовых полях, причем допускает использование масок ввода:
* любое количество произвольных символов;
? один произвольный символ;
# любая цифра.
Например, для выбора фамилии, начинающейся с буквы П, можно записать условие Like“П*”.
Операторы даты и времени
Можно вводить дату и время, при этом значения должны быть заключены между символами #. Например, условие = #10.05.1998# позволит отобрать записи с датой 10 мая 1998 г., а условие > #31.12.96# позволит отобрать записи о преподавателях, дата рождения которых позже 31 декабря 1996 г.
В Access также используется ряд функций, которые задают условия отбора для даты и времени:
Day(дата) – возвращает значение дня месяца в диапазоне от 1 до 3;
Month(дата) – возвращает значение месяца года в диапазоне от 1 до 12;
Year(дата) – возвращает значение года в диапазоне от 100 до 9999.
Вычисляемые поля
Можно задать вычисления над любыми полями таблицы и сделать вычисляемое значение новым полем в запросе. Для этого в строке Поле бланка QBE вводится формула для вычисления, причем имена полей заключаются в квадратные скобки.
Например, условие =[Оклад]*0.15 позволит увеличить оклад на 15%.