INTEX

Лабораторная работа № 9. РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ ДАННЫХ

Таблица данных формируется таким образом, чтобы набор данных, характеризующих один объект, находился в одной строке (рис. 32). При этом строки таблицы называют записями, а столбцы – полями записи.

ВАЖНО! При создании таблицы нельзя объединять ячейки, пропускать строки или столбцы.

Сортировка

Для сортировки таблицы, поставив курсор активной ячейки на таблицу данных, необходимо:

Способ 1. На вкладке Главная в группе Редактирование

из всплывающего списка Сортировка и фильтр выбрать Настраиваемая сортировка.

Способ 2. Выбрать Сортировка в группе Сортировка и фильтр вкладки Данные.

В появившемся окне «Сортировка» добавить необходимое количество уровней, указать по каким столбцам, в какой последовательности и в каком направлении (по возрастанию или по убыванию) отсортировать таблицу.

Пример. Установив сортировку таблицы по факультет, группа, фамилия (рис. 31), получим таблицу, отсортированную следующим образом: первоначально таблица будет сгруппирована по алфавиту по полю факультет, затем все строки каждого факультета будут отсортированы по группам, а затем каждая группа – по фамилиям (см. рис. 32).

51

Фильтрация данных

Для фильтрации данных существует два способа:

1.Автофильтр.

2.Расширенный фильтр.

Автофильтр

Для включения автофильтра необходимо поставить курсор активной ячейки на таблицу данных и:

Способ 1. на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр выбрать Фильтр;

Способ 2. Выбрать Фильтр из всплывающего меню Сор-

тировка и фильтр группы Редактирования вкладки Главная.

Справа на каждом названии поля появится кнопка всплывающего меню (рис. 33), в котором нужно выбрать необходимый набор значений поля или воспользоваться предлагаемым набором фильтров (например, в прошлом квартале, в апреле, между, первые 10, выше среднего).

Рис. 33

53

При выборе Настраиваемый фильтр открывается диалоговое окно «Пользовательский автофильтр», который позволяет отфильтровать строки по заданному соответствию на основе критерия И / ИЛИ (рис. 34).

Пример. Определить студентов, сдавших физику на 3 и

на 4 (см. рис. 34).

Рис. 34. Окно критерия «Условие…»

Расширенный фильтр

Для использования расширенного фильтра необходимо подготовить диапазон условий:

1)на свободном месте (обычно над таблицей данных) создать несколько пустых строк;

2)на верхнюю строку скопировать шапку таблицы, ниже будут записаны условия фильтрации;

3)записать критерии фильтрации в диапазон условий;

4)на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр вы-

брать Дополнительно. В открывшемся диалоговом окне «Расширенный фильтр» указать исходный диапазон (таблица данных) и диапазон условий, включая шапки таблиц, как исходной, так и диапазона условий.

54

ВАЖНО! НАЗВАНИЯ ПОЛЕЙ ТАБЛИЦЫ ДЛЯ ДИАПАЗОНА УСЛОВИЙ ЛУЧШЕ КОПИРОВАТЬ, ТАК КАК ПРИ НАБОРЕ МОГУТ ВОЗНИКНУТЬ ОПЕЧАТКИ, И НАЗВАНИЯ ПОЛЕЙ НЕ БУДУТ СОВПАДАТЬ, А ЗНАЧИТ НЕ ПРОИЗОЙДЕТ ФИЛЬТРАЦИЯ.

Условия критерия фильтрации записываются следующем образом:

1)условие И требует располагать критерий поиска в одной строке;

2)условие ИЛИ требует располагать критерий поиска в разных строках;

3)если в критерии используется формула, то название поля критерия не должно совпадать с названиями полей таблиц, т.е. поле условия проще назвать «УСЛОВИЕ».

Фильтрация числовых данных

врасширенном фильтре

1.Если необходимо отобразить строки с конкретным числовым значением поля, то в диапазоне условий под соответствующим названием поля записываем соответствующие числа.

Пример. Отобразить студентов, сдавших все предметы на 5 или студентов, сдавших физику на 2 (диапазон условий изображен на рис. 35, результат выполнения расширенного фильтра – на рис. 36).

55

Пример. Отобразить студентов, которые не сдали математику на 5. Диапазон критериев изображен на рис. 37.

Рис. 37

Пример. Отобразить студентов, которые сдали химию на

3 и 4.

Так как значения по полю «химия» удовлетворяют критерию «больше 2 и меньше 5», то в диапазон критериев необходимо добавить еще одно поле «химия». Диапазон критериев изображен на рис. 38.

Рис. 38

Фильтрация текста

1. Если необходимо отобразить строки, начинающиеся с определенного текста, достаточно в поле диапазона условий записать совпадающее начало текста.

Пример. Отобразить всех студентов, фамилия которых начинается на С. Диапазон критерия изображен на рис. 39.

Рис. 39

57

2. Если необходимо отобразить строки с конкретным значением (отобразить Иванова, но не Иванову), то вводят формулу, изображенную на рис. 40.

Рис. 40

Критерии с использованием формул

В поле «УСЛОВИЕ» диапазона критерия записывается логическая формула для первой записи таблицы. Значение формулы должно быть ИСТИНА или ЛОЖЬ. Ссылки на список, отвечающие за выбираемые строки, значения которых при проверке каждой записи должны меняться, берутся относительные. Ссылки на ячейки вне таблицы или на ячейки, которые по определению должны быть постоянными при проверке всех строк таблицы данных берутся абсолютными.

Пример. Определить студентов, которые сдали математику выше среднего по данному предмету. Диапазон критерия изображен на рис. 41.

Рис. 41

58

Пример. Определить студентов, которые родились в сентябре и студентов, у которых день рождение был в последние семь дней.

Решение. Данный пример состоит из двух частей. Шаг 1. День рождение в сентябре.

Так как нас интересует только сентябрь, то от даты рождения с помощью функции МЕСЯЦ вычисляем номер месяца рождения и сравниваем с 9:

=МЕСЯЦ(B7)=9

Шаг 2. День рождение был в течение последних семи дней. С одной стороны мы рассматриваем при таком роде вопроса только день и месяц рождения, а год нам не нужен. С другой

стороны – дату без года в MS Excel использовать нельзя. В связи с этим необходимо номер года в дате рождения заменить на текущий номер года.

Возьмем от даты рождения номер дня и номер месяца: ДЕНЬ(B7) и МЕСЯЦ(B7)

Возьмем год от сегодняшней даты: ГОД(СЕГОДНЯ())

Объединим полученные три числа в дату: ДАТА(ГОД(СЕГОДНЯ()),МЕСЯЦ(B7),ДЕНЬ(B7)) Вычислим принадлежность полученной даты к рассматри-

ваемому интервалу ((СЕГОДНЯ()-7; СЕГОДНЯ()), не рассматривая случаи попадания нового года в интервал:

И(ДАТА(ГОД(СЕГОДНЯ()),МЕСЯЦ(B7),ДЕНЬ(B7))< СЕГОДНЯ(),ДАТА(ГОД(СЕГОДНЯ()),МЕСЯЦ(B7),ДЕНЬ(

B7))>СЕГОДНЯ()-7)

Шаг 3. Объединим две части вопроса, введя формулу в поле «УСЛОВИЕ»:

=ИЛИ(МЕСЯЦ(B7)=9,И(ДАТА(ГОД(СЕГОДНЯ()),МЕСЯЦ (B7),ДЕНЬ(B7))<СЕГОДНЯ(),ДАТА(ГОД(СЕГОДНЯ()),

МЕСЯЦ(B7),ДЕНЬ(B7))>СЕГОДНЯ()-7))

59

Промежуточные итоги

Для подведения различных итогов (сумма, среднее, количество и т.д.) по определенным полям используется команда Про-

межуточные итоги на вкладке Данные в группе Структура.

Порядок выполнения

1.Отсортировать таблицу по тому полю, по которому будет производиться группировка записей.

2.Если необходимо, отфильтровать таблицу.

3.Подвести итоги – в диалоговом окне «Промежуточные итоги» в поле ввода «При каждом изменении в» указывается то поле, по которому группируется таблица. В поле ввода «Операция» выбирается функция, вычисляющая итоги. В поле «Добавить итоги по» установить галочки напротив названий полей, по которым производятся вычисления.

В диалоговом окне «Промежуточные итоги» (рис. 42):

1) флажок «Заменить текущие итоги» позволяет обновить результат;

2) флажок «Конец страницы между группами» вставляет разделитель страниц перед каждой группой данных, т.е. каждая группа с итогами будет распечатываться на новой странице;

3) кнопка «Убрать все» удаляет все итоги для текущей таблицы.

Пример. Определить количество студентов в каждой группе.

Решение Шаг 1. Отсортируем таблицу по полю Группа.

Шаг 2. Укажем соответствующие данные в окне «Промежуточные итоги» (см. рис. 42).

Часть результата выполнения итогов изображена на рис. 43.

60