Служебные документы: типология, образцы, языковое оформление

Справка 11. Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения: 1) узкое, бытовое: паспорт, удостоверение; 2) переносное, расширительное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо (произведение искусства —  документ эпохи и т.п.).

Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.

Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: личные, директивные и распорядительные, административно-организационные, информационно-справочные, деловые письма, финансовые и учетные документы.

Каждый документ имеет определенную текстовую форму. Различаются пять типов записи текстов: линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и др.), трафарет (справки, контракты, договоры и др.), таблица (финансовые ведомости и др.), анкета (личный листок по учету кадров и др.), тексты-аналоги (приказы, решения, постановления и др.).

Образцы управленческих документов, их композиция и оформление закреплены в государственном стандарте "Организационно-распорядительная документация. Основные положения". — М.: Главархив, 1975.

Справка 12. Личные документы. Заявление и доверенность.

Заявление — документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Декану исторического факультета Московского государственного университета им. М.В. Ломоносова

проф. Соколову И.С. аспирантки    кафедры    истории средних веков

Драгоевой Н.А.

заявление.

Прошу командировать меня в Санкт-Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления с архивными материалами по теме диссертации.

Дата                       (подпись)

В отдел фотокопий Государственной библиотеки РФ

от акад. Жереха Н.И., проживающего по адресу: Москва, ул. Волгина, д. 6, кв. 13

заявление.

Прошу сделать мне фотокопию книги Выготского Л.С. "Вопросы теории и истории психологи", т. 2. — М., 1982, необходимую для научной работы.

Дата                                                        (подпись)

Обратите внимание!

1. Расположение частей заявления:

1) наименование пишется вверху с отступом в треть строки;

2) фамилия, имя и отчество заявителя — под адресатом, с предлогом от или без него;

3) после слова заявление ставится точка, если нет предлога от;

4) текст заявления пишется с красной строки;

5) дата ставится слева; подпись — справа.

2. Оформление наименования адресата:

если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже; если это название должностного лица - в дательном падеже.