Работа 11. Создание отчетов

1. Цель работы– Научиться создавать и корректировать отчеты на основе одной или нескольких таблиц.

2. Основные теоретические положения

Отчеты используются для подготовки информации из БД к печати.

Accessпозволяет создать макет отчета определенной структуры. В отчет могут быть включены данные одной таблицы, одного запроса или нескольких таблиц и запросов. Макет отчета определяет состав и расположение:

• заголовка отчета;

• заголовков полей отчета;

• значений полей, входящих в отчет;

• значений вычисляемых реквизитов.

При конструировании макета отчета имеется возможность группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня могут вычисляться итоги с поясняющим текстом.

Отчет может быть создан с помощью Мастера отчетовили в режимеКонструктор отчетов. Проще создать отчет с помощьюМастера отчетов, а затем доработать его в режимеКонструктора отчета.

3. Порядок выполнения работы

Задание 1. Создать отчет «Долг заданного предприятия».

Задание 2. Провести коррекцию отчета, созданного в задании 1.

Задание 3. Создать отчет, отображающий недоплаты предприятий на заданную дату. Получить итоги по каждому предприятию и общий итог.

Задание 4. Выполнить коррекцию отчета полученного в задании 3.

3.1. Выполнение задания 1. Создание отчета «Долг заданного предприятия»

Рассмотрим создание однотабличного отчета по результатам запроса Долг заданного предприятия.

Для создания отчета выполнить следующие действия:

3.1.1. В окне НАЛОГ: база данныхвыбрать на панели объект Отчеты, щелкнуть по ярлыкуСоздание отчета с помощью мастера(илиОтчет – Создать – Мастер отчетов).

3.1.2. В диалоговом окне Создание отчетовв окнеТаблицы и запросыв качестве источника выбрать из списка запросДолг заданного предприятия. В окнеДоступные полявыбрать все поля для включения в отчет (кнопка>>).Для выбора отдельных полей служит кнопка>. НажатьДалее>.

3.1.3. В следующих диалоговых окнах не добавлятьуровни группировки ине задаватьпорядок сортировки (по умолчанию принят порядок сортировкиПо возрастанию). Нажать кнопкуДалее>.

3.1.4. Установить переключатель для вида отчета – в столбеци выбрать ориентациюкнижная. Установить флажок наНастроить ширину полей для размещения на одной странице. НажатьДалее>.

3

3.1.6. В следующем окне задать имя отчета – ОТЧЕТ 1 (по умолчанию Access присваивает отчету имя таблицы или запроса, на основе которого строится отчет). Нажать кнопку Готово.

Для кода предприятия 102 отчет примет вид, показанный на рис. 65.

Этот отчет имеет некоторые недостатки. Его можно откорректировать с помощью конструктора отчетов.

.1.5. Из предлагаемого списка выбрать стиль заголовкаОбычный. Нажать кнопку Далее>.

Рис. 65

3.2. Выполнение задания 2. Корректировка макета отчета с помощью конструктора

3.2.1. Чтобы войти в конструктор отчетов, следует нажать кнопку Видна панели инструментов и выбрать командуКонструктор. Если отчет закрыт, то для его корректировки выбрать объектыОтчеты, сделать активнымОтчет 1и нажать кнопкуКонструктор. Теперь отчет можноКорректировать(рис. 66).

Рис. 66

Замечание 1. Конструктор отчетов имеет много общего с конструктором форм.

Окно конструктора отчетовсодержит следующие разделы:

• Заголовок отчета. В этом разделе можно разместить заголовок отчета.

• Верхний колонтитул. Содержание этого раздела выводится на каждой странице отчета. Обычно здесь размещаются заголовки столбцов при табличном представлении отчета.

• Область данных. Содержит записи таблицы или запроса, выводимые в отчет.

• Нижний колонтитул. Содержание этого раздела выводится в нижней части каждой страницы отчета.

• Примечание отчета. Содержание этого раздела выводится только в конце отчета.

Добавление или удаление этих разделов осуществляется командами: Вид–Заголовок – Примечание отчетаиВид – Колонтитулы.

3.2.2. Проведем следующую коррекцию отчета:

а) Корректировку заголовка и подписей полей отчета Отчет 1.

б) Переменную НАИМ ПРЕД вынесем в заголовок отчета.

Для корректировки заголовка и подписей полей:

1. В режиме Конструктора отчетащелкнуть левой клавишей мыши по заголовкуОтчет 1(появится выделенная рамка), нажать клавишуDelete. ЗаголовокОтчет 1будет удален.

2. На панели инструментов щелкнуть по кнопке Ааи перейти кресто-образным курсором в область заголовка отчета. С помощью этого курсора создать прямоугольную область для нового заголовка отчета и ввести текстАнализ оплаты налогов по предприятию.

Замечание 2. Чтобы откорректировать текст подписи поля отчета, нужно выделить эту подпись и еще раз щелкнуть по ней мышью. Появится мигающий курсор.

Для изменения расположения, цвета фона заголовка, и цвета и размера шрифта, необходимо:

• активизировать редактируемый объект, щелкнув по нему левой кнопкой мыши;

• установить на панели форматирования тип и размер шрифта, цвет текста, цвет фона, расположение по центру.

Для выноса переменной НАИМ ПРЕД в заголовок отчета:

1. Выделить поле НАИМ ПРЕД в области данных и перетащить его в область заголовка отчета.

2. Удалить подпись НАИМ ПРЕД в области данных (рис. 67).

Рис. 67

В результате выполненной корректировки отчет, для кода предприятия 102 (Восток), примет вид (рис. 68).

Рис. 68