3.5. Создание второго макроса – Темно_Красный_Цвет
Выделите строку документа.
Команда Сервис – Макрос – Начать запись.
В диалоговом окне дайте имя макросу Темно_Красный_цвет. Нажмите ОК.
Выполните команды меню Формат-Шрифт.
Из списка Цвет – выберите нужный цвет.
На панели инструментов Остановка макроса нажмите кнопку Остановить запись. Второй макрос создан.
Подключите созданный макрос к панели инструментов, выберите кнопку на Ваше усмотрение.
Продемонстрируйте преподавателю работу макросов.
3.6. Удаление макросов
Выполните команды меню Сервис – Макрос – Макросы. Выбирайте созданные Вами макросы и нажимайте на кнопку Удалить. Закройте диалоговое окно.
Выполните команды меню Сервис – Настройка – Команды. Нажмите на значок макроса в строке меню и переместите его в окно Команды. Переместите все созданные Вами значки.
Закройте файл без сохранения.
3
.7.
Самостоятельная работа
Наберите следующий текст:
Дорогой Дорогой Иван Иванович!
Поздравляем Поздравляем Вас с юбилеем!
Желаем Желаем Вам всего самого наилучшего!
Коллеги Коллеги по работе.
Создайте макрос, удаляющий текст от начала строки до позиции курсра (последовательность действий аналогична п. 3.1, нажатие клавиш <Shift>+<Home>).
Присвойте имя макросу, создайте кнопку, измените вид кнопки, закрепите макрос за комбинацией клавиш.
Продемонстрируйте работу преподавателю. Удалите макрос, закройте файл без сохранения.
4
.
Отчет по работе
Описание порядка создания и вызова макроса.
Литература: [2], с.214-220.
Работа 15
Слияние документов в Word
1. Цель работы
Научиться автоматизировать обработку документов, обращающихся к слиянию.
2
.
Основные теоретические положения
Пользователь, работая с MS Word, сталкивается с задачей создания множества похожих документов, которые различаются лишь некоторыми реквизитами. Microsoft Office позволяет автоматизировать процесс с помощью операции Слияние.
Слияние – средство, позволяющее автоматизировать составление и печать массовых стандартных документов (писем, договоров, справок и т.д.), имеющих заданную форму, но с отличающимися значениями некоторых реквизитов.
Данная технология позволяет:
создать документы для групповой рассылки;
создать каталог, список адресов или другой перечень.
Суть слияния заключается в следующем:
создается основной документ с определенным текстом;
присоединяется источник данных, представляющий чаще всего таблицу (базу данных), в которой хранятся значения реквизитов для основного документа;
выполняется слияние основного документа с источником данных (в новый файл или непосредственно при печати).
3. Порядок выполнения работы
Предлагается сформировать однотипные письма – претензии, которые рассылаются фирмам, недоплатившим или неоплатившим поставки в указанные в договоре сроки. Рассматривается создание рассылки писем – претензий для источника – таблицы Microsoft Word.
Решить данную задачу можно в 3 этапа:
Задание 1. Сформировать шаблон бланка-претензии.
Задание 2. Сформировать таблицу, содержащую перечень значений реквизитов для фирм.
З
адание
3. Выполнить
слияние.
3.1. Выполнение задания 1. Создание шаблона основного документа
3.1.1. Создание шаблона бланка фирмы
Бланк фирмы (см. рис. 67) целесообразно хранить не в формате обычного документа, а как шаблон, т.к. на его основе будут создаваться другие документы. При этом шаблон остается неизменным, а редактируется только сам документ, которому доступны все элементы шаблона.
|
|
ООО «ПИГМАЛИОН» 987654, г. Санкт-Петербург, ул. Восстания, д. 29, тел. (812) 987-65-43, факс 876-54-32. |
|
|
|
Рис. 67
Создайте новый шаблон на основе шаблона ОБЫЧНЫЙ (команды Файл – Создать, ссылка Общие шаблоны на панели Создание документа, вкладка Общие, элемент Новый документ и переключатель Шаблон в группе Создать).
Внимание! В левом верхнем углу открывшегося окна должно быть указано ШАБЛОН 1.
Перейдите в режим Разметка страницы (команда Вид – Разметка страницы) и выведите непечатаемые знаки (кнопка
на панели инструментов Стандартная).Бланк создается на листе формата А4. Проверьте с помощью команды Файл – Параметры Страницы, вкладка Размер бумаги, что в данный момент используется размер бумаги А4, в списке Применить – Ко всему документу. Окно шаблона не закрывать.
3.1.2. Формирование колонтитула
Верхнюю часть бланка (см. рис. 67) целесообразно сформировать в области верхнего колонтитула.
Установите курсор в верхнем колонтитуле (команда Вид – Колонтитулы).
В верхнем колонтитуле укажите следующие параметры абзаца для размещения реквизитов фирмы (команда Формат – Абзац или маркеры на горизонтальной линейке и кнопка соответствующего выравнивания на панели инструментов Форматирование):
выравнивание по левому краю;
для первой строки абзаца отсутствие отступа или выступа (НЕТ);
отступ абзаца от левого поля – 11 см.
Введите текст реквизитов фирмы:
ООО «ПИГМАЛИОН»