Электронные формы

Для заполнения типовых документов использовались заранее подготовленные типографские бланки. Теперь, реализуя средства Word, можно подготовить и хранить шаблоны форм готовые для заполнения.

Форма – документ со специальными областями, называемыми полями формы, предназначенными для ввода данных. Различают формы печатные и электронные. Печатные формы – это привычные бумажные документы. Электронные формы передаются через электронную почту или по сети.

В форме различают следующие виды полей: поля для ввода данных, поля со списком для выбора значений и флажки. Постоянная часть формы содержит неизменяемые данные. Подготовленная форма ставится под защиту и тогда можно получать документ, заполняя поля формы, а основной шаблон сохранять неизменным.

Последовательность создания формы:

1. Подготовка шаблона формы и разработка её структуры.

2. Добавление полей в шаблон документа.

3. Защита и сохранение формы.

Созданная электронная форма хранится как шаблон формы. Новые документы создаются на основе шаблона, который используется многократно. Для создания электронной формы выводится на экран панель инструментов Формы.

Технология Слияние

Если один и тот же документ надо разослать большому количеству адресатов, используется технология Слияние.

В Word 2002 процедура Слияние упростилась. Появился Мастер слияния, с помощью которого можно поэтапно выполнить все необходимые действия. Вначале основному документу задаётся один из типов: Письма, Электронное сообщение, Конверты, Наклейки или Каталог.

Последовательность действий:

1. Создать основной документ с постоянным текстом.

2. Подготовить источник данных. Это может быть таблица, созданная в Word, рабочая книга Excel или файл базы данных Access.

3. Подготовить основной документ к слиянию.

4. Объединить данные.

Основной документ создаётся на основе уже имеющегося документа или путём создания нового документа на основе шаблона. В основной документ вставляются поля, в которые будут заноситься данные из источника данных.

Объединение данных выполняется на последнем этапе работы с Мастером Слияния. Результат объединения данных можно просмотреть как составной документ, вывести на печать как письма – рассылка приглашений, отправить по электронной почте.

Проверка правописания (орфография, грамматика и тезаурус)

Текст документа, созданного в Word, может быть проверен на правильность правописания. Система проверки правописания позволяет контролировать правильность написания отдельного слова, фрагмента или документа в целом.

Тезаурус (словарь синонимов и антонимов) оказывает помощь при составлении текстов. При проверке грамматики используются выбираемые пользователем наборы правил. Для проверки орфографии, выбора синонимов используются соответствующие словари. Для проверки правописания Word позволяет создавать дополнительные пользовательские словари, в которые могут быть включены данные о специфических терминах, сокращениях и другое.

Существуют несколько способов исправления орфографических ошибок и опечаток:

• применением команды Сервис \ Правописание к готовому тексту,

• с помощью автоматической проверки орфографии во время ввода текста с клавиатуры,

• посредством автозамены во время ввода текста с клавиатуры.

При обнаружении ошибочного или неверного, с точки зрения Word, правописания слова появляется диалог Правописание, в котором эти слова выделены красным цветом. В верхнем окне Нет в словаре: появляется фрагмент текста, в котором находится неверное слово, а в нижнем окне Варианты: могут быть приведены варианты для замены этого слова или выдаётся сообщение о том, что варианты отсутствуют.

Пользователь, используя кнопки, представленные в диалоговом окне может выполнить действия:

• Пропустить – в этом случае не производится замена слова выделенного в окне Нет в словаре:

• Пропустить все – все выделенные слова в этом сеансе пропускаются.

• Добавить – слово добавляется в словарь.

• Заменить – производится замена выделенного слова на на одно из выбранных в списке Варианты:

• Заменить все – автоматически заменяются все встреченные в данном сеансе слова, совпадающие со словом из окна Нет в словаре:

• Автозамена – предлагаемый вариант замены запоминается для автоматической замены.

• Параметры – предоставляет возможность изменить начальные установки режима проверки правописания.

• Отмена – отменяет сделанную замену слова.

• Отменить – отменяет процедуру проверки правописания.

При обнаружении ошибочной грамматической конструкции предложения выдаётся тот же диалог Правописание, но окно с ошибкой озаглавлено Грамматическая ошибка. В окне Варианты Word предлагает своё толкование этой ошибки. Для принятия решения пользователю предлагаются следующие кнопки :

• Пропустить – пропустить эту ошибку в данном предложении.

• Пропустить все – пропустить эту ошибку на вест этот сеанс.

• Следующее – отказаться от дальнейшей проверки текущего предложения, в котором была обнаружена ошибка, и перейти к следующему.

• Изменить - пользователь согласен изменить обнаруженную ошибку.

• Вернуть – последовательно, по одному, отменить все изменения, сделанные в данном сеансе грамматической проверки.

Тезаурус (синонимы и антонимы) помогает подобрать из словаря нужное слово и комментирует смысл. Для вызова тезауруса следует выделить слово или поставить на него курсор, а затем выполнить команду Сервис \ Язык \ Тезаурус или вместо этого нажать вместе клавиши Shift и F7