Составление текста конфиденциального документа

Конфиденциальные документы составляются в строго определенных случаях.

Составление текстов особо ценных конфиденциальных документов обычно относится к компетенции руководства.

Передача конфиденциальных сведений при согласовании в устной форме запрещена!

Особенности составления текста конфиденциального документа

Объем конфиденциальных сведений должен быть минимальным и определяться реальной ситуацией;

документ всегда должен касаться только одного вопроса (темы);

конфиденциальная информация должна быть

максимально локализована в конкретной части документа, его разделе, приложении, электронном массиве;

конфиденциальные показатели должны фиксироваться в документе только один раз, при необходимости повторного их описания делается ссылка;

не допускается включение в не конфиденциальные документы сведений, составляющих КТ иных организаций или физических лиц.

Изготовление КД предусматривает технологические процедуры:

прием работником службы КД черновика документа от исполнителя;

традиционный или автоматизированный учет черновика и проекта подготовленного документа;

печатание и выдача черновика и проекта документа исполнителю;

перепечатывание отдельных листов и документа в целом;

снятие копий с документа, производство выписки и изготовление дополнительных экземпляров документа;

передача учетных карточек изготовленного документа на участок изданных документов;

ежедневная проверка наличия у работника службы КД черновиков и проектов документов, находящихся на этапе изготовления.

Издание КД предусматривает технологические процедуры:

итоговое внутреннее согласование документа (предварительное - при работе над черновиком и проектом документа);

внешнее согласование документа;

подписание документа;

утверждение (при необходимости)

постановка документа на учет в службе КД.

Вопрос №5: «Отправка исполненных документов»

получение документа от исполнителя;

получение документа с другого участка службы КД (инвентарного, архивного и др.);

подготовка документа к отправлению;

отправление пакетов (конвертов).

Задачи защиты информации при отправке документа

исключение возможного тайного вскрытия конверта и несанкционированного ознакомления с документом при его пересылке (передаче) адресату, подмены документа и листов;

ограничение возможности утери, кражи или подмены конверта с конфиденциальным документом;

подтверждение факта отправки документа и правильности оформления этого факта в учетных формах;

исключение ошибочной отправки документа, конверта другому адресату, необоснованной рассылки документов ряду адресатов.

Подготовка документа к отправлению

подготовка сопроводительного письма к документу;

разрешительная запись, оформленная руководителем в учетной форме, если документ отправляется без сопроводительного письма.

Исполнителям запрещается лично отправлять конфиденциальные документы!

Отправка конфиденциального документа

На лицевой стороне конверта обозначаются гриф конфиденциальности и другие необходимые адресные реквизиты, номера вложенных документов.

На оборотной стороне в местах склеивания клапанов конверта ставятся печати организации.

Конверты с конфиденциальными документами должны передаваться адресатам курьерами под роспись.

При отправлении конфиденциальных документов заказными и ценными почтовыми отправлениями используется двойное пакетирование документов.

Тексты писем, телеграмм, факсов целесообразно подвергать криптографическому преобразованию.

Факт отправления конфиденциальных документов

подтверждается почтовыми реестрами.