Особенности оформления грифа конфиденциальности

На ценных, но не КД может проставляться отметка: «Собственная информация

фирмы», «Информация особого внимания», «Копии не снимать», «Хранить в сейфе».

Могут использоваться дополнительные цветовые идентификаторы ценных и КД.

Гриф конфиденциальности присваивается документу:

ИСПОЛНИТЕЛЕМ при подготовке к составлению проекта документа;

РУКОВОДИТЕЛЕМ структурного подразделения или руководителем организации при согласовании или подписании документа;

работником службы КД при первичной обработке поступающих документов, если конфиденциальный документ поступил по открытым каналам связи.

Основаниями для снятие грифа конфиденциальности являются:

корректировка перечня конфиденциальной информации;

истечение установленного срока действия грифа;

наличие события, при котором гриф должен быть изменен или снят (опубликование ноу-хау в печати, патентование изобретения и др.);

установление факта неправильности присвоения грифа документу.

Вопрос №3: «Оформление и учет носителя конфиденциального документа»

Основными задачами учета носителей конфиденциальной информации являются:

закрепление факта присвоения носителю категории конфиденциальности;

присвоение носителю учетного номера и включение его в справочно-информационный банк данных;

документирование фактов перемещения носителя между исполнителями, закрепление персональной ответственности за его сохранность;

контроль работы исполнителя над КД и своевременного уничтожения носителя или его частей, потерявших практическое значение.

Условия защиты носителя конфиденциальной информации:

своевременный учет;

персональная ответственность за сохранность;

исключение нецелевого использования или неправильного хранения;

предупреждение возможности тайной подмены, изъятия из него отдельных частей;

предупреждение технической возможности тайной разборки;

контроль сохранности и местонахождения .

Оформление и учет носителей конфиденциальной информации включает этапы:

1.Первичное оформление.

2.Традиционная или автоматизированная регистрация.

3.Окончательное оформление носителя.

4.Выдача учтенного носителя исполнителю.

5.Выдача исполнителю (при необходимости) дополнительных учтенных листов, форм и бланков.

6.Прием от исполнителя носителя информации, документирование факта передачи носителя в службу КД.

7.Ежедневная проверка правильности учета носителей и их наличия.

Вопрос №4: «Изготовление и издание конфиденциального документа»

ОСОБЕННОСТИ:

централизованный учет черновика и проекта будущего документа (присвоение единого учетного номера).

Одновременно на изготавливаемый документ в службе КД заполняется учетная

карточка.

В учетной карточке отражается ход работы над проектом документа в процессе его изготовления.

Обработка черновика

После регистрации черновик возвращается исполнителю под роспись в учетной карточке подготовленного документа.

В учетной карточке подготовленного документа отражается ход работы над проектом документа.

Подготовленный черновик и проект будущего документа постоянно находятся под контролем службы КД независимо от места и способа их изготовления.