Защита и обработка конфиденциальных документов
Лекция № 5:
«Стадии обработки исходящих и внутренних конфиденциальных документов»
ВОПРОСЫ:
1.Назначение и задачи стадии исполнения КД.
2.Установление грифа конфиденциальности документа.
3.Оформление и учет носителя КД.
4.Изготовление и издание конфиденциального документа.
5.Отправка исполненных документов.
Вопрос №1: «Назначение и задачи стадии исполнения документов»
Исполнение конфиденциального документа - процесс документирования
конфиденциальных управленческих решений, результатов выполнения поставленных задач, а также выполнения обязанностей, закрепленных за должностными лицами в инструкциях.
Факторы, инициирующие процесс исполнения КД:
получение сотрудником поступившего КД;
письменное или устное указание вышестоящего руководителя;
устный запрос на информацию или принятие решения от других организаций и отдельных лиц;
задания и поручения, включенные в рабочие планы, графики работы, должностные инструкции и др. документы;
полезная информация, полученная из реферативных и информационных сборников, рекламных изданий.
В ходе исполнения конфиденциальных документов могут возникнуть угрозы безопасности:
утрата (разглашение, утечка) ценной информации за счет ее документирования на случайном носителе;
подготовка к изданию документа, не обоснованного деловой необходимостью;
включение в документ избыточных конфиденциальных сведений;
случайное или умышленное занижение грифа конфиденциальности сведений;
В ходе исполнения конфиденциальных документов могут возникнуть угрозы безопасности:
изготовление документа в условиях, которые не гарантируют сохранность носителя;
утеря оригинала, черновика, варианта или редакции документа, его части, приложения к документу;
сообщение содержания проекта конфиденциального или открытого документа постороннему лицу,
несанкционированное копирование документа или его части;
утечка информации по техническим каналам;
ошибочные действия работника службы КД.
ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ИСПОЛНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ:
1.Установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих внесению в КД.
2.Оформление и учет носителя для КД.
3.Составление и изготовление КД.
4.Издание КД.
Общий порядок работы с исходящими документами
Вопрос №2: «Установление грифа конфиденциальности документа»
Гриф конфиденциальности – реквизит документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему.
Уровни конфиденциальности:
•«Конфиденциально», («Конфиденциальная
информация», «Коммерческая тайна»);
•«Строго конфиденциально», («Строго конфиденциальная информация», «Конфиденциально. Особый контроль»)
Особенности оформления грифа конфиденциальности
Гриф располагается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 на первом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу.
При регистрации КД к его номеру добавляется сокращенное обозначение грифа конфиденциальности:
№ 37к, 89ск, 97-ДСП.