Руководство по осуществлению процедур

внутреннего контроля в розничных магазинах

ООО «АДИДАС»

Версия 8

от

18.10.2011

Содержание

Введение настоящего Руководства в действие 8

1 Система безопасности 9

2 Ежедневное открытие/закрытие магазина 12

2.12.4 При открытии магазина ответственный сотрудник 12

2.12.5 При закрытии магазина ответственный сотрудник 13

3 Постановка/снятие магазина на охрану/с охраны 13

2.13.4 Общие положения 13

2.13.5 Постановка магазина на охрану 14

2.13.6 Снятие магазина с охраны 15

4 Приемка товара в магазине 16

2.11.4 Общие положения 16

4.3.1.4.1 Приемку товара вправе осуществлять только сотрудник магазина, заключивший договор о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности и имеющий доверенность от ООО “АДИДАС” на осуществление приемки товара (в большинстве случаев это Кладовщик/Старший кладовщик), а в его отсутствие любой уполномоченный Директором или Территориальным менеджером по управлению розничной сетью сотрудник магазина – далее Ответственный за приемку товара сотрудник. Директор магазина обязан обеспечить наличие действующих доверенностей на право осуществления приемки товара у всех сотрудников магазина, фактически осуществляющих приемки товара. 16

Для получения доверенности на приемку товара, Директор магазина должен обратиться к Региональному специалисту группы розничного администрирования. 16

4.3.1.4.2 Приемка товара со стороны магазина должна подтверждаться наличием соответствующих отметок о принятии товара в товарно-транспортных документах (подпись, расшифровка подписи, указание должности и печать магазина), поставленных Директором/Администратором магазина и Ответственным за приемку товара сотрудником. Со стороны перевозчика передача товара/грузовых мест (ГМ) сотрудникам магазина должна подтверждаться наличием подписи водителя в соответствующих товарно-транспортных документах. 16

4.3.1.4.3 В процессе физической приемки товара, а также до/во время/ после подписания соответствующих товарно-транспортных документов Директору/Ответственному за приемку товара сотруднику запрещено оставлять товар без контроля (во избежание возникновения фактов умышленной порчи/кражи товара водителем/третьими лицами). 16

4.3.1.4.4 В случае выявления в процессе приемки товара фактов повреждения грузовых мест, тента и наличия других признаков потенциальной внутритарной недостачи, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник обязан сфотографировать все повреждения, которые могут быть причинами недостачи (разрезанный тент машины, щели и отверстия в кузове, открытые короба, короба, проклеенные прозрачным скотчем и т.д.), а также сфотографировать номер пломбы и автомобиля. 16

4.3.1.4.5 В случае если поставка товара была осуществлена из другого магазина, Директор магазина-получателя в день приемки товара от транспортной компании в обязательном порядке посредством отправки электронной заявки (в заявке указывается дата прибытия товара) уведомляет магазин-отправитель с копией на mbx_transport@adidas-group.com о факте доставки товара. 16

4.3.1.4.6 Директор магазина обязан загружать в Информационную систему все электронные накладные (ЭН), появляющиеся: 16

4.3.1.4.7 Процесс приемки товара в магазине должен осуществляться с использованием загруженных в Информационную систему “1С” электронных накладных на поставку товара. 17

4.3.1.4.8 Приемка товара в магазине без использования электронных накладных (ЭН) допускается только по согласованию с ответственным Контролером товарных остатков \ Аудитором розничной сети. 17

4.3.1.4.9 Директор/ Ответственный за приемку товара сотрудник концептуального магазина обязан в течение 1 часа с момента фактического поступления товара на склад магазина, учесть товар в Информационной системе “1С” и в течение 24 часов с момента учета товара в вышеуказанной системе обеспечить появление в торговом зале новых артикулов и недостающих размеров артикулов, уже представленных в торговом зале. 17

4.3.1.4.10 Директор/ Ответственный за приемку товара сотрудник дисконт-центра обязан в течение 1 часа с момента фактического поступления товара на склад магазина, учесть товар в Информационной системе “1С” и обеспечить появление в торговом зале новых артикулов и недостающих размеров артикулов, уже представленных в торговом зале, в зависимости от количества принимаемого товара в течение следующего времени: 17

4.3.1.4.14 Без специального указания сотрудников отдела Маркетинга ООО “АДИДАС”, сотрудникам магазина запрещено создавать и учитывать в Информационной системе “1С” Приходные накладные на оборудование и POS-материалы, неподлежащие реализации. 17

4.3.1.4.15 Каждая учтенная Приходная/Расходная накладная должна содержать фамилию сотрудника, осуществлявшего пересчет товара и ответственного за его приемку в специальном разделе соответствующей накладной информационной системы “1С". При формировании корректирующих накладных, необходимо обязательно указывать номера документов, на которые ссылается накладная коррекции. 17

4.3.1.4.16 Каждая Приходная накладная товарного отчета магазина – получателя, должна быть скреплена с соответствующей ТТН на данную поставку и должна соответствовать ей по перечню артикулов, количеству товаров и их размерам. 17

4.3.1.4.17 В зависимости от объема поставки Директор магазина обязан обеспечить разгрузку товара из транспортного средства в течение следующего времени (с момента подачи транспортного средства к месту разгрузки): 17

4.3.1.4.18 В случае простоя транспортного средства по вине сотрудника магазина (в т.ч. посредством несвоевременной разгрузки/загрузки поданного транспортного средства), ООО “АДИДАС” может взыскать с данного сотрудника неустойку, выставленную транспортной компанией. 17

2.11.5 Порядок работы при выявлении расхождений в поставках 18

4.3.1.5.1 Если Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник выявил расхождения между фактически принятым количеством товара и количеством товара, указанным в товарно-транспортных документах, он обязан составить Акт расхождений (Приложение 2). Во всех экземплярах ТТН/ТН Директору/Ответственному за приемку товара сотруднику необходимо сделать отметку о выявленной недостаче и сделать ссылку на составленный Акт расхождений (указав его дату и номер), а также подписаться самому под внесенным текстом. 18

В случае выявления недостачи грузовых мест (коробов) либо при обнаружении недостачи товара в поврежденных коробах, Акты расхождений (формы 1, 2) составляются в двух экземплярах. Один экземпляр передается Водителю, другой с подписью водителя остается в магазине. При этом в таких случаях дополнительно необходимо организовать подписание водителем ТТН/ТН с отметками о недостаче. 18

4.3.1.5.2 Если водитель/представитель транспортной компании предлагает подписать Директору/Ответственному за приемку товара сотруднику товарно-транспортные документы или Акт расхождений по форме перевозчика, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник дол-жен подписать данные документы только после подписания водителем Акта расхождений по форме ООО «Адидас» (Приложение 2) и ТТН, а также удостоверившись, что количество и арти-кула товара, указанные в акте перевозчика, полностью соответствуют товару, указанному в акте расхождений ООО «Адидас». 19

4.3.1.5.3 Если водитель транспортного средства отказывается ожидать окончания пересчета коробов или по-артикульной приемки товара, находящегося в поврежденных коробах, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник не должен подписывать ТТН/ТН и обязан оставить у себя все экземпляры товарно-транспортных документов (подписание товарно-транспортных документов по форме водителя также категорически запрещается). О данном происшествии Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник должен незамедлительно проинформировать Диспетчера транспортной группы/Операционного менеджера по транспорту Центра Дистрибуции ООО “АДИДАС”. 19

4.3.1.5.4 Транзитными поставами в рамках настоящего документа являются все поставки товара, поступающие в магазины из аутсортинговых складов (СВХ) и состоящие из коробов, которые ранее были отправлены на этот склад из магазинов розничной сети. 19

4.3.1.5.5 При выявлении Директором/Ответственным за приемку товара сотрудником расхождений в транзитных поставках, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник должен составить Акты расхождений отправителя и получателя (форма 6 и 7). Составленный Акт расхождений направляется Директором/Ответственным за приемку товара сотрудником по адресам и способом, указанным в п. 4.2 настоящего Руководства. 19

4.3.1.5.6 При повторяющихся существенных недопоставках товара в один и тот же магазин, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью/Директор магазина по согласованию с Аудитором Центра Дистрибуции инициирует отправку контрольных поставок товара в магазин с заранее проверенным количеством. 19

2.11.6 Действия сотрудников магазина до разгрузки транспортного средства 19

Проверка товарно-транспортных документов 19

4.3.1.6.1 До осуществления фактической приемки товара Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник обязан убедиться в осуществлении загрузки соответствующей Электронной накладной в Информационную систему “1С”. Если в Информационной системе “1С” данная Электронная накладная отсутствует, необходимо принять товар от водителя по ТТН/ТН, сразу после чего: 20

4.3.1.6.2 В случае выявления расхождения в количестве товара по ТТН на бумажном носителе и электронной накладной, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник также производит приемку товара по ТТН/ТН, после чего обращается: 20

4.3.1.6.3 До осуществления фактической приемки товара Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник обязан убедиться в корректности товарно-транспортных документов. Отсутствие какого-либо из документов необходимо зафиксировать в ТТН и подтвердить подписями Директора/Заместителя директора/Администратора торгового зала /Ответственного за приемку товара сотрудника и водителя. 20

4.3.1.6.4 В комплект товарно-транспортных документов должны входить: 20

4.3.1.6.5 Если прибыло автотранспортное средство с поставкой для магазина, но у водителя нет документов на данный товар, Директору/Ответственному за приемку товара сотруднику необходимо: 20

Проверка внешнего состояния транспортного средства 21

4.3.1.6.6 До осуществления разгрузки транспортного средства Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник должен : 21

4.3.1.6.7 Если в ходе осмотра Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник обнаружил следы доступа, потенциальные способы получения третьими лицами доступа к содержимому транспортного средства, несовпадение фактических номеров пломб и номеров пломб, указанных в товарно-транспортных документах, отсутствие пломбы на транспортном средстве, то Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник обязан внести в графу “Отметки о составленных актах” транспортного раздела ТТН соответствующую информацию (например, пломба отсутствует, пломба не исправна, фактический номер пломбы №; тент кузова разрезан и т.д.). 22

4.3.1.6.8 В случае осуществления Директором/Ответственным за приемку товара сотрудником выгрузки только части товара из транспортного средства (т.е. предусматривается дальнейшая выгрузка товара в других пунктах доставки товаров), Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник обязан после выгрузки своей части товара самостоятельно опломбировать кузов транспортного средства пломбой, находящейся в конверте с товарно-транспортными документами для следующего получателя товара. Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник должен проверить соответствие номера устанавливаемой пломбы номеру пломбы, указанной в ТТН следующего получателя товара. Если номер в ТТН не указан, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник обязан самостоятельно указать в ТТН следующего получателя товара номер пломбы, устанавливаемой на транспортное средство после выгрузки товара. 22

4.3.1.6.9 В случае выявления недостачи, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник должен получить от водителя объяснительную записку, поясняющую факт порчи тента и/или пломбы с указанием времени и места их возникновения. 22

4.3.1.6.10 Если обнаруженное повреждение кузова транспортного средства явилось следствием ДТП, досмотра гос. органами и т.п., Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник должен получить у водителя копию справки о ДТП, акт или другой официальный документ. 22

4.3.1.6.11 В случае выявления недостачи коробов(ГМ), Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник должен незамедлительно сообщить о произошедшем факте Диспетчеру транспортной группы/Операционному менеджеру по транспорту Центра Дистрибуции ООО “АДИДАС” и Аналитику по претензиями отдела Внутреннего аудита путем направления электронного письма. 22

4.3.1.6.12 В случае осуществления Директором/Ответственным за приемку товара сотрудником выгрузки только части товара из транспортного средства (т.е. предусматривается дальнейшая выгрузка товара в других пунктах доставки товаров), Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник обязан после выгрузки своей части товара потребовать от водителя ТТН на груз, предназначенный для других магазинов и сделать отметку о повреждении тента во всех экземплярах ТТН. 22

4.3.1.6.13 Все комментарии, внесенные в ТТН, а также все составленные Директором/Ответственным за приемку товара сотрудником и водителем документы должны быть заверены подписями и расшифровкой подписи (ФИО) водителя и Директора/Ответственного за приемку товара сотрудника. 22

2.11.7 Действия сотрудников магазина во время разгрузки транспортного средства 22

Проверка состояния упаковки коробов 22

Проверка количества привезенных коробов 24

Вышеуказанные действия позволяют Директору/Ответственному за приемку товара сотруднику идентифицировать получателя каждого короба и количество коробов в партии. В случае выявления несоответствий маркировки коробов Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник должен незамедлительно сообщить об этом по электронной почте Диспетчеру транспортной группы/Операционному менеджеру по транспорту Центра Дистрибуции ООО “АДИДАС”. 24

2.11.8 Действия сотрудников магазина после разгрузки транспортного средства 24

Порядок и правила подписания товарно – транспортных документов 24

4.3.1.8.1 Все экземпляры ТТН и ТН (в случае наличия) в обязательном порядке подлежат заполнению и подписанию Директором/Ответственным за приемку товара сотрудником. 24

4.3.1.8.2 Директор/ Ответственный за приемку товара сотрудник обязан удостовериться в том, что водитель поставил свою подпись и расшифровал её (указав ФИО) во всех необходимых графах и документах. 24

4.3.1.8.3 В зависимости от того, кто является отправителем товара, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник должен заполнять следующие документы: 24

После приемки товара и составления Акта расхождений (в случае необходимости) Директор/ Ответственный за приемку товара сотрудник должен поставить в каждом экземпляре ТТН и ТН свою подпись, расшифровку подписи (ФИО), указание должности и штамп магазина: 24

После приемки товара и составления Акта расхождений (в случае необходимости) Директор/ Ответственный за приемку товара сотрудник должен поставить в каждом экземпляре ТТН свою подпись, расшифровку подписи (ФИО), указание должности и штамп магазина: 25

4.3.1.8.4 Остальные рекомендации по заполнению товарно-транспортных документов Директором/ Ответственным за приемку товара сотрудником приведены в п. 4.2; 4.3.4; 4.3.8; 4.4.3. настоящего Руководства. 25

4.3.1.8.5 В обязательном порядке в графе «погрузочно-разгрузочные операции» ТТН в колонках «16» и «17» в строке «разгрузка» Директор/ Ответственный за приемку товара сотрудник должен указывать дату и время «прибытия» и «убытия» транспортного средства соответственно. 25

4.3.1.8.6 Директор/ Ответственный за приемку товара сотрудник должен сделать соответствующую отметку в графе “Отметки о составленных актах” транспортного раздела ТТН о составлении Акта расхождений (указав номер и дату акта, а также поставив свою подпись и подпись водителя под данной отметкой). 25

4.3.1.8.7 1 (один) экземпляр ТТН и ТН остается в магазине и подкладывается в товарный отчет, 2-й и 3-й экземпляры ТТН и ТН передаются водителю для последующего их предоставления в Центр Дистрибуции ООО “АДИДАС”. 25

Поштучная приемка товара 25

4.3.1.8.8 После проведения всех необходимых действий, закрепленных в пунктах выше и перемещения коробов в полном количестве на склад магазина, Ответственный за приемку товара сотрудник производит сканирование каждой единицы товара из всех коробов поставки. 25

4.3.1.8.9 Сканирование производится с использованием беспроводных терминалов сбора данных (ТСД), в которые загружаются электронные накладные на поставку. 25

4.3.1.8.10 После завершения сканирования всех единиц из поставки, Директор/ Ответственный за приемку товара сотрудник обязан провести проверку соответствия между фактическим и документальным наличием товара. 25

4.3.1.8.11 В случае выявления недостачи\излишка товара, создаются необходимые расходные\приходные накладные, оформляется Акт расхождений в соответствии с пунктом 4.2 настоящего Руководства. 25

4.3.1.8.12 Только после сканирования всех единиц из каждого короба, разрешается перемещать товар на полки склада и выдавать товар в торговый зал. 25

4.3.1.8.13 Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник вправе исправить размерную пересортицу, возникшую по вине отправителя путем создания соответствующих приходных и расходных накладных. Акты расхождений в таком случае формированию не подлежат. 25

4.3.1.8.14 Если при поштучной приёмке товара обнаруживается бракованная продукция/некомплект, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник должен учесть товар в точном соответствии с расходной накладной отправителя, после чего, по согласованию с ответственным Аудитором розничной сетью/Контролёром по товарным остаткам: 25