- •Лекция 2.6. Документирование трудовой деятельности
- •1. Виды документов по личному составу
- •1.1. Оформление приёма, перевода, увольнения работника
- •1.2. Трудовой контракт
- •1.3. Приказ по личному составу
- •1.4. Трудовая книжка
- •1.5. Личная карточка
- •2. Личное дело и его содержание
- •2.1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
- •2.2. Заявления о приеме, переводе, увольнении
- •2.3.Личный листок по учету кадров
- •2.4. Дополнение к личному листку по учету кадров
- •2.5. Копии документов об образовании и утверждении в должности
- •2.6. Автобиография
- •2.7. Характеристика.
- •2.8. Резюме
2.3.Личный листок по учету кадров
Он содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.
Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При его заполнении используют следующие документы:
паспорт;
трудовая книжка;
военный билет;
документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
документы об имеющихся изобретениях.
В графе «Образование» в личных листках применяют формулировки: «начальное», «неполное среднее», «среднее», «среднее специальное», «незаконченное высшее», «высшее» - в зависимости от того, какой документ имеется у работника.
В графу «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе берут из трудовой книжки. В этой графе фиксируется обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.
В графе «Семейное положение» используют следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен (а)», «вдовец (вдова)», «холост» («не замужем»), после чего перечисляют всех членов семьи с указанием степени родства («отец», «мать», «жена», «муж», «сын», «дочь»). При этом указывают фамилию, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.
В практике оформления приема на работу часто используется «Анкета»- документ, аналогичный «Личному листку по учету кадров». В отличие от личного листкаанкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал фирмы.
2.4. Дополнение к личному листку по учету кадров
Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров (или анкеты). Он включаетфамилию, имя и отчество работника и два раздела для внесения изменений (дополнений), оформленные в виде таблицы.В первом разделефиксируют сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу.Во второй разделзаносят сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменения семейного положения, места жительства), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и т.п. Все вносимые дополнения должны быть подтверждены соответствующими документами.
2.5. Копии документов об образовании и утверждении в должности
При формировании личного дела в него помещают копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др.). Копии можно снимать только с подлинников этих документов и оформлять в соответствии с СТБ 6.38-2004.
Копии документов об утверждении в должности помещают в личные дела руководителей формы. Это могут быть копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы либо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.
В случае, если при приеме на работу или при утверждении в должности представлялись характеристики или рекомендательные письма, они также подшиваются в личное дело работника.