11

Лекция 2.6. Документирование трудовой деятельности

1. Виды документов по личному составу

Совокупность документов,в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

• трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

• трудовые книжки;

• личные дела;

• лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с этими документами необходимо учитывать, чтоперсональные данные(сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) гражданотносятся к категории конфиденциальной информации.

1.1. Оформление приёма, перевода, увольнения работника

При приеме на постоянную работу оформляется ряд документов и проводится ряд процедурв следующем порядке:

1. заявление;

2. трудовой контракт (договор) с работником;

3. приказ о приеме;

4. запись в трудовой книжке;

5. запись в личной карточке формы Т-2 (личном деле);

6. лицевой счет по заработной плате.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения организации (предприятия) с работником, является трудовой контракт (договор).После подписания контракта (заключения договора) издаетсяприказ о приеме сотрудника на работу.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2(и заводится личное дело),делаетсязапись в трудовой книжке.Копии приказа о приемепоступают в личное дело и в бухгалтерию, где новому работнику присваиваетсятабельный номери на него заводитсялицевой счет по зарплате.

При увольнении работникасоставляют следующие документы:

1. заявление работника об увольнении;

2. приказ об увольнении;

3. запись в трудовой книжке;

4. запись в личной карточке формы Т-2 (личном деле).

Заявление об увольненииработник пишетза 1 месяцдо предполагаемого срока увольнения с работы (в случае увольнения по инициативе работника) ипредоставляет на согласованиеруководителю. Руководитель организации (предприятия) издаетприказ по личному составуоб увольнении, в соответствии с которым делаетсязапись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказовпоступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производитсяполный расчет с работником.

При переводе работника на другую должность в рамках организации (предприятия) порядок оформления документов следующий:

1. заявление (представление);

2. контракт;

3. приказ по личному составу о переводе на другую должность;

4. запись в трудовой книжке;

5. запись в личной карточке формы Т-2 (личном деле);

6. запись в лицевом счете по заработной плате.

Руководитель организации (предприятия) издает приказ по личному составуо переводе работника на другую должность, на основании которого делается соответствующаязапись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2 (личном деле).Копии приказанаправляют в личное дело и в бухгалтерию и,в случае изменения оклада,производят соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.