делопроизволство-бу / лекции бу / лекция 2

Лекция 2.3. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов

1. Бланк документа и требования к его разработке

Служебные документы, как правило, составляются на бланке, который конструируется в соответствии с формуляром-образцом. Бланк представляет собой стандартный лист бумаги форматом А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм), на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру ДОУ.

В учреждениях, организациях и на предприятиях обычно разрабатывают бланки двух видов: для писем и общий бланк для других организационно-распорядительных документов. Разработка специального бланка для писем связано с тем, что в письме необходимо указывать коммуникационные данные предприятия. Общий бланк используется для всех видов документов, кроме писем и имеет несколько отличий от бланка для писем. Вместо реквизита «Коммуникационные данные» на общем бланке оставлено место для проставления реквизита «Наименование вида документа», вместо реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» - «Место составления или издания». Для каждого из видов бланков допускается два варианта расположения реквизитов заголовочной части – угловой и продольный. Если бланк организации выполнен на двух языках, то бланковые надписи на белорусском языке должны быть внесены первыми (вверху или слева).

Возможно изготовление бланков других конкретных видов организационно-распорядительных документов (ОРД), если таких документов создается более 300 в год. Порядок расположения и границы реквизитов в проектируемых бланках ОРД должны строго соответствовать СТБ 6.38-2004. Конкретный набор реквизитов документа определяется его разновидностью. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов печатаются на бланке в виде уголков или других обозначений.

Гербовые бланки государственных органов и иных организаций должны изготавливаться исключительно типографским способом и подлежат обязательному учету с проставлением на каждом из них типографским способом или нумератором учетного порядкового номера. Учёт гербовых бланков ведётся отдельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме (на карточках или в журнале). Храниться они должны в надежно запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах. Выдаются гербовые бланки исполнителям под роспись в специальном журнале выдачи бланков такого рода.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство организации. Лица, ответственные за учёт, хранение и использование бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учётно-регистрационной форме после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, хранении, использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

Для формата А4 установлены следующие размеры полей: с левой стороны – 30 мм, с правой – не менее 8 мм, сверху и снизу – не менее 20 мм. Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номера страниц проставляются в центре верхнего поля страницы.

2. Реквизиты документов и их расположение

Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени. Реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения», «адресат», «резолюция», «гриф утверждения», «индекс предприятия связи», «почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, счета в банке» показывают положение документа как в географическом, так и в иерархическом пространстве.

Все реквизиты делятся на постоянные (Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации, наименование организации, почтовый адрес, коммуникационные данные и др.) и переменные, или заполняемые (адресат, дата составления и исходящий номер, ссылка на номер и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметки о наличии приложений, подпись должностного лица, фамилия исполнителя и номер его телефона и др.). Каждому виду документа должно соответствовать оптимальное количество реквизитов. Всего установлено 32 реквизита.

При оформлении документов особое внимание должно быть уделено юридическому значению реквизитов (наименование организации, наименование вида документа, индексу документа, дате его создания, подписям должностных лиц, оттискам печати). Назначение этой группы реквизитов состоит в закреплении в юридически значимой форме и доведении до адресатов документов и всех участников, которые будут работать с документами, предписания в совершении управленческих действий и подтверждение факта, имеющего юридическое значение.

Реквизиты могут иметь продольное (реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа размещаются по всей верхней части листа) и угловое (реквизиты располагаются от границы левого поля, правый край не выравнивается) расположение. Бланки с продольным расположением реквизитов рекомендуется применять в тех случаях, если эти реквизиты оформляются на двух языках. В этом случае должны быть продублированы все постоянные реквизиты бланка.

Рассмотрим подробнее некоторые реквизиты.

(1)Государственный герб Республики Беларусь. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланке с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над наименованием организации, предприятия (посередине), а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения герба не должен превышать 17 мм.

Право помещать изображение Государственного герба на бланках документов предоставлено только государственным органам, иным государственным организациям. Организация негосударственной формы собственности такое право может быть предоставлено Президентом Республики Беларусь или в установленном им порядке.

(2)Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Реквизит представляет условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации (предприятия) как правило, используется товарный знак (знак обслуживания). Заменять наименование предприятия эмблемой не допускается. Эмблема не воспроизводится при помещении герба на бланке организации. Эмблема помещается на верхнем поле документа над наименованием организации.

(3,4)Коды. Они используются для автоматизированной обработки документов. Один из них – код организации. Органы государственной власти и управления код организации проставляют по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП). Это постоянный код для организации, поэтому он может быть отпечатан типографским способом. Помещается на верхнем поле справа на первом листе документа.

Второй код – код документа. Определяется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД). Проставляется при оформлении документа на верхнем поле справа под кодом организации.

(5-7)Наименование организации. Автором служебного документа выступает организация (предприятие). Ее наименование дается с указанием подчиненности в реквизитах: наименование вышестоящей организации(5), наименование организации, предприятия(6), наименование структурного подразделения(7). Наименование организации должно соответствовать наименованию, указанному в учредительных документах. Сокращённое наименование организации приводят в случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращённое наименование в скобках помещается ниже полного.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то его следует печатать на чистом листе бумаги. Наименования организаций располагается в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне, на одном языке.

Пример:

Министерства финансов Министерство по налогам и сборам

Республики Беларусь Республики Беларусь

(8)Почтовый адрес отправителя. На бланке для письма ниже реквизита «Наименование структурного подразделения» помещают юридический или почтовый адрес - адрес фактического месторасположения организации, по которому с ней осуществляется связь. Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Пример:

Ул. Я.Коласа, 15, 211400, г. Полоцк, Витебская обл.

(9)Коммуникационные и коммерческие данные. К коммуникационным данным относятся телеграфный адрес, номер телефона, телефакса с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи. Группы цифр в номерах телефона дефисом не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные – это номер расчетного счета, название банка и т.д.

(10)Название вида документа. Реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов документа в целом и структуру текста. На общем бланке он располагается в том месте, где в бланке для письма находится почтовый адрес. Реквизит печатают прописными буквами, например, ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, УСТАВ.

(11)Дата документа. Является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы или письмо) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчёт, инструкция, положение) - дата утверждения. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата оформляется цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. На дату отводится 10 знаков: восемь цифр (по две - на число и месяц, четыре – на год) и две разграничительные точки, например: 12.03.2007. В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 12 марта 2007 года. Дату можно оформлять и в соответствии с международным стандартом: 2007.03.12.

(12)Регистрационный индекс документа. Это условное обозначение документа, под которым он ведён в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (приказов, протоколов) – это обычный порядковый номер с начала года. Для исходящих документов (писем) индекс складывается из нескольких частей, например, 05-25/55, где 05 – индекс структурного подразделения; 25 – номер дела в номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки; 55 – порядковый номер отправляемого документа (факса).

Регистрационный индекс документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных индексов, присваиваемых каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

(13)Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа. Этот реквизит проставляется на ответных письмах. Данный реквизит включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который даётся ответ. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма. На бланках для писем этот реквизит выполняется в виде трафарета:

__________№_________

на №_________от_________

(14)Место составления или издания документа. Его располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Индекс документа». Место составления или издания документа обязательно указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «коммуникационные данные организации».

(15)Гриф ограничения доступа к документу. Данный реквизит проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Он располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения». В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «ДСП» («Для служебного пользования»), «Секретно», «Совершенно секретно». В коммерческих структурах на документах подобного рода проставляются отметки «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Во второй строке необходимо проставлять номер экземпляра данного документа.

Например:

КТ или Конфиденциально

ЭКЗ. № 3 ЭКЗ. № 1

(16)Адресат. Данный реквизит проставляется на исходящих документах. Наличие его необходимо для сверки с адресом на упаковке. В случае несоответствия адреса на документе с адресом на упаковке документ возвращается отправителю.

На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в случае, если это документ, предназначенный для передачи руководству (заявление, докладная или объяснительная записки) или структурному подразделению.

Реквизит оформляется в соответствии с Почтовыми правилами Республики Беларусь. Включает в себя следующие части: наименование учреждения и (или) структурного подразделения (в именительном падеже), указание должности и фамилии получателя (в дательном падеже), почтовый адрес. Например:

Национальный банк

Республики Беларусь

Начальнику финансового управления

Петрову П.П.,

Ул.Полевая, 2,

220000, г. Минск.

Для внутреннего документа указывают лишь название структурного подразделения и должность и фамилию руководителя, которому адресуют документ.

Если документ адресуют частному лицу, то сначала указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес:

Петрученко Е.В.,

Пр. Независимости, 45, кв. 52,

220086, г. Минск.

Если документ адресуют в несколько однородных организаций (предприятий), то получателей следует указывать обобщенно, например, директорам, управляющим, филиалам банка и т.д.

На одном документе не должно быть более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляют список на рассылку, в котором перечисляют адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. И на каждом экземпляре пишут только один адрес.

(17)Гриф утверждения. Рассматриваемый реквизит проставляют в правом верхнем углу первого листа документа над текстом. Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа. В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, её расшифровки и даты утверждения. Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДЕНО

Директор предприятия Приказ министра финансов

Подпись В.И.Сидоров Республики Беларусь

2002. 10.03.2002 № 22

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.

(18)Резолюция. Этот реквизит пишется от руки руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Резолюция пишется на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте. Она включает фамилию и инициалы исполнителя; предписание действий; порядок и сроки исполнения; личную подпись руководителя; дату составления резолюции.

При наличии нескольких исполнителей фамилия ответственного за исполнение указывается первой, он организует работу других исполнителей. При необходимости написания второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Общие указания выражают с помощью предлога «к». Например, «К сведению», «К исполнению». Конкретные указания выражают в повелительном наклонении или неопределенной форме глагола и адресуют подчиненным лицам. Например:

Ледневу С.А

Срочно принять меры

к устранению последствий

аварии в цехе № 3 к 25.05.2002

Подпись Дата

(19)Заголовок к тексту. Его формулирует составитель документа. Заголовок должен указывать краткое содержание текста документа, точно называть управленческое действие и грамматически согласовываться с названием вида документа. Например: Приказ (о чём?), положение (о чём?), протокол (чего?) правила (чего?), акт (чего?), письмо (о чём?).

(20)Отметка о контроле. Проставляется на документах, исполнение которых контролируется. Состоит из буквы «К» или слова КОНТРОЛЬ, которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле первого листа документа на уровне заголовка. Обычно их наносят красным карандашом или краской.

(21)Текст. Это основной реквизит документа. Его печатают через 2-4 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту. Тексты документов печатают, как правило, через 1,5 межстрочных интервала. Абзацы в тексте печатают с отступом в 5 печатных знаков от границы левого поля.

В тексте документа обычно выделяют две смысловые части. В первой части указывают основание или причину создания документа, а во второй – выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. В тексте документа может быть три смысловые части: первая - введение, где излагаются причины создания документа, вторая – доказательство, в которой описываются события, факты, следствия, и третья – заключение с выводами, предложениями, распоряжениями и просьбами. В отдельных случаях документ может состоять из одной заключительной части, если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании.

Текстовая часть документа может быть представлена в виде трафарета, анкеты или таблицы.

Тексты документов, сложных по содержанию и больших по объёму, делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются. Разделы должны иметь заголовки.

(22) Отметка о наличии приложения. Этот реквизит располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатают, начиная от нулевого положения строчными буквами, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложений оформляется по форме:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами:

Приложение: 1. Балансовый отчет на 50 л. в 2 экз.

2. Штатное расписание на 2 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, а

только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, указано наименование приложения или нет.

Пример:

Приложение: в 3 экз.

Приложение: Инструкция по делопроизводству в 3 экз.

(23)Подпись. Реквизит является обязательным элементом документа. В его состав входят: наименование должности лица, подписавшего документ личная подпись; расшифровка подписи (причем инициалы ставят перед фамилией).

При оформлении документа на бланке организации в наименование должности не входит название учреждения, указывается только видовое наименование организации.

Пример:

Управляющий банком подпись Е.Л.Кротов

Если документ оформляется не на бланке – указывается наименование должности с полным наименованием организации.

Если документ подготовлен двумя и более организациями, его подписывают лица равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.

При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Пример:

Директор Подпись К.Н.Иванов

Главный бухгалтер Подпись И.Н.Петров

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ. А их обязанности в составе комиссии. Располагают подписи членов комиссии по алфавиту фамилий.

Пример:

Председатель комиссии Подпись А.Г.Петров

Секретарь комиссии Подпись А.В.Сидоров

Члены комиссии: Подпись И.П.Арсенов

Подпись А.П.Николаев

Документы коллегиальных органов подписываются председателем этого органа и секретарём

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При подписании документа другим должностным лицом указывается фактическая должность работника, подписавшего документ.

При подписании исходящих документов подписывается, как правило, первый экземпляр документа, в организации остаются заверенные копии.

При оформлении актов и протоколов подписи проставляются на всех экземплярах документов.

(24)Гриф приложения. Проставляется на самом приложении и указывает на связь этого приложения с основным документом (приказ, распоряжение, инструкция и др.). Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера, указанного арабскими цифрами без знака №, названия вида документа в дательном падеже, печатается в 100 мм от границы левого поля.

Пример:

Приложение 2

к постановлению

Министерства образования

Республики Беларусь

30.06.2005 № 55

Если приложение одно, порядковый номер не указывается.

(25)Гриф согласования. Это реквизит документа, выражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся автором документа.

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, утверждения) подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне её – с подчинёнными и неподчинёнными организациями (внешнее согласование).

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» слева и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации); личной подписи; её расшифровки и даты. Гриф согласования печатают без отступа от границы левого поля.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор ПО «Кристалл»

Подпись Л.В.Морозов

01.04.2002

Если согласование осуществляется отдельным документом (письмом, решением, постановлением и т.д.), гриф согласования оформляется по форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания коллегии

Министерства образования

Республики Беларусь

20.01.2005 № 1

Если документ имеет два грифа согласования, они располагаются на одном уровне.

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

Лист согласования прилагается

Подпись

Дата

Заполненный лист согласования прилагается к документу.

(26)Визы. Это реквизит оформления внутреннего согласования, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации-автора с его содержанием.

Реквизит «Визы» включает в себя наименование должности лица. Визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи, дату. Слово «Виза» не входит в состав реквизита.

Пример:

Юрисконсульт

Подпись Д.М.Лозовая

01.04.2002

Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования определяется нормативными правовыми актами организации и зависит от вида документа и его содержания.