делопроизволство-бу / лекции бу / лекция 2

Визированию подлежат как внутренне документы, так и исходящие. В исходящих документах визируются те экземпляры, которые остаются в делопроизводстве организации, внутренние визируются на первом экземпляре.

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в документе не допускается.

При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Пример:

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирнов

25.06.2005

С проектом не согласен

Замечания прилагаются

Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. В этом случае визи располагаются одна под другой в порядке визирования.

Реквизит «визы» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления начинается словами: «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, её расшифровку и дату.

Пример:

С приказом ознакомлен Подпись О.Н.Петров

01.07.2005

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника.

Этот реквизит располагается, начиная от границы левого служебного поля ниже реквизита «Подпись».

(27)Печать. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Печати бывают гербовые и простые. Печать с гербом государства имеют только государственные организации, учреждения, предприятия.

Организации, учреждения, предприятия негосударственной формы собственности имеют печати с собственным наименованием. Печати кроме наименования организации могу иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов.

Тексты на печатях выполняются на белорусском и (или) русском языках.

Перечень документов, на которых ставится печать, определяется организацией на основании действующих нормативных правовых актов.

Оттиск печати проставляется так, чтобы он затрагивал часть названия должности и подлинной подписи лица, подписавшего документ. При этом оттиск проствляемой печати и личная подпись должны быть хорошо читаемы.

В учреждениях бывает и несколько простых печатей. На простой печати помещается название учреждения (организации, предприятия) или его структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяют размножение экземпляра распорядительного документа, копии документов, пропуск и др.

Ответственность за хранение и правильное использование печатей структурных подразделений несут их руководители.

(28) Отметка об исполнителе. Реквизит располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа, печатают от границы левого поля.

Отметку об исполнителе обязательно указывают на исходящих документах.

В отметке об исполнителе указывается должностное лицо, подготовившее подписанный в дальнейшем руководителем и отправленный документ.

В состав отметки об исполнителе включают фамилию исполнителя (без инициалов) и номер его телефона.

Например:

Котова 88 00 08

(29)Отметка о заверении копии. Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их.

Для придания копии юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена.

Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают без отступа от границы левого поля. В неё входят слово «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения.

Пример:

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись О.К.Лодова

При пересылке копии документа или выдаче ее на руки работнику заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

На копиях документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

(30)Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит располагают на нижнем поле документа, слева, начиная от границы левого поля. Он включает надпись «В дело», номер дела по номенклатуре дел в котором будет храниться документ, дату и номер документа, свидетельствующие об исполнении ( при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении); личную подпись исполнителя (руководителя структурного подразделения-исполнителя), дату.

Пример:

В дело 05-35

Подготовлен ответ

15.02.2005 №11-10/130

Подпись В.В.Рожкова

10.02.2002

Этот реквизит проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

(31)Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов).. Реквизит проставляется на входящих документа на нижнем поле первого листа документа справа. В состав реквизита входят полное или сокращенное наименование организации-получателя, дата поступления, и регистрационного индекса документа.

Например:

АО «Импульс»

03.03.2002

№ 22.

Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа.

Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроизводстве и используется для учёта количества поступивших документов.

(32) Отметка о переносе данных на машинный носитель. Реквизит включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса. Он располагается на нижнем поле первого листа документа.