Раздел 2. Документирование управленческой документации Лекция 2.1. Унификация и стандартизация управленческой документации.
Место, роль и функции документов в управлении.
Составной частью делопроизводства является документирование. Оно развивается по двум направлениям:
документирование по общим вопросам управления (общая документация),которая охватывает основную оперативную деятельность предприятия;
документирование специальных сторон управленческой деятельности (специальная документация), куда входит бухгалтерская, статистическая, техническая, военная и другая документация.
Основным объектом в делопроизводстве является документ, а такжепроцесс работыс ним.
Документом – это информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.
Проект документа– предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
Исходящий документ– документ, отправленный из учреждения.
Входящий документ– документ, поступивший в учреждение.
Внутренний документ– документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.
Директивный документ– документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.
Инициативный документ– документ, послуживший началом рассмотрения определённого вопроса.
Нормативный документ– документ, в котором устанавливаются какие-либо правила, нормы.
Распорядительный документ– документ, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов.
Текстовый документ– документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.
Документы широко используются в управленческой деятельности: они служат основанием для принятия решений, информационно-справочной работы, учета. Внормативных документахзакрепляется государственное устройство. Они используются также как средство общения между организациями, между организациями и гражданами.
Любой документ отражает определеннуюинформациюо процессах, происходящих в обществе, отдельном коллективе, иявляется основанием для принятия управленческого решения,чем иопределяется егоместо в управлении.
Роль документа в управлениисостоит в том, что он направлен на решение имеющейся или возникающей проблемы.
Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным документом.
В состав каждого документа входит ряд информационных элементов, характеризующих: 1) сам документ; 2) его целевое назначение; 3) занимаемое место в пространстве и времени. Такие информационные элементы называютсяреквизитами.
Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранность и направление, а также возможность передать ее другому лицу. Следовательно, документ может выполнять несколько функций:
А) общие
информационная, включающая фиксацию, сохранность и передачу информации;
социальная, отражающая действительность, место и роль человека в обществе;
коммуникативная, организующая и поддерживающая информационные связи в обществе между отдельными элементами (документы определенного направления - указы, законы, жалобы, заявления и т.д.) и двухстороннего направления (переписка, договора и т.д.);
культурная, состоящая в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, этических норм и ценностей;
Б) специальные
управленческая, создающая документы для целей управления;
правовая, фиксирующая, закрепляющая и изменяющая правовые формы и правоотношения;
учетная, фиксирующая в цифровом выражении информацию, связанную с хозяйственной и другой деятельностью для анализа и контроля информации;
Значение той или иной функции со временем изменяется, как изменяется и роль самого документа.