1.4. Трудовая книжка

Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организациях независимо от их формы собственности.

Трудовая книжка относится к числу основных документов,подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации организации (предприятия) трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. При приеме на работу по совместительству, по трудовому соглашению, договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

На работника,поступающего на работу впервые, заводят трудовую книжку, которую заполняют в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производят на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

В трудовую книжку вносят сведения:

• о работника;

• о работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение);

• о награждениях и поощрения;

• об открытиях;

• о назначении пенсии.

Взыскания в трудовую книжку не записывают.

Сведения об образовании, специальности или профессиив трудовой книжкеуказывают на основании следующих документов:аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее. На титульном листе обязательно ставитсяподпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать организации (предприятия), где она была впервые заполнена.Записи на последующих страницах трудовой книжки начинают с проставления штампа организации или написания от руки ее наименования. Если организация изменила название, об этом делается запись отдельной строкой.Например:

ПО «Прогресс» с 01.02.2000 переименовано в ПО «Прогресс – М».

Записио приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощренияхвносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а об увольнении – в день увольнения.Записи производятаккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цветабез зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

При заполнении раздела «Сведения о работе» в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата приема, в графе 3 – указание действия и должность, в графе 4 – основание.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

Если раздел «Сведения о работе» заканчивается, выдается вкладыш.Он вшивается в книжку, заполняется и ведется администрацией организации (предприятия) в том же порядке, что и трудовая книжка.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения под расписку.Засохранность трудовых книжекнесет ответственность руководитель организации (предприятия).Они хранятся в сейфах как бланки строгой отчетности.

1.5. Личная карточка

Основным документом по учету персонала организации (предприятия) является личная карточка формы Т-2, которая заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу.

Все записи в карточке при её оформлении делаются на основании документов, предоставленных работниками. На основании паспорта в разделе 1 «Общие сведения» указывают фамилию, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серию паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника приводят на основании записи в трудовой книжке. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берут из военного билета работника.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

На оборотной стороне карточки содержатся разделы III«Назначения и перемещения», 1V «Отпуска», V «Дополнительные сведения» и «Дата и причина увольнения». Наиболее важными являются сведения из разделов Ш и «Дата и причина увольнения».

Записи в данных разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения надо вносить с особой аккуратностью, так как они нередко служатоснованием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи раздела «Назначения и перемещения» должна стоятьподпись работника, на которого заведена карточка.

В разделе «Дополнительные сведения» записывают данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.

Заполняютсяличные карточки рукописным или машинописным способомлицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем. Все записи должны быть без сокращений. Личную карточку на работника заводят водном экземпляре, хранят в сейфе в специальной картотеке, составленной по алфавиту.

Карточки уволенных сотрудниковформируют в самостоятельные отделы по алфавиту (по трем первым буквам фамилии). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них должна быть составлена внутренняя опись.Срок хранения личных карточек формы Т-2 75 лет.