- •Лекция 2.6. Документирование трудовой деятельности
- •1. Виды документов по личному составу
- •1.1. Оформление приёма, перевода, увольнения работника
- •1.2. Трудовой контракт
- •1.3. Приказ по личному составу
- •1.4. Трудовая книжка
- •1.5. Личная карточка
- •2. Личное дело и его содержание
- •2.1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
- •2.2. Заявления о приеме, переводе, увольнении
- •2.3.Личный листок по учету кадров
- •2.4. Дополнение к личному листку по учету кадров
- •2.5. Копии документов об образовании и утверждении в должности
- •2.6. Автобиография
- •2.7. Характеристика.
- •2.8. Резюме
2. Личное дело и его содержание
Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации (предприятия). Личные дела могут заводиться на всех работников, но чаще всего –на руководителей и ведущих специалистов(при этом на всех сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).
Организация (предприятие) вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
заявление о приеме не работу;
анкета или личный листок по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении ученых званий;
копии документов об утверждении в должности;
характеристики или рекомендательные письма;
трудовой контракт (договор);
копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
дополнение к личному листку по учету кадров;
справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и др. Необходимо иметь в виду, что при приеме на работу запрещается требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.
Личное дело заводят после издания приказа о приеме не работу.Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления(в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указывают полностью фамилию, имя и отчество сотрудника.
Личные дела сотрудников организации (предприятия)хранятся у инспектора по кадрам или секретаряв сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам.Изменения в личные дела вносят только лица, ответственные за их ведение.
Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.
2.1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
Содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренние описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
2.2. Заявления о приеме, переводе, увольнении
При поступлении на работуграждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.
Заявление о приеме на работу составляют в произвольной форме рукописным способом. Для него характерны следующиереквизиты: адресат (кому адресуется заявление); автор; место проживания автора; наименование вида документа (заявления); текст; подпись составителя; дата составления.
Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными документами являетсяоснованием для издания приказао приеме на работу.В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письменно (по указанному в заявлении адресу).
Заявление о переводе на другую должность. Подсистема унифицированных форм документов по обеспечению кадрами органов государственного управления устанавливает определенную форму данного заявления.
Заявление о переводе на другую должность может быть оформлено на общем бланке или на стандартном листе бумаги. В адресате заявитель указывает только занимаемую им должность, домашний адрес указывать не следует.
Заявление об освобождении от занимаемой должности.По составу реквизитов и их оформлению оно сходно с заявлением о переводе на другую должность. Данное заявление оформляют также на общем бланке или стандартном листе бумаги.