9. Документация смк

9.1. Требования к документации

Документация в СМК – это основа, которую анализируют и проверяют все заинтересованные стороны: руководство, контрагенты, контролирующие органы, общественность.

Основное правило СМК: «Скажи, что ты хочешь сделать. Сделай, что сказал. Запиши, что сделал».

Сам процесс разработки документации сложный и ему предшествует анализ потребности в документации, при определении ее влияют следующие факторы: вид деятельности и объем предприятия, что служит входом и выходом каждого вида документа, взаимосвязанность документации и многие другие, вплоть до степени ответственности самих исполнителей.

Определяют также виды носителей документации – аудио-, видеоматериалы, компьютерные программы и бумажные носители.

Документация может быть представлена в виде схем, диаграмм, таблиц. Документымогут иметь следующие основныеразделы:

- титульный лист;

- цель документа;

- область применения документа;

- терминология;

- действия и их алгоритм;

- подписи ответственных лиц.

Управление документацией связано с ее разработкой, утверждением, внесением изменений, хранением, переизданием и эффективным использованием.

Основное требование к документации – она должна быть доступной для заинтересованных лиц, поиск документации не должен занимать много времени, она должна быть понятной исполнителю, четкой по содержанию и актуальной для организации.

Организация должна документально оформлять все процессы, в том числе мониторинг (прослеживаемость) и идентификацию продукции. Все это дает возможность продемонстрировать четкость организации деятельности предприятия во всех его подразделениях.

9.2.Классификация документации

Документацию по значимости и уровню применения можно разделить на четыре градации:

Первыйуровень. Сюда входят два документаПолитика предприятия в области качестваиРуководство по качеству.

Трудность работы СМК в России к организации этой системы часто состоит в том, что руководители подходят формально, разработав документацию СМК, утвердив и сертифицировав ее. При этом исполнители иногда попросту переводят ГОСТ Р ИСО 9001 в текстовый документ. ГОСТ Р ИСО 9001 рекомендует определенные процессы, но предприятие может отступать, не включать некоторые рекомендации ГОСТа, но обусловив это исключение. Руководство по качеству – это «Лицо предприятия», и от тщательности его исполнения и разработки может составляться мнение об имидже этого предприятия. Организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии Руководствопо качеству, содержащее:

- область применения СМК, включая подробное описание и объяснение любых исключений, рекомендуемых ГОСТ; - характеристику предприятия по видам продукции и объему, контрагентов предприятия, возможные успехи на рынке и т.п.; - документированные процедуры и их описание; - описание взаимодействия процессов СМК; - функциональные и структурные схемы; - перечень документации и ее взаимодействие и др.

Руководство по качеству может иметь свою иерархию - по цеху, по ком­плексу и в целом по предприятию. Распечатывают этот документ в 4-5 экземп­лярах.

Как пример отдельных листов Руководства приведена Матрица ответст­венности (см. Приложение 3).

Второйуровень.Инженерно-конструкторская документация. Ее пользователи – специалисты. Сюда входят Техническое задание (ТЗ), Технические паспорта на изделие, чертежи, Стандарты предприятия (СТП), методики выработки изделия, Технологические карты и пр.

СТП утверждаются руководством предприятия и в условиях рыночной экономики и СМК касаются отличия (эксклюзивности) конкретного предприятия, затрагивают показатели качества продукции, имеют организационно-функциональный характер – организация работы с контрагентами, организация работы по контролю качества, работу с персоналом. Предприятие имеет комплекс стандартов по всем элементам СК.

Карты процессов – документ, предназначенный для описания процессов, определенных предприятием.

Технологический регламент на производство продукции - устанавливает требования к технологическому процессу изготовления продукции, применяемому сырью, материалам, оборудованию, режимам изготовления, средствам измерения, технике безопасности и др. как приложение к регламенту действуют технологические карты.

Чертеж – конструкторский документ, который устанавливает требования к конструкции детали, ее размерам, материалам и др.

Третийуровень.Организационно-распорядительная документация. Ее издают субъекты управления, она направлена на объекты управления. Это Приказы, Распоряжения, Отчетная документация, Инструкции. Рабочие Инструкции разрабатываются для исполнителей, а Должностные – для руководящего персонала. В них указываются, кто может заниматься данной работой, права объекта, обязанности, ответственность. В СМК каждое рабочее место должно быть пронумеровано и снабжено Инструкцией по безопасности рабочего места. Должностные инструкции создаются в соответствии с планом подготовки кадров и должны способствовать всестороннему ознакомлению работников с правами, обязанностями и ответственностью. Для исполнителей-рабочих обычно составляют Рабочие инструкции, где указывают разряд квалификации и характер выполняемых работ.

Для каждого подразделения разрабатывается Положение о цехе, об отделе, где указывается его структура, функции субъектов и объектов управления и специалист какой квалификации может занимать руководящие должности в рассматриваемом подразделении.

Четвёртыйуровень.Внешняя документация. Это законодательные акты (РФ, местные), Постановления Правительства, ГОСТы, ОСТы, юридические и технические документы. Неисполнение требований этой документации может привлечь за собой административную и уголовную ответственность.