Пр2. Операційна система Windows. Робота з піктограмами та вікнами. Налаштування операційної системи.

Тема 3. Основи форматування документів

Програмні засоби, призначені для створення, редагування і форматування простих і комплексних текстових документів, називають текстовими процесорами. На даний час найбільшого поширення набув текстовий процесор Microsoft Word (МS Word) завдяки наявності в ньому засобів підтримки роботи з документами, що виконані українською мовою.

Отже, процесор Microsoft Word - це програма, яка призначена для створення, редагування, оформлення і друкування документів.

Підготовка документів за допомогою процесора включає три стадії роботи:

• введення тексту;

• початкове виправлення тексту: встановлення правильної послідовності речень і виправлення помилок;

• зовнішнє оформлення документа: встановлення полів, інтервалів між рядками, висоти і накреслення шрифтів тощо.

У процесі введення тексту процесор МS Word перевіряє введений текст на помилки, виокремлюючи їх і невідомі фрагменти при виявленні підкресленням червоного кольору.

Для того, щоб завантажити процесор МS Word, слід виконати команду меню Пуск→Программы→ Microsoft Word

Всі файли, що містять інформацію і створені засобами процесора МS Word, називають документами.

Сучасні текстові процесори дозволяють створювати документи трьох типів:

• друковані документи;

• електронні документи у форматі текстового процесора;

• Web-документи.

Крім інструментів, які характерні для всіх вікон операційної системи Windows, робочий екран МS Word має додаткові інструменти: рядок меню, панелі інструментів, лінійки, рядок стану, текстовий курсор тощо. Панелі інструментів містять піктограми команд, які використовуються найчастіше під час роботи з документами засобами МS Word. Текстовий курсор вказує те місце, в якому буде змінюватись, або в яке буде вводитись чи вставлятись текст.

Початкове налаштування текстового процесора МS Word здійснюється за допомогою команд рядка меню:

Сервис→Параметры;

Сервис→Автозамена;

Сервис→Язык;

Вид→Панели инструментов;

Вид→Масштаб.

Програма MS Word володіє інструментом, який називають Помощник пакета Office, що призначений для виведення на екран підказів і порад.

До базових прийомів роботи з текстами в текстовому процесорі MS Word відносять:

• створення документа;

• введення тексту;

• рецензування тексту;

• форматування тексту;

• збереження документа;

• друк документа.

У текстовому процесорі MS Word використовують два методи створення документа:

• на основі існуючого документа;

• на основі готового шаблона.

Прийоми роботи з текстовими документами засобами Microsoft Word

Після завантаження процесора MS Word автоматично відкривається новий порожній документ під ім'ям Документ 1.

Перемикання з українського на латинський алфавіт здійснюється одночасним натисканням на клавіатурі комбінації клавіш Shift+Ctrl або Shift +лівий Аlt.

Для того, щоб увести прописну букву, слід додатково натиснути на клавіатурі клавішу Shift.

Для видалення окремих символів використовують клавіші Васкspase і Delete. За допомогою клавіші Васкspase видаляють знаки зліва від позиції текстового курсора, а Delete - справа.

Абзац у процесорі MS Word- фрагмент тексту, який закінчується знаком кінця абзаца що не друкується. Під час уведення тексту процесор MS Word автоматично форматує абзац.

Щоб мати можливість використовувати свою роботу в майбутньому, потрібно записати документ на диcк.

Для того, щоб записати документ на жорсткий диск, слід виконати команду Файл →Сохранить або клікнути ЛКМ по піктограмі Сохранить на панелі інструментів Стандартная. Якщо документ записують уперше, то з'явиться діалогове вікно процесора MS Word, що дозволить увести ім'я файлу.

Перед завершенням роботи над текстом документ слід записати на диск. Якщо користувач не виконає цю дію, то процесор MS Word нагадає йому, що в документ внесені зміни, які не збережені.

У пункті меню Файл містяться опції, а на панелі інструментів Стандартная - піктограми команд, які дозволяють розпочати і завершити роботу над документом:

• Создать - створює новий документ;

• Открыть - відкриває існуючий документ;

• Закрыть - закриває поточний документ.

Натискання на клавішу Tab дозволяє переміщувати текстовий курсор до найближчої позиції табуляції.

Спосіб відображення документа на екрані монітора називають режимом. Кожний режим призначений для конкретного застосування.

Працюючи з процесором MS Word, мають справу з 4 типами режимів документів:

• Обычный режим - використовується для читання тексту і форматування абзаців;

• Режим разметки страницы - дозволяє перевіряти розташування тексту і малюнків на сторінці;

• Режим структури - дозволяє перевіряти структуру документа;

• Режим злектронного документа - призначений для читання документів, доступних у ме-режі Іnternet.

Для зміни розміру відображення тесту на екрані монітора призначене поле Масштаб на панелі інструменті Стандартная. Зміна масштабу не впливає на документ, який буде друкуватись.

Буфер обміну є елементом операційної системи Windows, за допомогою якого можна переносити інформацію. Для використання буфера обміну призначені такі операції:

• Вырезать - викликає розміщення виокремленого фрагмента тексту в буфер і одночасне видалення цього фрагмента з документа;

• Копировать - викликає розміщення виокремленого фрагмента тексту в буфері без видалення цього фрагмента з документа;

• Вставить - викликає розміщення в документі, починаючи з позиції текстового курсора, інформації, що міститься в буфері.

Для знаходження фрагмента тексту використовують команду меню Правка→Найти....

Для заміни послідовності символів у всьому документі або його частині призначена команда меню Правка→Заменить....

Працюючи з документами в процесорі MS Word, користувач має можливості змінити зовнішній вигляд тексту, а також його розташування на сторінці.

Форматування символів визначає зовнішній вигляд букв і знаків. Форматування символів включає зміну гарнітури, розміру і накреслення шрифту. Кнопки, що розташовані на панелі інструментів Форматирование, дозволяють легко і швидко змінити основні елементи, які найбільш часто використовуються.

На панелі інструментів Форматирование розміщена наступна інформація:

• поточна гарнітура шрифту;

• поточний розмір шрифту;

• кнопки варіантів накреслення шрифтів (Полужирный, Курсив, Подчеркнутый);

• кнопки вирівнювання абзаців (По левому краю, По центру, По правому краю, По ширине).

Процесор MS Word дозволяє виокремлювати фрагменти тексту. Можна виокремити довільний фрагмент тексту, окреме слово, рядок, декілька рядків, абзац, увесь текст.

Вирівнювання абзаців - спосіб розміщення тексту в рядку. Процесор MS Word забезпечує 4 способи вирівнювання:

• По левому краю - кожний рядок в абзаці вирівнюється до лівого поля (до правого поля рядки не вирівнюються);

• По центру - кожний рядок абзаца розміщується по центру між полями;

• По правому краю - кожний рядок в абзаці вирівнюється до правого поля (до лівого поля рядки не вирівнюються);

• По ширине - всі рядки в абзаці; за виключенням останнього, вирівнюються до лівого і правого полів (для того, щоб задовольнити цю вимогу, процесор MS Word уводить додаткові інтервали між символами).

Форматування абзаців полягає у вирівнюванні абзаців, установленні відступів і міжрядкових інтервалів. Для їх форматування призначена команда меню Формат→Абзац....

Відступи і виступи - це зсув абзаца вправо або вліво відносно полів сторінки. Відступи і виступи встановлюють у діалоговому вікні Абзац (Формат→Абзац...)-

До фрагмента тексту можна застосовувати комплексне форматування за допомогою стилів. Стиль задається вибором відповідного імені зі списку стилів на панелі іструментів Форматирование. Новий стиль створюється за допомогою команди меню Формат→Стиль....

Верхній колонтитул - інформація, що друкується у верхньому полі сторінки, нижній колонтитул - інформація, що друкується в нижньому полі сторінки. Процесор MS Word дозволяє створювати різні колонтитули для першої сторінки, парних і непарних сторінок.

Створення колонтитулів реалізують за допомогою команди меню Вид→Колонтитулы. Після виклику цієї команди з'являється панель інструментів Колонтитулы. Вона містить кнопки команд, які використовуються найчастіше, наприклад: вставка номера сторінки, дати, часу або визначення параметрів сторінки.

Команда меню Вставка→Номера страниц... дозволяє швидко ввести нумерацію сторінок, не вдаючись до визначення колонтитулів.

Ознака закінчення сторінки визначає ситуацію, коли текст, який розміщується за нею, буде починатися з нової сторінки. Ознака закінчення сторінки вводиться за допомогою команди меню Вставка→Разрыв... або за допомогою комбінації клавіш Сtrl+Еnter. Окрім ознак закінчення сторінки, які вводяться користувачем, у документі знаходяться також ознаки закінчення сторінки, які вводяться автоматично просесором MS Word

Рамки встановлюють за допомогою команди меню Формат→Границы и заливки.... Рамки можна встановлювати навколо довільного фрагмента тексту, абзаца або цілої сторінки.

Для оформлення фрагментів тексту, що містять нумерацію або впорядкованих у вигляді списків, призначена команда меню Формат→Список....

У випадку задання маркованих або нумерованих списків за допомогою кнопок Маркеры і Нумерация що містяться на панелі інструментів Форматирование, використовуються наперед визначені налаштування.

Для зміни формату маркування і нумерації призначені укладки Маркированный, Нумеровамный, Многоуровневый і кнопка Изменить, яка міститься на цих укладках, вікна Список (Формат→Список...)

Розміри полів документа впливають перш за все на розташування тексту на сторінці. Для зміни полів слід викликати команду меню Файл→Параметры страницы... або двічі поспіль клікнути ЛКМ по верхній або боковій лінійці.

У вікні Параметри страницы (Файл→Параметры страницы...) можна змінити величину полів і розмір аркуша паперу, а також орієнтацію сторін цього аркуша.

Поле документа - це відстань від краю аркуша паперу до робочої зони документа, в якій розміщується текст. Процесор MS Word дозволяє встановлювати всі 4 поля (верхнє, нижнє, ліве, праве).

Табулятори, як і таблиці, допомагають розміщувати текст або числа в один стовпчик. Нові табулятори з наперед визначеними налаштуваннями вставляють за допомогою клавіші Таb, а видаляють за допомогою клавіші Васkspace. Встановлювати табулятори також можна з вікна Табуляция, яке з'являється в результаті виконання команди меню Формат→Табуляция....

Можливими способами вирівнювання тексту відносно табуляторів є: до лівого краю, до правого краю, по центру або за десятковим розділювачем.

Серійна кореспонденція дозволяє автоматично форматувати документи для багатьох адресатів. Для підготовки серійної кореспонденції слід використовувати команду меню Сервис→Слияние.

За допомогою інструментів серійної кореспонденції програми MS Word можна: писати типові листи, друкувати адреси на конвертах, а також друкувати адресні етикетки (поштові наклейки). Для створення серійних листів, адрес на конвертах або адресних наклейок необхідними є два елемента: основний документ і джерело даних. Джерело даних може бути створене, імпортоване з файлу, а також взяте з особистої адресної книги або контактного списку.

Процесор MS Word дозволяє перевіряти правопис у підготовленому документі, враховуючи орфографічні і граматичні помилки. Для проведення перевірки правопису слід виконати команду меню Сервис→Правописание... (Орфография...) або клікнути ЛКМ по кнопці Правописаниє на панелі інструментів Стандартная. Наявною є можливість перевіряти орфографічні помилки в іншомовних текстах, якщо інстальовані відповідні словники.

Розставляння перенесень у словах забезпечує елегантний і професійний зовнішній вигляд документа. Процесор MS Word дозволяє розбивати слова для перенесення у вимушеному й автоматичному режимах.

Для розбиття слів можна використовувати "м'які" і "жорсткі" перенесення. "Жорсткі" перенесення зберігаються в словах незалежно від їх розташування в рядку.

Шаблон - особливий вид документа, який надає основні інструменти для оформлення підсумкового документа.

Шаблони записуються у файли з розширенням . doc. Вони можуть містити такі елементи:

• стиль;

• елементи автотексту;

• панелі інструментів;

• макроси;

• меню і комбінації клавіш, які присвоєні окремим функціям.

Стандартний шаблон (Обычный =Normal. doc) є шаблоном загального застосування.

Створення нового документа, що базується на деякому шаблоні, можливе за допомогою команди меню Файл→Создать....

Стандартна інсталяція програми MS Word містить багато шаблонів і надбудов, які ми можемо використовувати під час створення нового документа.

Надбудова в MS Word призначена для того щоб забезпечити доступ до нестандартних команд і операцій редагування документа.

Всі доступні шаблони згруповані в укладки Общие, Другие документы, Письма и факсы, Страницы WWW у вікні Создание документа, яке відкривається після виконання команди – меню Файл→Создать…

Текстовий процесор MS Word має спеціальний засіб автоматичного оформлення, який призначений у першу чергу для електронних документів (для Web-документів і документів, які розповсюджуються у форматі процесора). Цей засіб називається теми. Теми являють собою сукупність елементів оформлення:

• фоновий узор;

• стилі оформлення основного тексту і: заголовків;

• стиль оформлення маркованих списків;

• стиль графічних елементів оформлення (ліній).

Доступ до вибору тем виконують за допомогою команди меню Формат→Темы.