10.7. Управление проектами.

Модуль управления проектами в Microsoft Dynamics AX представляет собой инструмент комплексного управления проектной деятельностью, простой в освоении и удобный в работе. Этот модуль позволяет управлять проектами, которые ведет ваша компания, начиная от финансовой стороны и заканчивая интеграцией с модулями торговли и логистики в режиме реального времени.

Управление проектами состоит из элементов, перечисленных в Таблице №7.

Таблица №7 «Управление проектами».

Управление проектами
Ведение текущей проектной деятельности	Иерархическая структура проектов с неограниченным числом уровней вложенности. Выставление счетов по отдельным проектам и их группам. Регистрация часов, затрат, доходов и номенклатурных единиц по проектам. Формирование заказов на продажу и закупку номенклатуры в привязке к проектам. Автоматическое отслеживание возмещаемых и невозмещаемых затрат. Бухгалтерская разноска в соответствии с заданными принципами.
Планирование и анализ результатов	Составление графика работ для конкретных рабочих центров или их групп. Планирование выполняемых заданий или операций. Построение диаграммы Ганта. Получение статистики: в общей форме, с помощью стандартных отчетов, используя средства OLAP. Получение отчетов для синхронизации проектных данных с данными модулей финансового контура.
Расширенный финансовый мониторинг краткосрочных и долгосрочных проектов	Автоматическое или ручное калькулирование проектных оценок. Признание затрат и доходов в рамках контролируемого учетного периода (функциональность незавершенного производства). Настройка соответствия между категориями затрат и проектами, т. е. задание используемых в проекте категорий затрат. Настройка доступа сотрудников к использованию категорий затрат в журналах. Одобрение проводок в журнале регистрации часов по проекту.
Управление сервисом	Поддержка широкого спектра сервисных операций. Эффективное управление финансовой составляющей сервисной деятельности. Тесная интеграция с модулем «Управление проектами». Снижение издержек за счет оптимального использования ресурсов.

Ведение текущей проектной деятельности. Модуль «Управление проектами» в Microsoft Dynamics AX предоставляет мощные инструменты для контроля финансовой составляющей проектной деятельности. Он поддерживает множество различных функций, содержит удобные средства планирования, расчета себестоимости и прибыли по проекту, а также расчетов с клиентами в рамках проекта.

Ключевые возможности:

1. Полный контроль финансовых вопросов управления проектами.

2. Повышение эффективности проектной деятельности.

3. Иерархическая структура проектов с неограниченным числом уровней вложенности.

4. Выставление счетов по отдельным проектам и группам проектов.

5. Регистрация часов, затрат, доходов и номенклатурных единиц по проектам.

6. Формирование заказов на продажу и закупку в привязке к проектам.

7. Автоматическое отслеживание возмещаемых и невозмещаемых затрат.

Модуль «Управление проектами» поддерживает ведение учета по проектам различных типов, таких, как «Время и расходы», проекты с фиксированной стоимостью или внутренние проекты. Сложные проекты с подчиненными подпроектами могут быть представлены в виде дерева. При этом все составляющие проекта будут анализироваться как по каждому подпроекту, так и по проекту в целом. По каждой проектной задаче можно указывать различные параметры, например, дату начала и окончания, процент загрузки мощностей и т. п. Задачи можно спланировать с учетом загрузки рабочих центров, а диаграмма Ганта дает возможность проанализировать работы в наглядной форме.

Решение для управления проектами в Microsoft Dynamics AX позволяет вовремя предупреждать возможные задержки в ходе проекта благодаря тому, что сотрудники могут оценить и записать процент выполнения задач. Часы по проекту можно регистрировать как через обычный интерфейс, так и через Интернет.

Модуль «Управление проектами» служит центральным хранилищем данных, где сотрудники могут регистрировать статус выполнения проектных работ и тем самым поддерживать общую картину в актуальном состоянии. Имея точную информацию о статусе проектов и условиях выставления счетов, можно вовремя выписывать счета и получать платежи быстрее, чем раньше. Счета выписываются в любой выбранной валюте, по одному или сразу по нескольким проектам одного и того же клиента, с учетом всех оплачиваемых работ.

На основании данных системы можно представлять клиентам актуальные отчеты о состоянии проекта, что положительно скажется на поступлении денежных средств: ведь хорошо информированный клиент более склонен оплачивать счета вовремя, не оспаривая их.

Модуль управления проектами поможет быстро планировать новые проекты с использованием уже имеющихся данных либо с помощью шаблонов, созданных на основании предыдущих работ. Удобный просмотр всех текущих и планируемых проектов позволяет выявить возможные накладки с загрузкой персонала и предупредить их возникновение. Например, можно временно снять сотрудников с одних проектов и направить на другие.

Планирование и анализ результатов.

Ключевые возможности:

1. Гибкое планирование работ с детализацией до конкретных исполнителей.

2. Стандартные отчеты по прибылям и убыткам, незавершенным работам, затратам на проект, стоимости оплаты труда и счетам по каждому клиенту.

3. Возможность составлять перечисленные выше отчеты в различных разрезах, по одному или нескольким периодам, а также в сравнении с плановыми данными.

4. Графическое представление иерархии проектов, диаграмма Ганта для отображения загрузки ресурсов.

Функциональность планирования в рамках проекта позволяет составлять графики работ для конкретных рабочих центров или их групп. Можно планировать выполняемые задания и операции, а их результат будет доступен для анализа на диаграмме Ганта. Функция проверки позволяет контролировать, к примеру, издержки, которые могут возникнуть по определенным проектам. При этом регистрацию затрат по выделенным категориям можно разрешить только отдельным специалистам. Для журнала регистрации часов, затраченных на проект, настраивается процедура одобрения, без которой часы из журнала учтены не будут.

Проанализировать ход и успешность проекта можно с помощью формы статистики, где отображаются плановые и фактические данные по выбранным проектам и периодам, либо с помощью стандартных отчетов, где можно задать различные условия выбора данных. Используя возможности OLAP Analysis Services, данные можно представить в виде сводных таблиц, выгрузить в Microsoft Office Excel и преобразовать для просмотра в графическом виде.

Расширенный финансовый мониторинг краткосрочных и долгосрочных проектов.

Ключевые возможности:

1. Проекты с фиксированной стоимостью.

2. Выставление счетов по проектам в соответствии с планом проекта.

3. Оценка незавершенного производства на основании данных о проценте выполнения задач.

Затраты по проекту, как правило, делятся на две категории: те, что будут оплачены клиентом (так называемые возмещаемые затраты), и те, что относятся на счет собственных средств компании (невозмещаемые). Будут ли затраты включены в счет, выставляемый клиенту, определяется функциональностью статусов счетов. При этом совсем не обязательно указывать статус счета для каждой проводки — его можно задать по умолчанию для проекта или для категории затрат. Функциональность счетов по проектам дает возможность анализировать все взаимосвязанные проекты, выставленные счета и разнесенные проводки. Чтобы выставить счет по проекту, необходим определенный набор данных: корреспондирующий счет и адрес клиента, условия оплаты и т. д. В модуле «Проект» эти данные достаточно ввести один раз, и затем их можно будет использовать при выставлении разных счетов. Все проекты относятся к тому или иному счету, что позволяет выставлять счета сразу по нескольким проектам.

Для каждого подпроекта используется одна и та же стандартная процедура выставления счетов. Прежде чем выставить счет, в системе можно создать его черновик, в котором будут представлены соответствующие проводки. Проводки можно проанализировать и при необходимости скорректировать – и только потом включить в счет для выставления клиенту. Можно настроить фиксированные курсы валют, которые затем будут использоваться при выставлении счетов.

В модуле «Управление проектами» Microsoft Dynamics AX можно строить иерархию проектов, классифицировать их и сортировать с использованием различных критериев, так что можно точно рассчитать себестоимость оказания услуг и оценить прибыль по проекту. Решение для управления проектами дает вам измеримые данные, позволяющие определять тенденции рынка и предлагать правильные проекты, снижая риск возникновения убытков.

Модуль «Управление проектами» в Microsoft Dynamics AX позволяет настраивать методы отражения операций на счетах бухгалтерского и управленческого учета, а также применять различные способы анализа финансовых операций по проекту. Например, можно сгруппировать проекты по категориям затрат или по другому удобному вам принципу. Финансовые проводки по проекту могут отражать различные его аспекты: учет часов, потраченных сотрудниками на проект, материальные расходы на проект, потребление материалов, работ или услуг в рамках проекта, а также доход, полученный по проекту. Анализ в разрезе различных аналитических измерений делает контроль проектной деятельности еще более наглядным и удобным, и при этом не требуется усложнять план счетов для отражения всех возможных вариантов.

Управление сервисом. Модуль управления сервисом в Microsoft Dynamics AX позволяет планировать сервисные операции, отслеживать и анализировать их выполнение с тем, чтобы добиться максимальной эффективности, иметь полную картину сервисной деятельности компании и более точно рассчитывать себестоимость сервисных услуг.

Ключевые возможности:

1. Поддержка широкого спектра сервисных операций для компаний, которые работают с постоянно меняющимися сервисными заказами.

2. Эффективное управление финансовой составляющей сервисной деятельности.

3. Тесная интеграция с модулем «Управление проектами», а значит, возможность отслеживать расходы на сервисные заказы, управлять выставлением счетов и работать с различными моделями расчета прибыли.

4. Снижение издержек за счет оптимального использования ресурсов и автоматического планирования материалов.

5. Экономия времени и снижение числа ошибок благодаря автоматическому обновлению информации при вводе ее в другие модули системы.

Простой и удобный в работе модуль «Управление сервисом» в Microsoft Dynamics AX поддерживает широкий спектр сервисных операций. Ваши сотрудники смогут быстро создавать сервисные соглашения с учетом требований клиентов, сервисные заказы, детали контрактов и историю исполнения сервисного запроса. Гибкие возможности и полная интеграция с остальной функциональностью Microsoft Dynamics AX позволят точно планировать исполнение сервисных заказов, отслеживать их себестоимость и потребление ресурсов и анализировать текущую ситуацию с точки зрения как оказания сервисных услуг, так и финансов.

8. Управление персоналом.

Компания должна идти в ногу с постоянно меняющимся рынком. Имея систему управления персоналом, оперативно реагирующую на эти изменения, фирма всегда будет готова к решению новых бизнес-задач. Обеспечивая хранение актуальных данных о каждом сотруднике, модуль управление персоналом в Microsoft Dynamics AX поможет управлять структурой организации и составлять стратегические планы развития персонала с учетом стоящих бизнес-целей.

Модули управления персоналом представлены в Таблице № 8.

Таблица №8 «Управление персоналом».

Управление персоналом
Организационная структура	Поддержка иерархической, матричной и проектной структур организации. Визуальное представление структуры организации. Определение связей между подразделениями. Администрирование должностей и обязанностей сотрудников. Определение требований к ролям и рабочим заданиям. Учет отсутствия сотрудников на рабочем месте. Статистическое и графическое представление данных об отсутствии.
Подбор персонала	Управление подбором кадров. Автоматизация переписки с соискателями, интеграция с Microsoft Office Word. Автоматизация проведения собеседований, интеграция с Microsoft Office Outlook. Статистические обзоры процессов подбора кадров. Оценка соответствия кандидата предъявляемым требованиям.
Развитие персонала	Составление планов личного развития сотрудников, включая задания и сроки их выполнения. Хранение данных о квалификации сотрудников. Сопоставление фактических навыков с целевыми. Графические средства анализа областей некомпетентности. Анализ обратной связи от сотрудников путем анкетирования и построения отчетов. Администрирование курсов. Интеграция с корпоративным порталом.
Кадровый учет	Учет и хранение исторических данных о сотрудниках. Формирование штатного расписания и ведение истории его изменения. Движение кадров (проведение операций и формирование приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников). Продвижение по служебной лестнице (изменение должностных окладов и перевод на новую должность). Формирование графика отпусков. Унифицированные формы кадровой отчетности. Тесная интеграция с модулем "Расчеты с персоналом".

Организационная структура. Используя наглядные диаграммы с ориентацией на бизнес-функции, можно моделировать различные схемы организации с учетом прямой, проектной и матричной структуры. Любые изменения в организационной структуре легко и быстро будут отражаться на диаграммах, а вся история изменений сохраняется в базе данных.

Ключевые возможности:

1. Представление в наглядном виде структуры организации и штатных единиц.

2. Единая база данных о сотрудниках.

3. Разработка квалификационной сетки.

4. Поддержка линейной, матричной и проектной структур организаций.

Модуль «Управление персоналом» в Microsoft Dynamics AX предоставляет кадровой службе инструменты, необходимые для управления персоналом, структурой организации, наймом и обучением сотрудников. Имея в своем распоряжении структурированную и наглядную информацию, можно сосредоточиться на решении кадровых проблем вместо того, чтобы заниматься простым документированием.

Все сведения о сотрудниках вашей компании (резюме, контактная информация и т. п.) централизованно хранятся в общей базе данных, которая является единственной точкой сбора и хранения такой информации. В модуле также автоматизировано ведение личных дел сотрудников. Это значит, что когда нужно будет найти наиболее подходящего исполнителя для конкретного проекта или кандидата на новую должность, то на основании сведений, полученных из личных дел, вы сможете незамедлительно подобрать оптимальный вариант.

Подбор персонала. Наем новых сотрудников и перемещение персонала внутри организации происходят постоянно и требуют немалой рутинной работы. Модуль «Управление персоналом» в Microsoft Dynamics AX позволяет автоматизировать ее, так что останется лишь контролировать процесс с момента получения резюме, переписки и собеседований с различными менеджерами и до момента найма или отклонения кандидатуры. Изучайте опыт, накопленный за прошлые периоды, и выбирайте наиболее эффективные методы подбора персонала.

Одно из важнейших преимуществ системы состоит в том, что сотрудников можно подбирать для выполнения конкретных работ. Средства подбора специалистов необходимы организациям с линейной, матричной или проектной структурой. Инструменты, позволяющие проанализировать недостаток работников определенной квалификации, весьма важны в деловом планировании, причем как для самих работников, так и для руководства компании. Работникам они дают возможность выявить несоответствие между требованиями к той или иной должности и собственными способностями. А руководители с их помощью поймут, специалисты какой квалификации им нужны, чтобы ликвидировать разрыв между тем, чего компания желает достичь, и тем, чего она достичь способна.

Ключевые возможности:

1. Стандартный процесс обработки резюме кандидатов на вакантные должности.

2. Классификация и контроль корреспонденции.

3. Мониторинг встреч и телефонных звонков.

4. Поддержка переписки по электронной почте с интеграцией с Microsoft Office Word и Outlook.

5. Массовый набор сотрудников.

Развитие персонала. Модуль «Управление персоналом» предоставляет менеджерам по кадрам структурированную информацию, позволяющую им быстро определить текущий уровень сотрудника, идентифицировать его сильные и слабые стороны и построить для него план развития.

Ключевые возможности:

1. Графические инструменты сравнения уровня сотрудников с потребностями компании.

2. Структурированное описание навыков.

3. Стандартизация процесса повышения квалификации персонала.

4. Интеграция с Microsoft Office Outlook.

5. Обучение сотрудников.

6. Разработка планов развития персонала с учетом недостающих навыков.

7. Управление курсами обучения.

Управление квалификацией сотрудников означает возможность выявить знания и навыки конкретного сотрудника и сравнить их с потребностями организации. Можно создать квалификационную матрицу и выстроить процесс повышения квалификации персонала, включая интервью с сотрудниками, составление плана обучения, а также организацию мероприятий, которые обеспечат профессиональный рост сотрудников в соответствии со стратегией компании.

В Microsoft Dynamics AX реализована возможность управления как внутренними, так и внешними тренингами, если компания занимается обучением. Для каждого курса указываются время и место проведения, организатор, лектор и другие сведения. Столь же легко организовать регистрацию слушателей на курсы и выдачу свидетельств о прохождении обучения.

Система предоставляет данные о том, какое обучение сотрудник прошел или собирается пройти, какие критерии помогают правильно оценить его квалификацию и перспективы роста. Модуль «Анкеты», в частности, позволит оценить качество преподавания или содержание курсов, а также проконтролировать усвоение материала слушателями.

Кадровый учет. Модуль «Кадровый учет» в Microsoft Dynamics AX обеспечивает решение всех задач российского кадрового учета и управления штатным расписанием.

Ключевые возможности:

1. Учет персонального состава работников.

2. Движение кадров (проведение операций и формирование приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников).

3. Продвижение по служебной лестнице (изменение должностных окладов и перевод на новую должность).

4. Формирование штатного расписания и ведение истории его изменения.

5. Формирование графика отпусков сотрудников.

6. Учет и хранение исторических данных о сотруднике.

7. Возможность генерации унифицированных форм кадровой отчетности.

Все данные о сотрудниках компании: ФИО, табельный номер, информация об образовании, навыках и занимаемой должности, сведения личного характера, сведения о воинском учете, контактная информация и т. п., – централизованно хранятся в общей базе данных, которая является единственной точкой сбора и хранения информации этого рода. Модуль «Кадровый учет» обеспечивает учет и хранение исторических данных о сотрудниках, в том числе используемых при расчете зарплаты – сюда относятся сведения об образовании, опыте работы и знании языков, о проведенных аттестациях, повышении квалификации и переподготовках, информация о взысканиях и положенных льготах, а также приказы о перемещениях и изменениях сумм материального вознаграждения.

Для планирования отпусков персонала в системе предусмотрены средства построения графика, в соответствии с которым можно создать и напечатать приказ о предоставлении сотруднику отпуска. Информация из этого приказа отражается в форме «Отпуска» модуля «Расчеты с персоналом» и используется для корректного расчета суммы отпускных.

В модуле «Кадровый учет» в целях отражения кадровой структуры предприятия применяется штатное расписание. С помощью данной функции можно контролировать вакансии в компании и оперативно получать информацию о сотрудниках, занимающих те или иные должности. Элемент штатного расписания в системе Microsoft Dynamics AX — штатная единица, которая характеризуется уникальным сочетанием атрибутов «подразделение» и «должность». Штатная единица содержит также информацию о числе вакансий, о размерах должностных окладов и надбавок.