3.3. Рекомендации по усовершенствованию сэд Уфимского филиала фгп во ждт

Системы электронного документооборота, обеспечивающие документирование бизнес-процессов деятельности Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны Железнодорожного Транспорта отвечают основным требованиям, предъявляемым к СЭД в государственных корпорациях. Использование данных систем электронного документооборота выявляют плюсы и минусы программного обеспечения. Главный недостаток состоит в том, что комплекс систем электронного документооборота Уфимского отряда Ведомственной Охраны ЖДТ РФ является так называемым «зоопарком» (выражение программистов), т.е программные продукты используемые для документационного обеспечения деятельности не взаимодействуют между собой, который существенно снижает достоинства этих систем.

Достоинствами систем электронного документооборота Уфимского Отряда Ведомственной Охраны РЖД стало то, что они обеспечивают доступ с любого персонального компьютера локальной сети, даже если оператор Владивостока хочет узнать нахождение вагона в Мурманске, он получает данные одним щелчком мыши и тут же может распечатать накладную на груз.

СЭД является масштабируемой. Она обеспечивает доступ к базам данных хранящимся в системе электронного документооборота (загружается) в течение 10 – 15 секунд, доступ к электронной карточке документа, содержащий контекст, структуру документа, все действия совершенные с документом в ходе подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, идентификационные данные (метаданные) 25 - 30 секунд,

Время простоя систем электронного документооборота при сбоях и перезагрузке составляет 1- 2 часа, восстановление электронного документа из резервной копии происходит за1 час.

Минимизированы риски потери электронных документов, осуществляется не менее одной резервном копировании электронных документов не менее 1 копии, хранящихся в СЭД.

Большой объем базы данных для хранения электронных документов гарантирует хранение обрабатываемых в ФГП Ведомственной Охраны РЖД электронных документов за 5 лет.

Следующее важное достоинство: безопасность данных обеспечивается на высоком уровне. Коэффициент надежности СЭД не менее 0,95. Локальная компьютерная сеть компании ОАО «Российские Железные Дороги» защищена сетевым экраном. Доступ к базам данных возможен только авторизированному пользователю после ввода пароля. Защищенность от несанкционированного доступа в случаях, когда предусмотрена обработка служебной информации ограниченного доступа - не ниже класса 1Г

Разумеется, этими достоинствами преимущества СЭД Уфимского филиала ФГП Ведомственной Охраны Железнодорожного Транспорта не исчерпываются, тем более что они в основном созданы именно для нужд данного предприятия.

Следующий недостаток обусловлен тем, что нормативные требования к документам не изменили после внедрения СЭД, хотя, как известно, одной из главных задач СЭД является уменьшение время работы с документом и оптимизация расходов на документооборот. В результате все без исключения документы распечатываются и подшиваются в папки, что увеличило расходы на документирование.

АСУ СК ДОГ, электронная система контроля документации охраны грузов в подвижных составах и на станциях, должна автоматизировать управление технологическими процессами работы грузового железнодорожного транспорта, увеличить эффективность отдачи от использования инфраструктуры сети железнодорожных дорог. Использование технологии Lotus/ Notes в качестве платформы дает возможность интегрировать в данный программный продукт другие системы электронного документооборота. Но АСУ СК ДОГ не может работать совместно с электронной системой обеспечения документирования претензий о несохранных перевозках (ПД СНП). Так, для составления претензии вручную переносятся данные из системы управления запорно-пломбировочными устройствами в розыскной акт, чтобы выявить остановки, где предположительно совершено хищение.

Созданная и совместная работающая на распределенной территории с равным доступом к разделяемым данным система затрудняет ввод информации в базу данных. Так, возникла курьезная ситуация, когда названия некоторых станций были внесены с ошибками, и теперь вводить эти названия надо с теми же ошибкой, иначе система не распознает название. Для исправления ошибки надо писать докладную директору филиала, чтобы он, в свою очередь, написал докладную директору Куйбышевской железной дороги, а тот должен составить докладную в отдел АСУ холдинга ОАО «Российские Железные Дороги». Только так можно ликвидировать ошибки с внесением информации в базы данных.

Исходя из вышесказанного, мы выработали следующие предложения.

В идеальной системе электронного документооборота должен охватываться весь цикл документооборота организации, т.е. должны автоматически отслеживаться любые изменения в документах, с возможностью автоматического создания нужного отчета использую базу данных организации.

- Необходимо усилиями специалистов совместить программные продукты, используемые для документационного обеспечения деятельности, так как пока они не взаимодействуют между собой (например, АСУ СК ДОГ и ПД СНП и др.), что создает много сложностей в документообороте.

- Следует облегчить процесс ввода информации в базу данных, который пока затруднен и не дает возможности быстро вносить коррективы.

- Необходимо срочно изменить нормативные требования к документам, так ведение документации после внедрения СЭД «по старинке» сводит на нет многие ее преимущества.

Идеальная система электронного документооборота Уфимского филиала Ведомственной Охраны ЖДТ РФ:

- должна быть многопользовательской, так как треть персонала обеспечивающего работу сети железных дорог работает с документами (пока этого нет);

- она должна обеспечивать строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне Уфимского филиала Ведомственной Охраны ЖДТ РФ с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

- должна присутствовать всесторонняя интеграция документов на любом материальном носителе в документооборот предприятия.

Внедрение систем электронного документооборота в процессы обеспечения документирования работы железнодорожного транспорта способствует достижению главной цели деятельности холдинга ОАО «Российские железные дороги» оптимизации процессов производства. А именно повышения производительности труда железнодорожников и качества перевозочного процесса, исключению потерь времени, более рациональному использованию трудовых и материальных ресурсов.