Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Мониторинг от приложений к общей теории. Монография
.pdf
Третий подпроцесс второго процесса – «Обеспечить бухгалтерскую поддержку» (А23). На этот процесс поступает информация
об авансовых отчетах и о договорах, заключаемых организацией.
На выходе процесса получаем учетно-финансовую информацию о
предприятии.
Учетно-финансовая
Авансовые отчеты
Договора
Обеспечить
бухгалтерскую
поддержку
А23
информация
предприятия
Ðèñ. 2.3.9. Схема процесса А23
Следующий процесс – «Обеспечить правовую поддержку и
безопасность» (А24). На вход этого процесса поступает информация
о том, по каким документам необходимо осуществить юридическую помощь, а на выходе получаем проверенные юрисконсультом
документы.
Информация
о документах, которые
необходимо проверить
Обеспечить
правовую
поддержку
и безопасность
А24
Проверенные
документы
Ðèñ. 2.3.10. Схема процесса А24
Пятый процесс – «Обеспечить информационную поддержку»
(А25). Он получает информацию, необходимую для наполнения
сайта организации, а также создает аналитические отчеты, исходя
из информации о состоянии внешней среды.
Информация
для наполнения сайта
Информация
о состоянии
внешней среды
Обеспечить
информационную
поддержку
А25
Сайт организации
Аналитические отчеты
о состоянии внешней
среды предприятия
Ðèñ. 2.3.11. Схема процесса А25
121
Процесс «Обеспечить хозяйственную поддержку» (А26) в
виде заявок получает информацию о том, что необходимо приобрести для работы организации.
Заявки
на приобретение
товара
Обеспечить
хозяйственную
поддержку
А26
Отчет
о выполнении
заявок
Ðèñ. 2.3.12. Схема процесса А26
В третьем процессе пять подпроцессов. Это основные, «рабочие»
процессы девелоперской организации. Первый процесс – «Управление подготовкой инвестиционного проекта» (А31). В него поступает
информация от А25 – аналитические отчеты о состоянии внешней
среды предприятия, а также информация об объемах продаж от
процесса «Реализовать объект недвижимости» (А35). Эта информация поступает и во внешнюю среду.
Аналитические
отчеты о состоянии
внешней среды
А25
А35
предприятия
Информация
об объемах
продаж
Управлять
подготовкой
инвестиционного
проекта
А31
Пакет документов
Концепции
проектирования
122
Ðèñ. 2.3.13. Схема процесса А31
Реализовать
объект
недвижимости
А35
Информация
об объемах продаж
Ðèñ. 2.3.14. Схема процесса А35
А31, А12
Второй процесс – «Управлять процессом проектирования»
(А32). По каждому проекту он «издает» информацию об исполнении
графиков строительства, планов и сроков прохождения согласований и получения разрешений.
Управлять
процессом
проектирования
А32
Информация
об исполнении графиков
строительства, планов
и сроков прохождения
согласований и получения
разрешений
А12
Ðèñ. 2.3.15. Схема процесса А32
Процесс «Провести рекламную кампанию» (А33) производит
на выходе график, и отчеты рекламной кампании, и материалы
для информационного наполнения сайта.
График
Параметры
продаваемого объекта
А33
Провести
рекламную
кампанию
рекламной кампании
Отчет
о рекламной кампании
Материалы
для информационного
наполнения сайта
А12
А12
А25
Ðèñ. 2.3.16. Схема процесса А33
Процесс «Управлять процессом строительства» (А34) также
«генерирует» информацию об исполнении графиков строительства, планов и сроков прохождения согласований и получения
разрешений.
Управлять
процессом
строительства
А34
Информация
об исполнении графиков
строительства, планов
и сроков прохождения
согласований и получения
разрешений
Ðèñ. 2.3.17. Схема процесса А34
А12
123
Рассмотрев процессы организации, можно выделить два основных направления для автоматизации – работа с заявками и
работа с графиками.
Заявки являются основным механизмом взаимодействия между процессами организации. Но в реальной деятельности заявки
осуществляют взаимодействие отделов организации. Поэтому, для
того чтобы автоматизировать работу с заявками, необходима четкая организационная структура. На рис. 2.3.18 изображен пример
организационной структуры.
Должность 1.1
Должность 1.2
Должность 2.1
Должность N 1
Должность N 2
Ðèñ. 2.3.18. Пример организационной структуры
При подаче заявки указывается должность и данные подающего заявку, отдел, из которого исходит заявка и отдел, в который
она адресована. Заявки можно разбить на несколько типов и для
каждого из типов создать шаблоны. К таким типам можно отнести
заявки на приобретение товаров (рис. 2.3.19), заявки на информационное обслуживание (рис. 2.3.20). Заявки также позволяют вести
контроль показателей системы менеджмента качества. В качестве
показателя работы отдела, ответственного за выполнение заявки,
можно взять время выполнения заявки. На своем пути заявка проходит несколько этапов, за выполнение каждого из них ответственен
определенный отдел. Выполнение также можно контролировать
временем обработки заявки.
124
Второе преимущество системы заявок – анализируя заявки
на приобретение тех или иных товаров за определенный интервал
времени, можно давать прогноз будущих расходов предприятия.
Приказы руководства организации также могут рассматриваться как один из типов заявок. Для работы с приказами можно
использовать ту же систему, что и для работы с заявками. Эта
система называется системой электронного документооборота организации. Весь документооборот организации можно разделить
на два направления:
1. Внутренний документооборот – к нему относятся приказы,
заявки и т. п.
2. Внешний документооборот – к нему относятся договора,
письма и т. д.
Ðèñ. 2.3.19. Путь заявки на приобретение товара
Ðèñ. 2.3.20. Путь заявки на получение информации
125
Системы электронного документооборота (СЭД) – отдельная и
одна из самых важных частей информационных систем. Основной
функцией СЭД является обеспечение управляемости и прозрачности деятельности предприятия, а также накопление знаний и
управление ими. Эта функция отлично решает поставленные выше
задачи – задачи обработки заявок и их дальнейший анализ. Условно
можно выделить три группы СЭД.
1. Самостоятельные СЭД. Поставляются в виде отдельной
программы, обеспечивающей коллективную работу с документами. Такие СЭД предоставляют средства регистрации, хранения,
просмотра и поиска документов. Самостоятельные СЭД позволяют
осуществить простейший контроль путем просмотра информации о
состоянии документа: исполнитель, сроки, резолюции, документы
предприятия, с которым он связан и т. д. Небольшим предприятиям от системы электронного документооборота больше ничего
и не требуется. Но СЭД работает параллельно с бухгалтерскими,
управленческими и другими системами предприятия; данные переносят в СЭД с задержкой, что может стать причиной разного рода
ошибок и несоответствий, увеличит риск потери данных, ограничит
возможности использования самостоятельных СЭД.
2. СЭД в виде отдельных модулей к системам ERP или САПР.
Интеграция позволит снизить риск потери данных, обеспечит более
жесткий контроль доступа и внесения изменений в документы, предоставив возможность доступа к документации без использования
специализированных интерфейсов от ERP или САПР. Однако стоит
учесть, что интеграция системы – процесс сложный и не всегда
реализуемый.
3. СЭД как часть архитектуры системы комплексной автоматизации предприятия. Здесь функции СЭД «зашиты» в саму
систему управления. Совместное использование технологий комплексной автоматизации управления и документооборота сочетает
в себе их достоинства и недостатки [Моисеева. Открытые системы
¹ 10/2002].
СЭД обладают следующими основными свойствами: открытость, интеграция с прикладным программным обеспечением, разграничение доступа, наличие утилит просмотра документов разного
формата, поддержка различных клиентских программ.
126
Под открытостью СЭД принято понимать то, что все они построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются
открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или
совершенствовать уже имеющиеся.
В СЭД должны быть реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля доступа к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа
(набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД):
– полный контроль над документом;
– право редактировать, но не удалять документ;
– право создавать новые документы, но не редактировать
их;
– право аннотировать документ, но не редактировать его и не
создавать новые документы;
– право читать документ, но не редактировать его;
– полное отсутствие прав доступа к документу.
В состав СЭД могут входить утилиты для просмотра документов, которые распознают различные форматы файлов.
Степень эффективности использования СЭД определяется тем,
насколько документы устанавливают информационное наполнение
деятельности предприятия. При этом если в организации используются ERP-система и система CRM, то их придется интегрировать,
чтобы CRM имела ссылки на письма, договоры и прочие документы,
которые хранятся в СЭД. В некоторых случаях интеграция этих
систем еще более тесная – СЭД может служить интегрирующим
транспортом для передачи документов между системами, которые
их порождают, и системами, которые их потребляют, в случае,
когда прямая связь на уровне структурированных данных между
этими системами не нужна [Глинских, 2007].
Второе направление автоматизации – работа с графиками.
Можно выделить два типа графиков, с которыми ведется работа в
девелоперской организации:
1. График получения разрешительной документации, проек-
тирования и строительства.
2. График рекламы, продаж и маркетинга.
Каждый из этих графиков имеет свои показатели, которые
также можно использовать как показатели работы процесса. На
графиках указываются контрольные точки, в которых выполняется
127
проверка выполнения графика. Данные проверки – показатели работы процесса. Планы (работ) – это еще один тип графиков, работа
с которыми также может быть автоматизирована.
Приведенную выше концепцию информационной системы можно отнести к аддитивной, дополняющей человека. Здесь основная
задача – корректный сбор данных. Далее эта задача распадается
на подзадачи: сбор данных, правильное устройство и хранение,
вывод данных и их анализ, предоставление информации в таком
виде, который позволяет человеку легко принимать правильные
решения. В этом случае информационные потоки упорядочиваются.
Аддитивная концепция устойчива и эффективна при постоянно
меняющихся внешних и внутренних условиях [Румянцев, 2003].
Итак, в соответствии с процессами СМК была проведена
спецификация блоков ИАС. Основная трудность при построении
проекта ИАС на основе процессов СМК – выявление информационных потоков, циркулирующих внутри каждого процесса и между
процессами. Именно эти потоки и являются связующим звеном
процессов. Но при близком рассмотрении процессов возникает
задача автоматизации той деятельности, которая поддерживает
и совершенствует работу этих процессов. К такой деятельности
можно отнести работу с документами – внутренними и внешними,
которая обеспечивается системой электронного документооборота.
Это также программная поддержка составления и контроля выполнения графиков работ по различным направлениям. Эта часть
ИАС является поддерживающей. Но именно она позволяет собирать
данные, правильно их хранить, анализировать.
2.4. Экспертная подсистема мониторинга
потребительских предпочтений
при продажах недвижимости
Экспертную систему можно разбить на две части: внешнюю
и внутреннюю. Внутренняя часть системы направлена на автоматизацию процессов и их взаимосвязь внутри организации.
Внешняя часть – на взаимодействие с внешним потребителем
(см. рис. 2.4.1).
128
Сайт
организации
Запрос
Пользователи
Ðèñ. 2.4.1. Схема работы
сайта девелоперской
организации
Ответ
ИС
Данные, которые относятся к внутренней части, – это те данные, которые необходимы для поддержания работы организации.
Такие данные должны быть скрыты от внешних потребителей.
К ним относятся: бухгалтерские документы; информация обо всех
клиентах; полная информация о проектах; полная информация по
объектам недвижимости.
Данные, которые относятся к внешней части – данные, необходимые для привлечения клиентов и составления информации об
услугах, оказываемых организацией. К таким данным относится:
– частичная информация об объектах недвижимости;
– информация о новых проектах.
То есть внутренняя часть содержит данные в полном объеме, внешняя – часть данных, представленных в другом виде,
отличном от того, в котором они отображаются для сотрудников
(см. рис. 2.4.2). Это обусловлено тем, что клиенты организации
получают доступ к ограниченному набору функций. В частности,
изменить стоимость квартиры, добавить информацию клиент не
может. Такая информация и соответствующие возможности доступны только сотруднику организации.
129
Ðèñ. 2.4.2. Схема разделения данных
Однако клиенту может быть представлена возможность выбора
квартиры (в этом случае привлекаются возможности экспертной
системы), а также бронирования квартиры.
Если на сайте организации клиенту удалось выбрать подходящий вариант жилья, то можно реализовать возможность бронирования квартиры. Информация о том, что квартира отмечена для
бронирования, должна быть передана в базу данных организации.
Таким образом, получаем схему, показанную на рис. 2.4.3.
Отделу продаж девелоперской организации необходимо подобрать жилье клиенту в соответствии с указанными предпочтениями
или критериями. Для решения этой задачи предполагается использовать возможности экспертной системы. В случае, когда клиент
указывает на предпочтения, решение ищется с учетом ограничений
на суммарную стоимость. Должны быть указаны предпочтения
клиента, выраженные в баллах, и общая сумма, на которую рассчитывает клиент. Данная подзадача формализована как задача о
рюкзаке. В том случае, если таким образом решение не будет найдено, нужно произвести поиск решения, изменив начальные усло-
130
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]