Юрисдикционные документы. Учебное пособие

Тема 7. Организация делопроизводства. Документооборот

по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснитель- ная записка), личного состава и т.д.

Через канцелярию проходят не все внутренние доку- менты, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территори- ально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Учет объема документооборота

Под объемом документооборота понимают общее ко-

личество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период.

Учет объема документооборота организуется для уста- новления:

загрузки организации (учреждения), его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

потребности организации (учреждения) в организацион- ной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократ-

но обязательно учитываются все документы. Подсчет входя- щих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготов- ленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, где числитель – количе- ствоосновныхдокументов, знаменатель – количество копий.

Общие правила регистрации документов

Регистрация документа – запись учетных данных о до- кументе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа – это присвоение ему индекса и про- ставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной кар-

61

Юрисдикционные документы

точке. Целью регистрации является обеспечение учета, кон- троля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов являет- ся однократность. Каждый документ должен регистрировать- ся только один раз.

Входящие документы регистрируются в день поступле- ния, исходящие ивнутренние документы – в день подписания.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструк- ции по делопроизводству организации (учреждения) в при- ложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обес- печения. Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую докумен- тацию всей организации (учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на документы которого пе- речень распространяется.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; пере- чень структурных подразделений с их условными обозначе- ниями; номенклатура дел.

62

Тема 8. Формирование и текущее хранение дел. Порядок передачи дел в архив

Тема 8.

Формирование и текущее хранение дел. Порядок передачи дел в архив.

Формирование и оформление дел

Формирование дела – группирование исполненных до- кументов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систе- матизация документов внутри дела.

Основными нормативными документами, которыми не- обходимо пользоваться при организации работы по форми- рованию, оформлению и хранению дел, являются: «Основные правила работы ведомственных архивов», «Государственная система документационного обеспечения управления», «Ти- повая инструкция по делопроизводству в федеральных орга- нах исполнительно власти»1.

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть определен на основании указанных норматив- ных актов, изложен в инструкции по делопроизводству кон- кретной организации (учреждения). Этой инструкцией долж- ны руководствоваться работники организации (учреждения), ответственные за формирование и хранение дел.

Дела формируются и хранятся в структурных подразде- лениях организации (учреждения).

В структурных подразделениях выделяются лица, ответ- ственные за сохранность документов и формирование их в дела. Формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляется ведомственным архивом.

Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное дело в номенклатуре должна быть заве-

1 Приказ Министерства культуры Российской Федерации №536 от

08.11.2005.

63

Юрисдикционные документы

дена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка- регистратор. Обложка дела должна быть оформлена и содер- жать следующую информацию:

-наименование организации (полное или сокращенное, ес- ли оно официально закреплено), указывается непосредст- венная подчиненность;

-наименование структурного подразделения;

-индекс дела по номенклатуре (например, дело №06-03, где 06 – это индекс структурного подразделения, 03 – поряд- ковый номер дела в номенклатуре);

-заголовок дела (переносится на обложку из номенклатуры без изменений);

-срок хранения.

При формировании дел необходимо соблюдать сле- дующие требования:

-помещать в дело только исполненные документы, в соот- ветствии с заголовками дел;

-запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, за исключением экземпляров особо ценных документов;

-документы постоянного и временного хранения группи- ровать отдельно;

-включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

-каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифи- цированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документа- ции. Требования к оформлению документов».

-группировать в дело документы одного календарного го- да, исключение составляют – судебные дела, личные дела, переходящие дела;

-группировать в дело документы в зависимости от специфи- ки деятельности того или иного учреждения (например: до- кументы учебных заведений, которые формируются на учебный год, документы театров, характеризующие сцени- ческуюдеятельность, впределахтеатральногосезона и др.);

64

Тема 8. Формирование и текущее хранение дел. Порядок передачи дел в архив

-дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см, при наличии в деле нескольких томов (час- тей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом то- ме с добавлением «т. 1, т. 2» и т.д. Количество томов каждо- го дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Вдело помещаются документы, по своему содержанию соответствующие заголовку дела. Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической по- следовательности или их сочетании.

Организационно-распорядительные документы груп- пируются в дела по видам в хронологическом порядке с отно- сящимися к ним приложениями.

Организационно-правовые документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются в дела вместе с ними. Если они утвер- ждены в качестве самостоятельного документа, то их группи- руют в отдельное дело.

Приказы по основной деятельности формируют от- дельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу группируют в дела в соот- ветствии с установленными сроками хранения. Приказы по приему, увольнению группируются отдельно от приказов по командировкам и приказам по отпускам.

Документы в личных делах располагаются в хронологи- ческом порядке по мере поступления документа.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются валфавитном порядкев самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппиро- ванные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Приложения, объемом свыше 250 листов, состав- ляют отдельный том.

Переписка группируется за календарный год и система- тизируется в хронологической последовательности, документ- ответ помещается за документом-запросом.

65

Юрисдикционные документы

Правильная группировка документов в дела и их систе- матизация в деле, конечно, значительно облегчают работу с документами в текущей деятельности, проведение экспертизы ценности документов и подготовку документов к последую- щему хранению и использованию.

Организация оперативного хранения дел

С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования. Обеспечить со- хранность документов и дел должны руководители структур- ных подразделения организации (учреждения) и сотрудники, ответственные за делопроизводство.

Дела располагаются в вертикальном положении кореш- ками наружу, в запираемых шкафах, сейфах, что обеспечива- ет их сохранность и защиту от пыли и воздействия света.

В целях оперативного поиска документов дела распола- гаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долго- временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение го- да потребоваться работнику организации (учреждения). В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответст- венными лицами за их формирование и хранение. На их ме- сто закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

После делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта- заместитель, в которой указывается номер выданного дела,

66

Тема 8. Формирование и текущее хранение дел. Порядок передачи дел в архив

дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, подпись в по- лучении и приеме после возвращения документов. Дела вы- даются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем организации (учреждения). Изъятие документов из дел по требованию компетентных ор- ганов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих орга- нов, разрешения руководства. В этом случае обязательно со- ставляется акт об изъятии подлинника документа, а на его ме-

сто в дело подшивается заверенная копия.

67

Юрисдикционные документы

Практические задания

№1. В соответствии c ГПК РФ исковое заявление подается в суд в письменной форме. В заявлении должны быть указаны: 1) наименование суда, в который подается заявление; 2) наиме- нование истца, его место жительства или, если истцом является юридическое лицо, его место нахождения, а также наименова- ние представителя и его адрес, если заявление подается пред- ставителем; 3) наименование ответчика, его место жительства или, если ответчиком является юридическое лицо, его место нахождения; 4) обстоятельства, на которых истец основывает свое требование, и доказательства, подтверждающие изложен- ные истцом обстоятельства; 5) требование истца; 6) цена иска, если иск подлежит оценке; 7) перечень прилагаемых к заявле- нию документов. Заявление подписывается истцом или его представителем. К исковому заявлению, поданному представи- телем, должна быть приложена доверенность или иной доку- мент, удостоверяющий полномочия представителя.

Ниже приводится текст искового заявления, в кото- ром содержатся все требования вышеназванной статьи ГПК. Но насколько этично адвокату обращаться в суд с та- ким заявлением? Вправе ли судья, получивший такой до- кумент, отказать в его приеме, а если да, то по какому осно- ванию? Перепишите заявление, заменив бытовой язык на юридический. При составлении документа обратите вни- мание на дату, время, место составления заявления, а также личность и статус истца, правила подсудности и оплаты госпошлины.

Составьте исковое заявление от имени М. Сидоровой.

Исковое заявление

Уважаемые дяденьки и тетеньки из Кировского районного суда г. Саратова. Помогите мне ради Бога, заберите мои денежки у Петьки Косарева, который живет в 5-м доме на ул. Мясницкой, и отдайте мне обратно. Он, проклятый, одолжил у меня 10000 руб-

68

Практическиезадания

ликов, жене продуктов в больницу купить, обещал до 1 мая вернуть, а сейчас уже осень и кушать хочется. Это видели и подтвердят Маша Иванова, моя соседка из 5-й квартиры, и Петя Митрофанов из 7-й квартиры, а живем мы вместе в доме 135 по ул. Чапаевской. Моя квартира 6-я. Защитите сироту! Я сама неграмотная, только подписываться умею. Мне заявление соседская девочка Танечка на- писала. Она и марочку государственную за 10 рублей приклеила. Извините за помарки, это я его своей рукой переписала, но Танеч- кино заявление прилагаю, чтоб понятно было.

С уважением, Матрена Сидорова Дочь Петрова

Сирота Отечественной войны

15.01.2008.

№2. Составить доверенность на представителя.

№3. Составить договор.

№4. Составить дополнительное соглашение к договору или завещание.

69

Юрисдикционные документы

Тест

1.Документы, в зависимости от характера правовой ин- формации, подразделяются на:

а) нормативные документы; б) личные документы; в) ненормативные документы;

г) официальные документы; д) документы, фиксирующие юридические факты; е) деньги, ценные бумаги;

ж) документы, фиксирующие факты-доказательства.

2.Акт правоприменения состоит из следующих частей:

а) заключительная; б) вводная; в) основная;

г) описательная; д) решающая; е) мотивировочная; ж) резолютивная.

3.Перечислите типы правоприменения:

а) судебный; б) процессуальный;

в) административный; г) управленческий; д) финансовый.

4.Определите логические приемы, используемые при созда- нии документов:

а) определение; б) сравнение; в) установление; г) описание; д) обоснование.

5.Укажите отличительные свойства документа:

а) оригинальность; б) копийность;

70