Юрисдикционные документы. Учебное пособие

Тема 6. Делопроизводство: понятие, возникновение и развитие, государственное регулирование

РСФСР». Она послужила основой для разработки учреждения- ми РСФСР своих инструкций по делопроизводству. Особое ме- сто в истории советского делопроизводства занимает постанов- ление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР, поставившее задачу разра- ботки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Разработка ЕГСД поручалась ряду государственных ве- домств, в числе которых было Главное архивное управление, в рамках которого в 1966 г. был создан Всесоюзный научно иссле- довательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), главной целью которого сталаразработка ЕГСД.

8 мая 1964 г. Совет Министров РСФСР принял постанов- ление «Об увеличении выпуска средств механизации дело- производства и улучшении подготовки кадров по делопроиз- водству», на основании которого в Московском государствен- ном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводст- ва (ФГД), готовящий специалистов по документационному обеспечению управления.

В1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная систе- ма документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на всю управленче- скую документацию. Заметную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТЫ). Первые ГОСТЫ на организационно-распорядительную доку- ментацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г.: ГОСТ 6.38 – 72 «Система организационно-распорядительной документа- ции. Основные положения» и ГОСТ 6.39 – 72 «Система органи- зационно-распорядительной документации. Формуляр – обра- зец» (переутверждены в 1978 г.). В 1990 г. они были переработа- ны и объединены в ГОСТ 6.38 – 90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В70-е годы установлена единая терминология, приме-

няемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование тер- 51

Юрисдикционные документы

минов стало однозначным вследствие требований ГОСТ 16487 – 70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определе- ния». Он был переработан в 1983 г.

Внедрение в управление средств вычислительной тех- ники привело к необходимости придать юридическую силу документам на машинописном носителе, поэтому был разра- ботан и внедрен ГОСТ 6.10.4 – 84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средства- ми вычислительной техники».

Полный перечень унифицированных систем докумен- тации (УСД) дан в Общесоюзном классификаторе управлен- ческой документации (ОКУД). Например, Общесоюзный клас- сификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюз- ный классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др.

Развитие советского делопроизводства в 1970–80-е годы заложило основу для дальнейшего формирования современ- ного делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот пери- од, действуют и в настоящее время1.

Государственное регулирование делопроизводства в РФ

Законодательное регулирование делопроизводства.

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законода- тельное регулирование, стандартизация, разработка норма- тивных и нормативно-методических документов общегосу- дарственного действия.

Федеральный закон Российской Федерации «Об инфор- мации, защите информации и информационных технологиях» закрепил обязательность документирования информации, ус-

1 Быкова Т. Делопроизводство: Учебник. М.: МЦФЭР, 2006.

52

Тема 6. Делопроизводство: понятие, возникновение и развитие, государственное регулирование

тановил ряд терминов (информация, информатизация, инфор- мационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и ис- пользовании информационных технологий, установил обяза- тельность предоставления информации государственным ор- ганам. Федеральным законом «О бухгалтерском учете», за- креплено, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, и документального учета всех хозяйственных опе- раций, специальной статьей (ст. 9) определил правила пер- вичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Об обязательности документирования говорится и в дру- гих законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Россий- ской Федерации определил правовые основы не только деятель- ности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст.ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в пись- менной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого однимлицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу ин- формации (содержанию) документов и их оформлению, Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и уч- редительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст.ст. 185 и 186 определяют реквизиты та- кого документа, как доверенность; в ст. 878 определен форму- ляр чека и т.д.

Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку докумен- тирования их деятельности, правилам составления и оформ- ления ряда документов.

Статья 89 Закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» оп- ределяют обязанности обществ по хранению документов. За- кон установил обязательность хранения документов, обществ

53

Юрисдикционные документы

хождения их исполнительных органов. Общества отвечают за упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекоменда- циями архивных органов Российской Федерации.

Эта норма тесно связана с требованиями Основ законо- дательства Российской Федерации об Архивном фонде Рос- сийской Федерации и архивах, которые установили, что в Ар- хивный фонд Российской Федерации входят документы, на- ходящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении определенного срока должны пе- редаваться на хранения в государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами.

Закон «О языках народов Российской Федерации» (в ре- дакции от 11.12.2002 г.) (ст. 16) определяет обязательность веде- ния делопроизводства на территории Россиина русскомязыке1.

Законодательными актами Российской Федерации регу- лируются требования к документам, пересылаемым с помо- щью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факси- мильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, при- данию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. 3аконом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Таким образом, в действующем законодательстве содер- жатся обязательные для исполнения нормы, правила и требо- вания к документированию различных направлений деятель- ности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

1 Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Фе-

дерации» от 25.10.1991, №1807-1 // Российская газета, 14.12.2002.

54

Тема 6. Делопроизводство: понятие, возникновение и развитие, государственное регулирование

Методическое регулирование делопроизводства

Общее методическое руководство постановкой дело- производства в Российской Федерации, как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

В Положении «О Федеральном архивном агентстве», ут- вержденном постановлением Правительства Российской Фе- дерации от 17.06.2004 №290, к главным задачам Федерального архивного агентства России (Росархив) отнесены: оказание государственных услуг в области архивного дела; государст- венный учет документов Архивного фонда Российской Феде- рации, ведение Государственного реестра уникальных доку- ментов Архивного фонда Российской Федерации; обеспече- ние соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно- методические документы по организации делопроизводства долж-

ны быть в каждой организации. К ним относятся:

Государственная система документационного обеспече- ния управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;

Типовая инструкция по делопроизводству в министерст- вах и ведомствах Российской Федерации.

Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она включает как общий порядок подготовки и оформ- ления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола.

Вней обозначены процедура регистрации документов, по- строение поисковых систем для справочной работы, органи- зация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведе- ние экспертизы ценности документов, оформление дел, со- ставление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны фор- мы номенклатуры дел, акта о выделении документов к унич- тожению, описей и др.

55

Юрисдикционные документы

Тема 7.

Организация делопроизводства. Документооборот.

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной все операции по обработке доку- ментов сосредоточиваются (централизуются) в едином для все- го учреждения центре – канцелярии, общем отделе или у сек- ретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточе- ние делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них вы- полняется относительно однородный набор делопроизводст- венных операций. Не следует смешивать децентрализован- ную форму организации делопроизводства, при которой де- лопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организацион- ной структурой службы делопроизводства, имеющей специа- лизированные подразделения, – экспедиции, машбюро, кон- трольные группы и т.д. При смешанной форме операции вы- полняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно- информационное обслуживание, хранение документов, фор- мирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с уче- том размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в под- разделениях), а также в территориально разобщенных (распо- ложенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же уч- реждений и организаций используют смешанную форму ор- ганизации делопроизводства.

56

Тема 7. Организация делопроизводства. Документооборот

Наиболее рациональной формой организации отдель- ных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

-снизить стоимость делопроизводственных операций;

-улучшить организацию труда делопроизводственного пер- сонала и, в частности, внедрить его нормирование;

-обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работ- ников;

-использовать прогрессивные и производительные техниче- ские средства;

-обеспечить единство организационного и методического руководства.

Всовременных условиях полностью централизовать де- лопроизводственное обслуживание можно только в сравни- тельно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдель- ных функций делопроизводства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размноже- ние, методическое руководство делопроизводством.

Понятие «документооборот» и его развитие

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 1920-е годы. В трудах крупных специали- стов в области управленческого труда и делопроизводства, та- ких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др., были сформу- лировали основные положения организации документооборо- та, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов – распреде- ление документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

57

Юрисдикционные документы

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизвод- ства» установили единообразие понимания документооборо- та как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или от- правки». Утвержденная в 1988 году «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные по- ложения. Общие требования к документам и службам доку- ментационного обеспечения» уточнила понятие «документо- оборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполне- ния или отправки».

Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)

Организация работы с документами – организация до-

кументооборота, хранения и использования документов в те- кущей деятельности учреждения.

Документооборот является важным звеном в организа- ции делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве доку- ментооборот рассматривается как информационное обеспече- ние деятельности аппарата управления, его документирова- ния, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

-оперативное прохождение документа, с наименьшими за- тратами времени;

-максимальное сокращение инстанций прохождения доку- мента (каждое перемещение документа должно быть оп- равданным, необходимо исключить или ограничить воз- вратные перемещения документов);

58

Тема 7. Организация делопроизводства. Документооборот

-порядок прохождения и процесс обработки основных ви- дов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основ- ной организационный принцип службы делопроизводства – возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на маг- нитных носителях) в комплексе должны быть согласованы пу- тем соблюдения правил особенностей представления инфор- мации на каждом из носителей.

Организация документооборота – это правила, в соот- ветствии с которыми должно происходить движение доку- ментов. Организация документооборота объединяет всю по- следовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информаци- онного обеспечения управления. Четко организованный до- кументооборот ускоряет прохождение и исполнение доку- ментов в организации (учреждении).

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учрежде- нии) и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и доку- ментооборот уровня структурного подразделения. В центра- лизованный документооборот входит вся документация, под- лежащая централизованной регистрации. Документы, учиты- ваемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документа- цией, а документооборот уровня структурного подразделения – специализированной документацией, обеспечивающей ос-

59

Юрисдикционные документы

новные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В крупных организациях существует отдельное струк- турное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подраз- деление может называться по-разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функ- ции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

Выделяют три основных типа документов, состав- ляющих централизованный документооборот.

входящий – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соот- ветствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий до- кумент, или могут быть указаны непосредственно во входя- щем документе;

исходящий – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих до- кументов может требовать поступления входящих докумен- тов (например, запросы в другие организации);

внутренний – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (органи- зации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внут- ренним документам относятся организационно-правовые, ор- ганизационно-распорядительные документы. Самостоятель- ные группы внутреннего документооборота составляют про- токолы и акты, плановые и отчетные документы, документы

60