Экономическая информатика. Учебное пособие

Мастер последовательно запрашивает имена таблиц, используемых в запросе, перечень полей таблиц, а также некоторые дополнительные параметры и создает запрос на основе полученных ответов.

4.8. Создание отчетов

Отчет – это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. В отчете можно наглядно представить извлеченную из базы данных информацию, дополнив ее результатами анализа и вычислений. Отчет может быть создан на основе данных одной или нескольких взаимосвязанных таблиц или запросов. Средства MS Access позволяют создавать отчеты как в табличном виде, так и в свободной форме. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающийвыводвзаимосвязанныхданныхизмногихтаблиц.При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа. Перед началом конструирования отчета пользователь должен произвести подготовительную работу, в результате которой определяется требуемый макет отчета. В процессе конструирования формируется состав и содержание разделов отчета, а также размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц базы данных. Кроме того, оформляются заголовки, подписи реквизитов отчета, размещаются вычисляемые реквизиты. Средства конструированияотчетапозволяютгруппироватьданныепонескольким уровням. Для каждого уровня могут производиться вычисления итогов, определяться заголовки и примечания по каждой группировке. При формировании отчета могут производиться разнообразные вычисления.

Для улучшения восприятия информации в отчет могут добавляться объекты OLE, рисунки, линии ипрямоугольники.

Для создания отчета необходимо в окне базы данных

61

выбрать вкладку «Отчет», затем нажать кнопку «Создать», в появившемся диалоговом окне «Новый отчет» выбрать из списка подходящий способ создания отчета. Здесь же необходимо указать в качестве источника соответствующую таблицу или запрос (рис. 4.15), а далее нажать кнопку «OK».

Рис. 4.15. Создание отчета

Отчет может создаваться с помощью мастера или

врежиме конструктора отчетов. Достаточно часто сначала используется мастер отчетов, который позволяет быстро создать заготовку отчета, а затем заготовка дорабатывается

врежиме конструктора.

Использование мастера отчетов

Создание отчета с помощью мастера сводится к выбору возможных вариантов ответов на вопросы, касающиеся структуры, содержания и оформления отчета. Для запуска мастера следует открыть диалоговое окно «Новый отчет» и выбрать из списка «Мастер отчетов». Процесс создания отчета с помощью мастера включает несколько этапов.

62

Необходимо определить поля будущего отчета. Для этого необходимо в диалоговом окне «Создание отчетов» выбрать поля для отчетов из списка «Таблицы/Запросы», на основе которой создается отчет, затем с помощью кнопок , перенести из списка «Доступные поля» в список

«Выбранные поля» (рис. 4.16).

Рис. 4.16. Выбор полей для отчета

Необходимо определить, требуется ли группировка данных по какому-либо из полей. Поля, по которым будет осуществляться группировка, помещаются в верхней части правого списка в отдельной рамке и выделяются на экране синим цветом (рис. 4.17).

Следует задать порядок сортировки записей отчета

(рис. 4.18).

63

Рис. 4.17. Группировка данных

Рис. 4.18. Сортировка записей отчета

Если в отчете должны присутствовать итоговые поля, следует нажать кнопку «Итоги» и в появившемся диалого-

64

вом окне установить необходимые требуемые значения для вычисления (рис. 4.19).

Рис. 4.19. Диалоговое окно итогов

Затем нужно нажать кнопку «OK» для возврата в окно сортировки.

Необходимо определить вид макета отчета и ориента-

цию (рис. 4.20).

Необходимотакжеопределитьстильоформления(рис. 4.21).

На заключительном этапе нужно задать имя отчета и выбрать один из вариантов дальнейшей работы с отчетом.

65

Рис. 4.20. Выбор макета для отчета

Рис. 4.21. Выбор стиля для отчета

66

Использование режима конструктора отчетов

Модификация созданного ранее отчета осуществляется в окне соответствующего конструктора. Конструктор позволяет добавлять, перемещать, удалять и форматировать любые элементы управления отчетом. Также можно провести необходимые вычисления в отчете, выполнить группировку и сортировку данных.

Присозданииотчетаврежимеконструкторавокнеотображаются пустые разделы отчета, показанные на рис. 4.22.

Рис. 4.22. Окно разделов отчета

При разработке отчета разделы окна нужно заполнить элементами в соответствии с необходимым пользователю макетомотчета.Взаголовокпомещаетсятекст изшапкимакета отчета. В колонтитул обычно выносят заголовки, даты иномерастраниц.Приопределениисодержанияэтихразделов следует исходить из требований к оформлению отдель-

67

ных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц базы данных.

Конструктор отчетов во многом схож с конструктором форм. И в том, и в другом используется одна и та же панель элементов, поэтому редактирование отчета в конструкторе аналогично редактированию формы.

Контрольные вопросы

1.Что называют базой данных?

2.Что такое система управления базами данных?

3.Что представляет собой модель данных?

4.Какие модели данных вы знаете?

5.Что обозначает аббревиатура SQL?

6.В виде чего представлена информация в реляционных базах данных?

7.Что такое запись?

8.Что такое поле?

9.Что представляет собой первичный ключ?

10.С какой целью используются внешние ключи?

11.Что такое вторичный ключ?

12.С какой целью используются связи между таблицами?

13.Как обеспечить целостность данных в MSAccess?

14.Какие типы связей вы знаете?

15.Каково назначение схемы данных в MSAccess?

16.Как создать связь «многие ко многим» между двумя таблицами?

17.Для чего используется каскадное удаление?

18.Что означает тип данных «Счетчик»?

19.Как ограничить размер данных в текстовом поле?

20.Как сделать, чтобы поле было обязательным для заполнения?

21.Какие способы создания таблиц вы знаете?

22.Для чего служат параметры в запросе?

23.Какие типы запросов вы знаете?

68

24.В чем заключается различие между созданием запросов с использованием мастера и конструктора?

25.Какие условия должны быть соблюдены для создания связей между двумя таблицами?

26.Какие виды форм в MSAccess вам известны?

27.Как добавить календарь на форму?

28.Каково назначение многотабличных форм?

29.Как сделать, чтобы выпадающий список, находящийся на форме, содержал значения из связанной таблицы?

30.Каково назначение области примечания при создании отчета с помощью конструктора?

Библиографический список

1.Бекаревич Ю. Б. Самоучитель MS Access 2003 /

Ю. Б. Бекаревич, Н. В. Пушкина.– СПб.: Изд-во BHV, 2004.

2.Практикум по информатике / А. А. Землянский,

Г. А. Кретова, Ю. Р. Стратонович, Е. А. Яшкова; под ред. А. А. Землянского.– М.: КолосС, 2004.–384 с.

3.Основы информатики. Разработка отчетов [Элек-

трон. ресурс].– URL: http://inf8.gym5cheb.ru/p31aa1.html.

4.Основытеориипроектирования[Электрон.ресурс].– URL: http://www.oraclub.ru/osnovy-teorii-projektirovanija.

5.Разработка баз данных в среде Access [Электрон.

ресурс].– URL: http://miit.bsu.edu.ru/docs/inf/access/access05. htm.

69

5. КОМПЬЮТЕРНЫЙ ПРАКТИКУМ

Организационная часть

Вам, как работникам некоей фирмы, предстоит разработать структуру хранения документации, корпоративные стили и шаблоны документов, а также выполнить задания, связанные с созданием рабочей документации компании. Работу предлагается осуществлять группами по два человека.

Задание № 1. Организация структуры каталогов

Организуйте структуру каталогов, предназначенную для систематизации и хранения документов фирмы, финансового департамента (бухгалтерии или предприятия). Организацию каталогов целесообразно производить с группировкой по годам, отделам, если таковые имеются, и видам документации.

Структура каталогов должна иметь следующий вид:

−шаблоны;

−регламенты;

−отчеты;

−договоры;

−приказы;

−проекты.

Задание № 2. Создание логотипа, корпоративных стилей и шаблонов документов организации

Создайте логотип организации и разработайте корпоративные цвета и стили для оформления документов.

Перечень шаблонов, которые нужно создать, включает:

−общий шаблон;

−шаблон регламента;

−шаблон отчета;

70