Экономическая информатика. Учебное пособие

ловых связей между ними, т. е. совокупности сведений, которыми располагает пользователь или система) воспринимаемой стороной при приеме и интерпретации сообщения, степень снижения состояния неопределенности экономического субъекта, степень продвижения к цели.

Адекватность информации – это определенный уровень соответствия создаваемого с помощью полученной информации образа реальному объекту, процессу, явлению и т.п.

Полнота информации определяется применительно к управленческим функциям. Информация может быть неполной как по составу, так и по объему сведений. В любом случае дефицит информации приводит к невозможности выполнения функций управления в нужное время и в указанном месте в соответствующем виде.

Точность информации – это заданная степень приближения информации к истинному значению показателя. В практике управления определены необходимые уровни точности информации для различных уровней и функций управления, отдельных технико-экономических показателей. Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями.

Достоверность является вероятностной оценкой точности (безошибочности) информации, зависящей от используемых информационных технологий. Достоверность определяет допустимый уровень искажения как поступающей, так и результатной информации, при которой сохраняется эффективность функционирования системы.

Актуальность информации – это степень соответствия отражения реального состояния системы и объекта управления.

Своевременность информации характеризует временной интервал между возникновением потребности в информации и реализацией этой потребности.

11

Оперативность информации выражает «скорость» получения информации, отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

Виды экономической информации

Пофункциямуправленияэкономическаяинформация разделяется на:

−плановую;

−учетную;

−нормативно-справочную;

−отчетно-статистическую.

Плановая (директивная) информация включает в себя директивные значения планируемых и контролируемых показателей бизнес-планирования на некоторые периоды в будущем (месяц, квартал, год и т.д.). Например, план выпуска продукции в натуральном и стоимостном выражении, планируемыйспрос на продукцию и прибыль от еереализации.

Учетная информация отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени. На основании этой информации может быть скорректированаплановаяинформация,проведенанализдеятельности организации, приняты решения по более эффективному управлению. В качестве учетной информации выступает информация оперативного, бухгалтерского, финансового учета. Например, количество деталей данного наименования, изготовленных рабочим за смену (оперативный учет), зарплата рабочего за изготовление деталей (бухгалтерский учет), фактическая себестоимость изготовленной продукции (бухгалтерский и финансовый учет).

Нормативно-справочная информация содержит справочные и нормативные материалы, связанные с производственными отношениями и процессами. В общем объеме циркулирующей на фирме информации нормативно-спра- вочная составляет 50–60 %. Примеры нормативно-справоч-

12

ной информации: технологические нормативы изготовления деталей, стоимостные нормативы (расценки, тарифы, цены), справочные данные по поставщикам и потребителям продукции и т.д.

Отчетно-статистическаяинформацияотражаетрезуль- таты фактической деятельности фирмы для вышестоящих органов управления, органов государственной статистики, налоговой инспекции и т.д. Например, годовой бухгалтерский баланс.

Классификация экономической информации по уровням управления включает в себя входную и выходную.

Входная информация – информация, поступающая в фирму извне и используемая как первичная информация для реализации экономических и управленческих функций, а также задач управления.

Выходная информация – это информация, поступающая из одной системы в другую. Одна и та же информация может являться как входной для одного структурного подразделения, так и выходной для другого.

В рамках информационной системы любой организации мы имеем дело с документами и документооборотом. Выше отмечалось отличие между понятиями «информация» и «данные». Информацию связывают с содержанием сведений об объектах реального мира, а данные – с формой представления этих сведений в процессе их хранения и переработки. Движение информации в системе управления осуществляется в виде документов или сигналов.

Документ – информационное сообщение в бумажном, звуковом или электронном виде, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке.

Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.

13

Документ является основным носителем информации в информационной системе, состоит из логически связанных реквизитов. Форма (макет) документа определяет расположение и формат значений реквизитов.

Наиболее традиционным в информационной системе является деление документов на документы ручного заполнения и документы машинного заполнения с помощью средств вычислительной техники и программ.

Жизненный цикл документа – интервал времени от момента создания (ручным или машинным способом) до момента сдачи в архив или уничтожения. Между этими мо- ментамиосуществляетсядвижениедокумента–документо- оборот. Происходит обработка и использование документа для целей управления.

Всоответствии с содержанием операций обработки и схемой документооборота документы по отношению

кконкретной задаче делятся на первичные и производные, содержащие результаты обработки.

Взависимости от функции управления, для которой используются документы, различают нормативные, плановые, учетные, расчетные, аналитические и другие виды документов. По каждой функции управления или предметной области существует набор форм документов, в том числе унифицированных, которые обеспечивают сокращение многообразия форм документов для функций управления, использование минимально необходимого состава реквизитов в форме документа, соблюдение порядка размещения и форматов значений реквизитов в форме документа.

Контрольные вопросы

1.Что такое информатика?

2.Что представляет собой информация?

3.Что называют информационной системой?

4.Что такое экономическая информатика?

14

5.В чем состоит назначение информационной системы с точки зрения экономической информатики?

6.В чем состоят отличия понятия «информация» от понятий «данные» и «знания»?

7.Какие бывают виды знаний?

8.Что называют информационной потребностью?

9.Чтопредставляетсобойинформационноеобщество?

10.Вчемсостоитобъектэкономическойинформатики?

11.В чем состоят отличия экономической информатики от информатики?

12.Что называют экономической информацией?

13.Как вы можете охарактеризовать понятие экономической информации?

14.Какие свойства экономической информации вы

знаете?

15.Какие виды экономической информации выделяют исходя из функций управления?

16.Какие виды экономической информации выделяют исходя из уровней управления?

17.На какие группы подразделяются документы информационной системы?

18.Что называют жизненным циклом документа?

19.Что такое документооборот?

20.На какие виды делятся документы исходя из функций управления?

Библиографический список

1. Гнатышина Е. В. Технология формирования информационной культуры будущего специалиста в процессе самостоятельной работы: дис. … канд. пед. наук.– Челябинск, 2005.– 164 с.

2. Могилев А. В. Информатика: учеб. пособие / А. В. Могилев,Н. И. Пак,Е. К. Хеннер;подред.Е. К. Хенне-

ра.– 5-е изд., стер.– М.: Академия, 2007.– 840 с.

15

3.Хижа Г. С. Будущее России – создание информационного общества XXI // Информационное общество.– 2001.– № 2.– С. 44–47.

4.Экономическая информатика: учеб. / под ред. В. П. Косарева, Л. В. Еремина.– М.: Финансы и статистика, 2002.– 592 с.

16

2. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MS WORD КАК СРЕДСТВО ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ

2.1. Назначение текстовых редакторов

Текстовым редактором называется программное средство для создания и подготовки текстовых документов. Существует большое количество программных средств обработки текстовой информации, начиная от простых NotePad (Блокнот) или WordPad, входящих в состав операционной системы Windows, до сложных издательских систем.

При подготовке на компьютере различных сложных текстовых документов, содержащих таблицы, диаграммы, рисунки, таких как отчеты, договоры, регламенты, целесообразно использовать более совершенные чем NotePad или WordPad текстовые редакторы, называемые текстовыми процессорами.Дляизменениявнешнеговидадокументанеобходимо провести его форматирование. Форматирование – это преобразование, изменяющее форму представления документа. В начале работы над документом целесообразно задать параметры страницы: ее размер, ориентацию, размер полей и др.

Дальнейшее рассмотрение текстовых процессоров будем производить на примере MS Word, входящего в состав интегрированного пакета Microsoft Office. Среди всего разнообразиявозможностейпрограммыMSWordбудутрассмотрены те, что имеют отношение к представлению экономической информации в схематической форме и оформлению документов,напримердоговоров,регламентов,отчетовит.д.

2.2. Автофигуры

Автофигуры – это несложные графические объекты, которые удобно использовать в документах.

17

Для добавления в документ автофигур необходимо выполнить команду Вставка>Рисунок>Автофигуры. На рис. 2.1. представлен результат работы с автофигурами.

Рис. 2.1. Структурная схема холдинга, составленная с использованием автофигур

С помощью мыши можно перемещать автофигуры по документу, изменять их размер и форму, осуществлять поворот.

Некоторые автофигуры представляют собой выноски с текстом. В выноске содержится текст, который можно редактировать и который вводится в нее так же, как обычный текствдокументе.Помимоэтогодоступнавозможностьформатирования текста, расположенного внутри автофигуры.

2.3. WordArt

Объекты WordArt – это разнообразные фигуры в области текста. Их можно создать, написав любые слова и преобразовав в изгибы и разные части. Для работы с объектами WordArt необходимо выполнить команду Вставка>Рисунок>Объекты WordArt, выбрать подходящий стиль надписи и нажать «OK» (рис. 2.2).

18

Рис. 2.2. Коллекция WordArt

С использованием WordArt можно создать простейший логотип организации или красочный заголовок объяевления. Результат использования WordArt представлен на рис. 2.3.

Рис. 2.3 Пример объекта WordArt

19

2.4. Шаблоны и стили Понятия шаблона и стиля документа

Шаблон документа – это файл с расширением dot или dotx,вкоторомсодержатсянаборстилей,атакженастройки меню, панелей инструментов и сочетаний клавиш, элементы автотекста и макросы. Шаблон может также включать текст и таблицы, предназначенные для вставки в создаваемые на его основе документы.

Каждый документ MS Word связан с определенным шаблоном, который выбирается при его создании или присоединяетсякнемупозднее.Поумолчаниюновыедокументы MS Word основываются на шаблоне Normal.

Стиль – это именованный набор параметров форматирования,которыеможноприменитьквыбранномуфрагменту текста, абзацу, таблице, списку и т.д. Выделяют четыре вида стилей:

−стиль знака – содержит только параметры шрифта;

−стиль абзаца – содержит полный набор сведений, необходимых для форматирования абзаца, т. е. параметры абзаца и параметры шрифта;

−стиль таблицы – содержит информацию о границах таблицы, цветах текста ее элементов, заливке, выравнивании и шрифтах;

−стильсписка–содержитсведенияоформатировании маркированного или нумерованного списка.

Стили хранятся в файлах документов и шаблонов. При создании документа в него копируется набор стилей из того шаблона, на котором он основан. Форматируя документ, можно использовать стили, содержащиеся в нем, стили из шаблона, на котором основан документ, общих шаблонов

ивстроенные стили MS Word. Общие шаблоны не используются в качестве основы для конкретных документов, они загружаются автоматически при запуске программы или

вручную после ее запуска, после чего хранящиеся в них

20