Экономическая информатика. Учебное пособие

Абсолютная ссылка указывает на конкретную ячейку. При перемещении или копировании формулы такая ссылка не изменяется, поскольку она задает фиксированную позицию на листе. Признаком абсолютной ссылки является наличие двух знаков $ – перед именем столбца и перед номером строки, например: $A$5, $F$17, $G1.

В смешанных ссылках имеется один знак доллара. Если он стоит, например, перед именем столбца, то мы имеем абсолютную ссылку на столбец и относительную – на строку. Приведем пример смешанных ссылок: $A5, F$17, $G11.

Если формула содержит абсолютную ссылку, при копировании эта ссылка не изменяется. Ссылки такого типа часто применяются в формулах, содержащих константы. Поместив константу (значение ставки налога или величину кредитной ставки) в ячейку листа, ссылаться на нее в формуле можно с помощью абсолютной ссылки. При возникновении потребности в изменении константы достаточно отредактироватьоднуячейку,ивовсехссылающихсянанее формулах будет применяться новое значение.

ВMS Excel имеется возможность ссылаться на диапазон ячеек. Для указания диапазона используется символ двоеточие.

Вформулах MS Excel могут содержаться ссылки на ячейки других листов рабочей книги. Для того, чтобы указать, что ячейка относится к другому листу, необходимо

вадресе перед ее именем указать имя листа. В качестве разделителя служит символ восклицательный знак, например Лист1!A7.

Стандартные функции Excel

Все используемые в MS Excel функции в зависимости от их назначения делятся на десять категорий. Перечень этих категорий с указанием операций, которые выполняют относящиеся к ним функции, приведен ниже.

31

Финансовые. Вычисляют процентные ставки, ежемесячные отчисления, амортизационные отчисления.

Дата и время. Представляют в различных форматах день недели, время и дату.

Математические и тригонометрические. Предна-

значены для выполнения различных математических операций и т.д.

Статистические. Вычисляют средние значения, наибольшее и наименьшее числа в диапазоне, коэффициенты распределения Стьюдента, тестируют на предмет независимости выборок.

Ссылки и массивы. Вычисляют и возвращают значения из диапазона, создают гиперссылки.

Работа с базой данных. Выполняют различного рода анализ данных, находящихся в списках или базах данных.

Текстовые. Преобразуют регистр текста, обрезают символы правого и левого конца текстовой строки. Объединяют текстовые строки.

Логические. Вычисляют выражения и возвращают значения True и False, которые используются при выполнении другого действия или форматирования.

Информационные. Возвращают информацию о текущем статусе ячейки, объекта или среды.

Инженерные. Выполняют операции над комплексными переменными, преобразования из одной системы счисления в другую и т.д.

Кроме того, стоит отметить, что функции могут быть вложенными, т. е. служить аргументом другой функции. На-

пример, ЕСЛИ (А1<10; СУММ (F1: F10);0).

3.4. Средства форматирования

MS Excel содержит множество разнообразных средств оформления и повышения наглядности электронных таблиц. Они условно делятся на средства форматирования данныхячеекиоформлениявнешнеговидатаблиццеликом.

32

Форматирование и округление

ВMS Excel существуют средства форматирования

исредства округления. Не следует их путать. Форматирование изменяет лишь внешнее представление числа, не изменяя его значение, в то время как округление изменяет также

исамозначениечисла.Присозданииссылкинаячейкусотформатированным числом оно будет применяться в вычислениях в исходном виде независимо от его внешнего представления.

Эту особенность обязательно необходимо учитывать при выполнении вычислений, в особенности с денежными единицами.

Выравнивание содержимого ячеек

Рис. 3.2. Вкладка «Выравнивание» диалогового окна «Формат ячеек»

33

Помимо выравнивания содержимого ячеек, которое устанавливается автоматически для различных форматов данных, имеется возможность указания иного способа выравнивания. Способ выравнивания данных в ячейках определяется на вкладке «Выравнивание» диалогового окна «Формат ячеек», представленного на рис. 3.2.

Выравнивание может производиться как по горизонтали, так и по вертикали.

Ориентация текста

По умолчанию текст в ячейках располагается по горизонтали.Воспользовавшисьвкладкой«Выравнивание»окна «Формат ячеек», содержимое ячейки можно разместить под определенным углом. Угол поворота устанавливается путем ввода значения в поле «Градусов» или вращения стрелки. Это значение находится в диапазоне от –90° до 90°.

Если таблица хорошо оформлена, то с ней удобнее работать, так как она лучше воспринимается. Задание параметроввнешнеговидатаблицыназываютееформатированием.

Форматом называют совокупность параметров форматирования. К ним относятся высота строк, ширина столбцов, представление данных в ячейках, оформление границ ячеек и их фона и т.д. Изменение форматирования строк, столбцов и ячеек удобнее выполнять уже после ввода всех или большей части данных.

Понятие стиля

Ранее мы говорили только об отдельных видах форматирования. Часто возникает необходимость, чтобы многие документы, которые мы создаем, имели один и тот же набор форматов. Основные форматы можно связать в один набор, который называется пользовательским стилем или просто стилем.

Новый пользовательский стиль можно создавать на основе имеющегося стиля или созданного вручную набора

34

параметров форматирования. Для создания стиля необходимо открыть диалоговое окно «Стиль» (рис. 3.3.) и в выпадающем списке «Имя стиля» задать новое имя вашего стиля, нажав на кнопку «ОК».

Рис. 3.3. Создание пользовательского стиля

3.5. Графическое представление данных

Диаграмма – это средство представления табличных данных в графическом виде. Диаграммы позволяют удобно производить анализ и сравнение данных, проследить динамику изменения курса валюты, котировок акций и т.п.

В MS Excel можно создавать диаграммы различных видов: в виде гистограммы, столбиков, пирамид, конусов, цилиндров и т.д. Можно построить круговую, точечную, кольцевую, пузырьковую, лепестковую или поверхностную диаграмму.Кдиаграммеможнодобавитьтексты,заголовки, легенду и т.д. Диаграмма имеет связь с табличными данными, на основе которых построена, и при их изменении происходит автоматическое обновление диаграммы. Сводная диаграмма служит удобным средством графического отображения результатов, представленных в сводной таблице.

35

3.6.Макросы

Сцелью автоматизации периодически выполняемых задач в MS Excel имеется возможность написания и исполь- зованиямакросов.Макрос–этопоследовательностькоманд

ифункций, хранящаяся в модуле Visual Basic. Макросы можно сохранять и выполнять каждый раз, когда необходимо решить данную задачу.

При записи макроса MS Excel производит сохранение каждого действия пользователя. Последующий запуск макроса вызывает воспроизведение команд. Visual Basic хранит каждый записанный макрос в отдельном модуле, присоединенном к книге.

Макрос можно запустить, выбрав его из списка в диалоговомокне«Макрос».Дляавтоматизациизапускамакроса можно назначить ему определенную кнопку или сочетание клавиш, кнопку на панели инструментов или графический объект на листе.

После записи макроса код программы можно посмотреть в редакторе Visual Basic для исправления ошибок

ивнесения требуемых изменений в макрос.

Редактор Visual Basic разработан для упрощения написания и редактирования программ начинающими пользователями и предоставляет обширную оперативную справку, позволяет редактировать макросы, копировать их из одного модуля в другой, из других книг, переименовывать модули, хранящие макросы, и сами макросы.

MS Excel обеспечивает защиту от вирусов, которые могут передаваться макросами. Если макросы используются совместно с другими пользователями, они могут быть снабжены цифровой подписью, это позволяет пользователю проверить надежность источника макросов. Всякий раз при открытиикниги,содержащеймакросы,можнопроверитьих источник, прежде чем разрешить выполнение.

36

Контрольные вопросы

1.Скакойцельюиспользуютсяэлектронныетаблицы?

2.Что такое табличный процессор?

3.Что является основными структурными элементами электронной таблицы?

4.Какие задачи можно решать с помощью MS Excel?

5.На какие три типа можно разделить данные в MS

Excel?

6.Что такое функция в MS Excel?

7.Какие типы функций, имеющихся в MS Excel, вам известны?

8.С какого знака начинается ввод формулы в MS

Excel?

9.ПеречислитеформатычисловыхданныхвMSExcel.

10.Что называют ссылкой?

11.Какие типы ссылок вы знаете?

12.К какому типу ссылки относится «A$1»?

13.Для чего при обозначении ссылок используется символ $?

14.На какие категории делятся стандартные функции

вMS Excel?

15.В чем отличие форматирования от округления?

16.Каким образом можно поменять ориентацию текста в ячейке?

17.Каково назначение диаграмм в MS Excel?

18.Что такое макрос?

19.С какой целью используются макросы?

20.Какие меры предосторожности необходимо предпринимать при использовании макросов?

Библиографический список

1. Берлинер Э. М. Microsoft Office 2003 / Э. М. Берли-

нер, И. Б. Глазырина, Б. Э. Глазырин.– М.: ООО «Бином-

Пресс», 2004.– 576 с.

37

2.Блаттнер П. Использование Microsoft Office Excel 2003: Специальное издание: пер. с англ. / П. Блаттнер.– М.: Изд. дом «Вильямс», 2005.– 864 с.

3.Бондаренко С. Excel 2003: Популярный самоучи-

тель / С. Бондаренко, М. Бондаренко.– СПб.: Питер.– 2005.–

320с.

4.Кузьмин В. Microsoft Office Excel 2003: учеб. курс /

В. Кузьмин.– СПб.: Питер, 2004.– 496 с.

5.Серогодский В. В. Excel 2003: Эффективный самоучитель / В. В. Серогодский.– СПб.: Наука и техника, 2005.– 400 с.

6.Шитов В. Н. Excel. Единый справочник /В.Н. Ши-

тов.– М.: ГроссМедиа, 2005.– 512 с.

38

4. БАЗЫ ДАННЫХ. СУБД MSACCESS

4.1. Введение в базы данных

Под базой данных (БД) понимают совокупность данных, относящихся к некоторой предметной области, организованных определенным образом на материальном носителе, как правило, средствами системы управления базами данных (СУБД). СУБД является универсальным программным инструментом создания и обслуживания баз данных иприложенийпользователявсамыхразличныхпредметных областях. СУБД обеспечивает доступ к данным и использованиеоднихитехжеданныхразличнымизадачамииприложениями пользователей. СУБД поддерживаются различные модели данных. Модель данных – это принцип логической организации данных, используемый СУБД. Наиболее известными являются иерархическая, сетевая и реляционная модели. В СУБД для персональных компьютеров поддерживается преимущественно реляционная модель, которую отличает простота и единообразие представления данных простейшими двумерными таблицами. Реляционная модель обеспечивает возможность использования в разных СУБД операцийобработкиданных,имеющихединуюоснову–ал- гебру отношений (реляционную алгебру), и универсального языка структурированных запросов SQL (Structured Query Language).

Дальнейшее рассмотрение работы с реляционными базами данных произведем на примере СУБД MSAccess.

4.2. Основы создания таблиц

База данных организуется в соответствии с моделью данных, которая поддерживается в СУБД. В реляционной модели информация представляется в виде прямоугольных таблиц, каждая из которых состоит из строк и столбцов

39

и имеет имя, уникальное внутри базы данных. Таблица от- ражаетобъектреальногомира–сущность,акаждаяеестро- ка отражает один конкретный экземпляр объекта – экземплярсущности.Каждыйстолбецтаблицыимеетуникальное для данной таблицы имя. Располагаются столбцы в соответствии с порядком следования их имен, принятым при создании таблицы. Столбцы таблицы называются полями (или доменами), строки – записями (или кортежами) (рис. 4.1).

Запись 1 Запись 2

…

Запись m

Рис. 4.1. Структура таблицы реляционной базы данных

В отличие от столбцов строки не имеют имен, порядок их следования в таблице не определен, а число – логически не ограничено. Так как строки в таблице не упорядочены, невозможно выбрать строку по ее позиции. Номер не характеризует ее, так как его значение изменяется при удалении строк из таблицы. Логически не существует первой и последней строк. Записи не должны повторяться внутри реляционной таблицы и соответственно должны иметь уникальный идентификатор – первичный ключ.

Первичным ключом (или просто ключом таблицы) называется одно или несколько полей, однозначно определяющих каждую запись. Если первичный ключ состоит из одногополя,онявляетсяпростым,еслиизнескольких– составным. Кроме первичного ключа в таблице могут существовать и вторичные ключи. Вторичный ключ – это поле, значения которого могут повторяться в разных записях, т. е. он не является уникальным. Вторичные ключи играют роль поисковых или группировочных признаков (по значению вторичного ключа можно найти несколько записей). Связи

40