Экономическая информатика. Учебное пособие

Рис. 4.7. Фрагмент диалогового окна конструктора форм

Рис. 4.8. Диалоговое окно свойств формы

51

Если линейки не выводятся на экран, нужно установить курсор на серую фоновую область справа от формы. Заметим, что выделить целиком форму можно также, выполнив команду Правка>Выделить форму.

Свойства формы отображаются в диалоговом окне «Форма», где для каждого свойства и его значения отводится строка.

Режимы представления формы

Каждая форма MSAccess может быть представлена:

−в окне конструктора;

−в режиме формы;

−в режиме таблицы;

−в режиме предварительного просмотра. Переключениемеждупервымитремяспособамипред-

ставленияформыосуществляетсяпосредствомсоответствующихкоманд меню«Вид»или спомощьюкнопки «Вид»на панели инструментов. Переход к режиму предварительного просмотра осуществляется посредством команды «Файл» – «Предварительный просмотр» или с помощью одноименной кнопки на панели инструментов.

При работе с формой в окне конструктора можно создавать или редактировать макет формы. Данные БД в этом окне не отображаются.

Режим формы используется для добавления, изменения или просмотра данных в БД.

В режиме таблицы форма напоминает обычное представление таблицы, лежащей в основе формы.

Режим предварительного просмотра используется, чтобы оценить, как будет выглядеть форма при печати.

Создание однотабличной формы

Для создания однотабличной формы определяются требования к форме и далее проектируется макет экранной формы с размещением в нем полей таблицы и других эле-

52

ментов. В соответствии с макетом нужно осуществить конструирование экранной формы средствами MSAccess.

При конструировании однотабличной формы выбирается таблица БД, на основе которой создается форма. Такая форма является присоединенной, она получает данные из базового источника записей, которым является таблица. В процессе создания формы выбираются поля таблицы, которые должны быть представлены в форме, осуществляется их размещение в макете формы, создаются вычисляемые поля и графические элементы: кнопки, выключатели, элементы оформления, поясняющий текст и рисунки. Для настройкиразличныхэлементовформыиспользуетсятиповой набор их свойств.

Способы построения однотабличной формы

Создание однотабличной формы можно осуществить средствами «Мастера форм», позволяющего пользователю задать поля, которые нужно включать в форму, и выбрать стиль ее оформления.

Кроме этого режима, форма на основе одной таблицы можетбытьлегкосозданавыборомодногоизрежимовавтоформ. Автоформы табличная и ленточная являются многозаписевымииразмещаютвсеполяводнойстроке,чтоудобно для ввода данных из простых справочников, имеющих только табличную часть. Форма в столбец является однозаписевой, ее целесообразно использовать в случаях, когда втаблицеестьполясданными,требующимибольшогоокна для отображения (поле Memo, картинки или фотографии).

Команды автоформы создают для заданной таблицыисточника форму, не вступая в диалог с пользователем, и выводят сразу на экран готовую для работы форму.

Форма, созданная мастером, так же как и форма, созданная любой командой «Автоформа», может быть после создания отредактирована в соответствии с требованиями пользователя в режиме конструктора форм.

53

Разработка многотабличной формы

Многотабличная (составная) форма обычно применяется для отображения информации из нескольких взаимосвязанных таблиц. Она состоит из основной части (главной формы) и одной или нескольких подчиненных форм. Подчиненныеформыиспользуютсядляпросмотраиредактирования данных из таблиц с типом связи «один ко многим».

Многотабличная форма может быть создана в окне конструктора или с помощью мастера форм. Использование мастера – наиболее простой способ. Но можно также самостоятельноразработатьвсенеобходимыеподчиненныеформы в конструкторе форм, после чего их вставить их в главную форму. Для вставки подчиненной формы в главную следует открыть главную форму в окне конструктора, затем перейти в окно базы данных и перетащить подчиненную форму из списка форм в окне базы данных главную форму.

Процесс создания многотабличной формы с помощью мастера включает несколько этапов.

На первом этапе последовательно выбирают таблицы базыданных,атакжеполяэтихтаблиц,включаемыевформу.

На втором этапе в области «Выберите тип представления данных» указывается таблица, которая является источником данных основной части формы. Здесь же выбирается один из возможных типов подключения другой формы:

−подчиненные формы – для непосредственного включения подчиненной формы в главную;

−связанные формы – для включения в главную форму кнопки, вызывающей связанную форму.

Выбор типа подключения формы возможен только

втом случае, если таблица – источник основной части формы – является главной по отношению к другой таблице, выбраннойдлявключениявформу.Впротивномслучаесоздается одиночная форма.

На третьем шаге указывают внешний вид подчинен-

ной или связанной формы (табличный или ленточный).

54

Начетвертомшагевыбираютстильоформленияформы. На заключительном шаге задаются имена форм и выбирается один из вариантов дальнейшей работы: изменение макета формы или открытие формы для просмотра и выво-

да данных.

4.7. Запросы

Запрос – это объект, который создается пользователем ипозволяетполучитьнужныеданныеизоднойилинескольких таблиц и представить выбранные данные также в виде таблицы. Запрос может формироваться двумя способами:

−с помощью запросов по образцу – QBE (Query By Example);

−с помощью инструкций языка структурированных запросов SQL (Structured Query Language), т. е. специализи-

рованного языка, предназначенного для организации запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных.

Практически все типы запросов в MS Access можно создать визуально. Исключение составляют сквозные запросы (SQL-pass-through), т. е. запросы из других приложений, запросы на изменение структуры данных и запросы объединения.

Визуально можно построить запросы добавления, удаления, обновления и создания таблиц.

Отметимтакже,чтооднойизнаиболеесильныхсторон MSAccess являются фильтры, которые строятся с помощью запросов или посредством установки критериев. Для облегчения этой задачи используют параметрические запросы.

ВMSAccessможносоздатьследующиевидызапросов:

−запрос на выборку, т. е. выбирающий данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. В результате получают таблицу, существующую до закрытия запроса. Таблицу с результатами запроса можно использовать для работы

сданными таблиц, на которых построен запрос;

55

−запрос на создание таблицы, основанный на запросе на выборку, но в отличие от последнего результат этого запроса сохраняется в новой таблице;

−запросы на обновление, добавление, удаление, являющиесязапросамидействия,врезультатевыполнениякоторых изменяются данные в таблицах.

Основы конструирования запросов

Основные принципы конструирования запроса заложены в технике конструирования запроса на выборку, являющегося основой всех видов запросов.

Запрос на выборку позволяет достаточно просто выбрать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. Результаты запроса отображаются в виде таблицы.

При конструировании запроса достаточно выделить и переместить необходимые поля из таблиц, представленных в схеме данных запроса, в бланк запроса и ввести условия отбора записей.

Результаты выполнения запроса выводятся в режиме таблицы. Несмотря на то, что поля результирующей таблицы принадлежат, как правило, нескольким таблицам базы данных, с ними можно работать так, как если бы они принадлежали одной таблице. Можно также менять данные в таблице результатов запроса на выборку, при этом сделанные изменения будут внесены в базовые таблицы.

Создание запроса в режиме конструктора

Для создания запроса в окне базы данных надо выбрать закладку «Запрос» и нажать кнопку «Создать». В открывшемся окне следует выбрать «Создание запроса в режиме конструктора» (рис. 4.9).

Вокне «Добавление таблицы» выбрать используемые

взапросетаблицыинажатькнопку«Добавить».Затем,нажав кнопку «Закрыть», выйти из окна «Добавление таблицы».

56

Рис. 4.9. Выбор режима создания запроса

Рис. 4.10. Создание запроса в режиме конструктора

Окно конструктора запросов разделено на две панели (рис. 4.10). Верхняя панель содержит схему данных запро-

57

са, включающую в себя выбранные для данного запроса таблицы, которые представлены списками полей. Нижняя панель является бланком запроса по образцу (QBE), который нужно заполнить.

При заполнении бланка запроса необходимо:

−в строку «Поле» поместить имена полей, используемых в запросе;

−в строке «Вывод на экран» отметить поля, которые должны быть включены в таблицу с результатом выполнения запроса;

−встроке«Условиеотбора»задатьусловияотборазаписей;

−в строке «Сортировка» выбрать порядок сортировки записей в результирующей таблице.

Каждый столбец бланка запроса соответствует одному из полей таблиц. Кроме того, здесь может размещаться вычисляемое поле, значение которого рассчитывается на основе значений других полей.

Вычисляемые поля

Вычисления производятся при каждом выполнении запроса с использованием текущих значений полей. Вычисляемое поле создается с помощью выражения, которое вводится в бланк запроса в пустую ячейку строки «Поле» или создается с помощью построителя выражений. Построитель выражений помогает создать нужное выражение путем последовательного добавления полей таблиц (запросов), функций, констант и операторов, выбираемых из расположенныхвнижнейчастиокнапостроителясписков.Для вызова построителя следует нажать кнопку на панели инструментов. Имя вычисляемого поля указывается перед выражениемиотделяетсяотнегодвоеточием(рис.4.11).Обратите внимание, что имена полей «Цена» и «Количество» заключены в квадратные скобки, «Стоимость» становится заголовком столбца в таблице с результатами выполнения запроса.

58

Рис. 4.11. Создание вычисляемого поля

Если необходимо указать поле в конкретной таблице, то перед его именем ставится имя таблицы, также заключенноевквадратныескобкииотделенноевосклицательным знаком (рис. 4.12 и 4.13).

Рис. 4.12. Построитель выражений

59

Рис. 4.13. Построитель выражений

Создание запроса с помощью мастера

Простейшие запросы стандартных типов могут быть созданы с помощью мастеров (рис. 4.14).

Рис. 4.14. Создание запроса с помощью мастера

60