Экономическая информатика. Учебное пособие

стили становятся доступными во всех открываемых в программе документах.

Текстовый процессор MS Word дает возможность не только изменять, переименовывать и удалять стили, содержащиеся в документе или шаблоне, но и создавать в нем новые стили. Кроме того, имеется возможность копирования стилей из одного файла в другой, в том числе из шаблона в шаблон, из шаблона в документ, из документа в шаблон и из документа в документ.

Создание документа на основе шаблона

Создание документа на основе шаблона осуществляется посредством команды Файл > Создать. В открывшейся области задач «Создание документа» и в области «Шаблоны» щелкните на ссылке «На моем компьютере». MS Word покажет диалоговое окно «Шаблоны», представленное на рис. 2.4.

В MSWord имеется большой выбор шаблонов для создания разнообразных документов.

Рис. 2.4. Выбор шаблона для создания нового документа

21

Помимо шаблонов в диалоговом окне «Шаблоны» представлены автоматизированные мастера, предназначенные для создания стандартных документов с помощью серии диалоговых окон, где можно выбрать разные варианты оформления документа и ввести сведения для заполнения его основных полей.

Встроенные стили

В MS Word определен ряд встроенных стилей и сочетаний клавиш для их применения. Эти стили и сочетания клавишдоступнывлюбомдокументеMSWord,если только они не переопределены в самом документе или шаблоне, на котором он основан.

Кроме того, существуют стили для заголовков различных уровней, для различных видов списков, для таблиц с разнообразным оформлением, для основного текста разного формата, для колонтитулов, номеров строк, страниц и т. д. Существуют также специализированные стили, которые служат для форматирования сносок, примечаний, оглавления, предметных указателей и т.д.

Создание шаблона

В случае если структура документов, с которыми вы работаете, похожа, и все они однотипны, можно ограничиться переопределением нескольких стандартных стилей, т. е. задать собственное оформление заголовков, основного текста и списков с сохранением стандартных названий этих стилей.

Самый простой способ создания шаблона заключается с следующем: необходимо сначала создать новый документ произвольным образом, затем щелкнуть на кнопке «Сохранить»ивдиалоговомокнесохраненияфайлавыбратьвсписке «Тип документа» установку «Шаблон документа» (*.dot или *.dotx), вывести для шаблона имя, например, «Шаблон приказа.dot» и выбрать папку для сохранения шаблона.

22

Присоединение шаблона к документу. Для присо-

единения созданного шаблона к документу необходимо выполнить команду Сервис > Шаблоны и надстройки, чтобы открыть одноименное диалоговое окно, показанное на рис. 2.5. Выбранная в данном окне по умолчанию вкладка «Шаблоны» предназначена для работы с шаблонами.

Рис. 2.5. Диалоговое окно «Шаблоны и надстройки»

На вкладке «Шаблоны» имеется возможность задать два вида шаблонов: шаблон документа и общие шаблоны. Последние используются при работе со всеми документами, открываемыми в MS Word. Для того чтобы включить шаблонвсписокобщихшаблоновпрограммы,следуетщелкнуть на кнопке «Добавить» в области «Общие шаблоны

23

и надстройки» и указать файл нужного шаблона в открывшемся диалоговом окне «Добавление шаблона».

Шаблон,связанныйсконкретнымдокументом,задается в поле «Шаблон документа». По умолчанию там указан шаблон Normal. Для того чтобы присоединить к документу другой шаблон, необходимо кликнуть по кнопке «Присоединить» и выбрать его в диалоговом окне «Присоединение шаблона».ИмяNormalбудетзамененополнымименемфайла шаблона.

Обратите внимание на флаг «Автоматически обновлять стили». Он позволяет изменить стиль и затем применить изменения ко всем документам, созданным на основе этого шаблона.

Функция автоматического обновления стилей не только позволяет согласовывать форматирование однотипных документов, но и облегчает совместную работу над документами.

Изменение стилей в документе и шаблоне

Вдокументах MS Word можно создавать новые стили, изменять имеющиеся, переименовывать и удалять их. Операции со стилями удобнее всего выполнять в области задач «Стили и форматирование».

Чтобы изменить формат стиля, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на имени стиля или левой кнопкой мыши по стрелке возле имени стиля, например, «Заголовок 1» и выбрать команду «Изменить». В открывшемся диалоговом окне «Изменение стиля» (рис. 2.6.) нужно задать необходимые параметры форматирования.

Вдиалоговом окне «Изменение стиля» имеется флаг «Обновлять автоматически». Если установить его для определенного стиля, то любое изменение форматирования фрагмента текста, имеющего данный стиль, будет трактоваться программой как изменение стиля.

24

Рис. 2.6. Диалоговое окно «Изменение стиля»

Контрольные вопросы

1.Какие программы для работы с текстовой информацией вы знаете?

2.В чем заключаются отличия текстовых редакторов от текстовых процессоров?

3.В чем заключается форматирование?

4.С какой целью можно использовать автофигуры?

25

5.С какой целью можно использовать объекты

WordArt?

6.Что такое шаблон документа?

7.В каких случаях целесообразно использовать ша-

блоны?

8.Каким образом можно создать шаблон?

9.Что такое стиль?

10.Какие типы стилей существуют?

11.С какой целью используются стили?

12.Каким образом можно произвести изменение стиля?

13.Для чего используются встроенные стили?

14.Как присоединить шаблон к существующему документу?

15.Каково назначение флага «Автоматически обновлять стили»?

16.Каково назначение общих шаблонов?

17.Какие файлы имеют расширение dot или dotx?

Библиографический список

1.Cамоучитель MS Word [Электрон. ресурс].– URL: http://www.taurion.ru/word/24/4.

2.Объекты WordArt [Электрон. ресурс].– URL: http:// rabota-v-word.ru/obekty-wordart/.

3.Стили и шаблоны [Электрон. ресурс].– URL: http:// yuschikev.narod.ru/Teoria/Word2003/Word10.html.

26

3. ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР MS EXCEL КАК СРЕДСТВО ОБРАБОТКИ И ВИЗУАЛИЗАЦИИ

ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

3.1. Назначение и сферы применения табличных процессоров

Решение многих задач экономического характера требует большого количества сложных расчетов, а также серьезнойаналитическойобработкиэкономическойинформации.Сэтойцельюиспользуетсякласспрограмм,именуемый электронными таблицами. Электронные таблицы находят свое применение в тех сферах человеческой деятельности, где информация может быть представлена в форме прямоугольных таблиц. Особое значение использование электронных таблиц имеет в профессиональной экономической, бухгалтерской, финансовой деятельности.

Наиболее развитые в плане функционала программы, основанныена использовании электронных таблиц, называются табличными процессорами.

Основными структурными элементами электронной таблицы являются строки и столбцы, на их пересечении образуются ячейки. Одной из особенностей электронных таблиц является возможность производить расчеты на основе данных, содержащихся в ячейках. Кроме того, с целью повышения наглядности табличных данных на их основе могут быть построены диаграммы и графики.

Дальнейшеерассмотрениетабличныхпроцессоровбудем производить на основе программы Microsoft Excel.

При помощи MS Excel можно разрабатывать бланки, отчеты,ведомости;выполнятьвычисленияразличнойсложности; строить диаграммы и графики на основе табличных данных; решать сложные математические и финансовые задачи.

27

3.2. Структура электронной таблицы, типы содержимого и форматы ячеек

Документы MS Excel называются рабочими книгами. Рабочие книги представлены в виде файлов с расширением XLS или XLSX. Рабочие книги содержат листы, каждый из которых представляет собой электронную таблицу. Основным элементом электронных таблиц являются ячейки. Ячейки образуются на пересечении строк и столбцов таблицы. Ячейки содержат данные различных типов: текстовые, числовые, формулы и др. При изменении содержимого ячеек, от которых зависят другие данные, происходит их автоматическое изменение.

Строки и столбцы электронной таблицы имеют заголовки. Заголовки столбцов обозначаются латинскими буквами, заголовки строк – числами.

Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, который состоит из наименования столбца и номера строки, напри-

мерA7, B28, H63.

Условно все данные в MS Excel можно разделить на три типа: текстовые, числовые и формулы. Ввод формул начинается со знака =. Числовые данные или формулы, которые MS Excel должен воспринимать как текст, должны начинаться с символа ‘ (апостроф).

Исходя из специфики MS Excel, основными являются числовые данные. В MS Excel существуют следующие форматы числовых данных.

«Общий» используется в MS Excel по умолчанию. Изменяется автоматически, если в ячейку были введены данные в одном из других форматов.

«Числовой» используется в MS Excel для отображения целых чисел и десятичных дробей. Для этого формата можно устанавливать количество отображаемых на экране знаков после запятой.

«Денежный» используется для отображения валюты.

28

Имеется возможность указания обозначения используемой валюты и количества знаков после запятой.

«Финансовый» используется для отображения валюты. Для этого формата можно установить количество выводимых на экран знаков после запятой, а также тип используемойвалюты.Отличаетсяотпредыдущегоформататипом выравнивания в ячейке и отсутствием возможности использовать отрицательные числа.

«Дата» используется для отображения даты. Имеется возможность установки формата вывода даты.

«Время» используется для отображения времени. Имеется возможность установить формат вывода времени.

«Процентный» используется для отображения процентов.

«Дробный» используется для отображения простых дробей. Имеется возможность установить точность вывода числа на экран.

«Экспоненциальный» используетсядляотображения чисел в экспоненциальном виде.

Кроме числовых форматов, имеются и другие. «Текстовый» используется для отображения тексто-

вых данных.

«Дополнительный» используется для отображения почтовых индексов, номеров телефона и т.д.

3.3.Формулы и функции

Вкачестве средства обработки данных, содержащихся

вэлектронных таблицах, выступают формулы. С их помощью можно производить арифметические действия, сравнивать, производить над ними другие операции. MS Excel предлагает большое количество встроенных функций, которые можно использовать в формулах.

29

Формулы

Формула представляет собой выражение, определяющее расчеты и выполняющее логические сравнения, которые нужно произвести на рабочем листе. Формула может содержать числовые и текстовые данные, ссылки на другие ячейки, знаки математических и логических операций, скобки, а также обращения к функциям.

Для получения результата работы формулы необходимо нажать клавишу «Enter», после чего он появится в ячейке. Однако фактическим содержимым ячейки после вычислениярезультатаявляетсяформула,которуюможноувидеть в строке формул.

Ссылки на ячейки

Ссылка на ячейку в формуле может быть относитель-

ной, абсолютной или смешанной. Относительные ссылки,

фактически задают смещение ячейки, на которую производится ссылка, относительно ячейки, в которой эта ссылка используется. При копировании формулы адрес ячейки, на которую делается ссылка, изменяется так, что смещение остается прежним. На рис. 3.1 представлены формулы, которые были получены методом копирования формулы из ячейки G4.

Приведем пример относительных ссылок:A5, F7, G4.

Рис. 3.1. Формулы с использованием относительных ссылок

30