1.3 Методы оптимизации расходов организации

Для любого бизнеса основная цель - увеличение прибыли, повышение рыночной стоимости предприятия в интересах их владельцев. 

Оценка реальных потребностей рынка и собственных (наличных и потенциальных) возможностей, ориентация на рыночный спрос - основной вопрос выработки стратегии предприятия и создания обеспечивающих ее организационных механизмов. Финансисты компании должны постоянно изыскивать пути оптимизации расходов производства без уменьшения качества товаров и услуг. Сегодня компаниям необходим как низкий уровень расходов, так и дифференцирование, нацеленное на повышение качества. Невысокие расходы помогают организациям создать отличительное преимущество либо путем снижения цены для потребителей, либо с помощью инвестиций в товары, услуги, персонал или в улучшение имиджа.

На первом этапе оптимизации расходов проводится анализ структуры издержек производства конкретного товара (услуг) или затрат подразделения организации. Большинство систем калькуляции и исчисления расходов неэффективны в отношении их распределения между конкретными подразделениями предприятия, товарами или потребителями. Общепринятые правила бухгалтерского учета зачастую дают неверное представление об истинной прибыльности различных подразделений, поэтому многие организации перешли к учету расходов по видам деятельности, что позволяет получить реальную картину состояния дел. Величина расходов предприятия, в сравнении с конкурентами, определяется следующими финансовыми факторами. 

Экономия от масштаба. По мере роста производства организации имеют возможности достичь более низкого уровня расходов и распределять фиксированные издержки на большее количество продукции. 

Опыт. По мере того как компания приобретает новые знания, которые позволяют ей повысить эффективность работы, расходы производства снижаются. 

Эффективное использование мощностей. Организация, использующая производственные мощности в полную силу, имеет меньшие расходы. 

Связи. Уровень расходов одного вида иногда определяется значением других.  Высокие расходы в одной области не обязательно означают низкую эффективность. 

Взаимоотношения. Когда расходы распределяются между несколькими товарами или подразделениями их сумма может быть уменьшена. 

Интеграция. Вертикальная интеграция, когда предприятие берет на себя выполнение функции, обычно осуществляемой сторонними подрядчиками возможно, приведет к снижению расходов. 

Своевременность. Если компания выходит на рынок первой, она обычно получает преимущество по расходам. Обычно на первом этапе создание имиджа марки не требует особых расходов, а раннее освоение рынка впоследствии обеспечивает низкие расходы. 

Местоположение. Территориальная разобщенность функциональных подразделений отрицательно сказывается на трудовых, административных расходах, а также расходах, связанных с закупкой материалов. 

Внешние факторы. Ставки налогообложения, нормативы, предусмотренные профсоюзными организациями, федеральное и региональное регулирование воздействуют на относительное преимущество предприятия по расходам.

Стратегия маркетинга. Факторы, направленные на повышение полезности товаров, также оказывают влияние на расходы. Наделяя товар различными особенностями и предоставляя дополнительные услуги, организация несет крупные расходы, которые она возмещает, реализуя его по высоким ценам или в большем количестве.

В реализации современных методов управления расходами российская практика рыночного периода существенно отстала от западной. Для принятия обоснованных управленческих решений необходимо иметь информацию о себестоимости производства единицы продукции. Существуют различные методы оптимизации расходов на производство и калькулирования себестоимости продукции. Их применение определяется особенностями производственного процесса, характером производимой продукции (оказываемых услуг), ее составом, способом обработки. Их можно сгруппировать по трем признакам: по объектам учета затрат, по полноте учитываемых расходов и по оперативности учета и контроля за расходами.

По объектам учета расходов выделяются попроцессный, попередельный и позаказный методы. С точки зрения полноты учитываемых расходов возможно калькулирование полной и неполной («усеченной») себестоимости. В зависимости от оперативности учета и контроля расходов различают метод учета фактической (исторической) себестоимости и учет нормативных расходов. Метод оптимизации расходов и калькулирования выбирается предприятием самостоятельно, так как зависит от ряда частных факторов: отраслевой принадлежности, размера, применяемой технологии, ассортимента продукции и тому подобное, другими словами, от индивидуальных особенностей предприятия.

Попроцессный метод чаще всего применяется в добывающих отраслях промышленности (угольной, горнорудной, газовой, нефтяной и другое) и энергетике. Эти отрасли характеризуются массовым типом производства, непродолжительным производственным циклом, ограниченной номенклатурой выпускаемой продукции, единой единицей измерения и калькулирования, полным отсутствием либо незначительными размерами незавершенного производства. В итоге выпускаемая продукция является одновременно объектом оптимизации затрат и объектом калькулирования.

Для расчета себестоимости продукции может использоваться одно-, двух- и многоступенчатая простая калькуляция. Себестоимость единицы продукции определяется делением общей суммы производственных затрат, отнесенных на конкретное подразделение за определенный промежуток времени, на количество единиц продукции, произведенных за этот же период времени.

Попередельный учет затрат и калькулирование используется в отраслях с серийным и поточным производством, когда одинаковые продукты проходят в определенной последовательности через все этапы производства (переделы). Объектом калькулирования является продукт каждого законченного передела, а объектом учета затрат - передел, то есть часть технологического процесса, заканчивающегося получением готового полуфабриката, который может быть отправлен в следующий передел или реализован на сторону.

Сущность этого метода заключается в том, что прямые затраты отражаются в текущем учете не по видам продукции, а по переделам (стадиям) производства, даже если в одном переделе можно получить продукты разных видов.

Особенностями попередельного метода учета являются: обобщение расходов по переделам безотносительно к отдельным заказам, что позволяет калькулировать себестоимость продукции каждого передела; списание расходов за календарный период; сведение аналитического учета к синтетическому счету «Основное производство» для каждого передела; простота и экономичность учета расходов (нет карточек учета заказов, отсутствует необходимость распределения косвенных расходов между отдельными заказами).

Позаказный метод оптимизации расходов и калькулирования используется при производстве уникального или выполненного по заказу продукта. Применяется, как правило, на предприятиях с единичным типом организации производства, а также на мелкосерийных предприятиях, в строительстве и сфере услуг.

Сущность метода в том, что все прямые расходы учитываются в установленных статьях калькуляции по отдельным заказам. Все остальные расходы учитываются по местам возникновения и включаются в себестоимость заказов в соответствии с установленной базой распределения.

Объектом учета расходов и калькулирования является отдельный заказ. Позаказному методу учета присущи следующие особенности: обобщение расходов по заказам; списание их за время изготовления заказа; ведение карточек учета заказов, а также необходимость распределения косвенных расходов между отдельными заказами. Попроцессный, попередельный и позаказный методы калькулирования себестоимости можно использовать и при учете полных, и при учете переменных расходов, а также при нормативном методе учета расходов. В зависимости от полноты включения расходов различают методы учета полных и переменных (прямых) расходов.

Особенностью учета полных расходов является то, что прямые расходы непосредственно относятся на единицу или другой измеритель продукции в соответствии с разработанными и используемыми нормами. При этом косвенные расходы относятся на единицу продукции пропорционально какой-либо базе с помощью коэффициентов накладных расходов.

Как правило, учет расходов при калькулировании продукции осуществляется в несколько этапов: аккумулирование всех расходов по местам их возникновения и распределение косвенных расходов между подразделениями; перераспределение расходов подразделений, не выпускающих конечный продукт, в подразделения, которые выпускают конечный продукт, пропорционально какой-либо базе; перераспределение накладных расходов подразделений, которые выпускают конечный продукт (собственных и перераспределенных), на выпускаемую продукцию пропорционально какой-либо базе. Прибыль организации рассчитывается как разница между выручкой без косвенных налогов и полной себестоимостью произведенного и реализованного продукта. Другим вариантом учета расходов на производство и калькулирования продукции является расчет неполной себестоимости. В себестоимость могут быть внесены только либо прямые расходы, либо переменные, либо производственные. Но, несмотря на различную полноту включения в себестоимость различных видов расходов, общим является то, что часть текущих расходов не учитывается и не калькулируется, а покрывается за счет маржинальной прибыли, которая до достижения точки безубыточности включает в себя постоянные затраты, а после достижения - прибыль до налогообложения (операционную прибыль). Именно подобный учет расходов лежит в основе системы «директ-костинг». Сущность этой системы в том, что переменные расходы обобщаются по видам готовых продуктов, постоянные же расходы собираются на отдельном счете и списываются на общие финансовые результаты того отчетного периода, в котором они возникли.

Типичной ситуацией, требующей выделения постоянных и переменных расходов является ограниченность рынка при сильной конкуренции, когда необходимо постоянно отслеживать расходы и планировать необходимые для получения прибыли объемы продаж, то есть рассчитывать точку безубыточности. Проблема заключается в том, что даже для двух схожих предприятий одинаковые статьи расходов могут быть разнесены по-разному. Это происходит по ряду причин: в частности, существуют условно-постоянные расходы, которые могут зависеть от объемов производства, но растут ступенчато и условно-переменные - зависящие от объема производства, но имеющие постоянную часть, - соответственно, требуется индивидуальный подход.  

Однако и после тщательного анализа необходимо отслеживать количественные показатели отдельных статей, - они со временем могут меняться, - соответственно, будет меняться и значение точки безубыточности.

При традиционном расчете точки безубыточности приходится делать некоторые допущения: не произойдет изменений цен на сырье и продукцию за период, на который осуществляется планирование; постоянные издержки остаются неизменными в ограниченном диапазоне объема продаж; переменные издержки на единицу продукции не изменяются при изменении объема продаж; продажи осуществляются равномерно. К манипуляциям с точкой безубыточности приступают лишь после того, как пройден этап учета и оптимизации затрат. Но возможен и обратный вариант - изменить положение точки безубыточности на более приемлемое для предприятия, не увеличивая объемы производства, а только оптимизировав расходы.

Самостоятельный интерес представляет анализ соотношения постоянных и переменных расходов в составе себестоимости продукта (системы учета ограниченной себестоимости - «директ-костинг»). С одной стороны, существует признанная граница надежности для возможной реализации гибкой ценовой политики в условиях конкуренции в 60 % порогового уровня переменных расходов. С другой стороны, больший удельный вес постоянных расходов снижает управляемость затратами по продукту в целом. Тенденция роста удельного веса постоянных расходов в российских условиях вызвана снижением объемов производства и, соответственно, загрузки производственных мощностей. Если запас прочности отсутствует или невелик, то, скорее всего, приходится говорить о диспропорциях производимых объемов и инфраструктуры предприятия.

Применяя систему учета ограниченной себестоимости, можно оперативно изучать взаимосвязи и зависимости между объемом производства, расходами (себестоимостью) и выручкой (прибылью, маржинальным доходом).

Она заостряет внимание руководства предприятия на изменении маржинального дохода (суммы покрытия) по предприятию в целом и по изделиям. Она позволяет лучше учитывать изделия с большой рентабельностью, чтобы переходить в основном на их выпуск, так как разница между продажной ценой и суммой переменных расходов не затушевывается в результате списания постоянных косвенных расходов на себестоимость конкретных изделий.

За счет сокращения статей себестоимости упрощается ее нормирование, учет, контроль и к тому же улучшается учет и контроль условно-постоянных, накладных расходов, поскольку их сумма за данный конкретный период показывается в отчете о доходах отдельной строкой, что наглядно демонстрирует их влияние на величину прибыли предприятия.

Основное достоинство системы учета сумм покрытия в том, что на основании информации, получаемой в ней, можно принимать оперативные управленческие решения. В первую очередь, это касается возможности проводить эффективную политику цен. После того как установлена цена равновесия, предприятие должно проанализировать все свои затраты и постараться минимизировать их.

Помимо информации о величине затрат, связанных непосредственно с производством продукции, финансистам предприятия нужно иметь сведения о возможных пределах снижения цен в зависимости от влияния рыночных факторов. Поэтому существуют понятия долгосрочного и краткосрочного нижнего предела цены. Долгосрочный нижний предел цены показывает, какую цену можно установить, чтобы минимально покрыть полные затраты на производство и сбыт товара; он равен полной себестоимости изделий. Краткосрочный нижний предел цены ориентирован на цену, покрывающую лишь прямые (переменные) расходы; он равен себестоимости в части только прямых (переменных или производственных) затрат.

Имея учетные данные об ограниченной себестоимости и суммах покрытия (маржинальном доходе) по изделиям, можно решать такие управленческие задачи, как оптимизация ассортимента выпускаемой продукции при наличии узких мест, целесообразность принятия дополнительного заказа по ценам ниже обычных, производить комплектующие самим или закупать на стороне, определение оптимального размера партии или серии деталей (продуктов), выбор и замена оборудования и др.

Нормативный метод учета предполагает предварительное определение нормативных расходов по операциям, процессам, объектам с выявлением в ходе производства отклонений от нормативных затрат. Фактические расходы определяются сложением расходов по нормам и отклонениям от них. На предприятии, выбравшем эту систему учет организуется таким образом, чтобы все текущие расходы подразделить на расход по нормам и отклонения от норм. Отклонение представляет собой разницу между нормативными и фактическими расходами. Прообразом отечественной системы нормативного учета является система «стандарт-кост», которая представляет собой систему определения себестоимости, основанную на оценках расходов, которые должны быть понесены в соответствии с нормами, а не на расходах, понесенных фактически. Одним из последствий применения «стандарт-кост» является возникновение отклонений производственных расходов, относящихся к прямым материальным расходам, прямым трудовым расходам и общехозяйственным расходам. Отклонение по прямым материальным расходам может быть разложено на составляющие по использованию и по цене. Отклонение по трудозатратам - на составляющие по производительности и по ставке оплаты. Отклонение по общехозяйственным расходам - на составляющие по объемам производства и по фактическим расходам. Целью разложения отклонений на составляющие является повышение уровня анализа фактических результатов, осуществляемого руководителями разного ранга. Ответственность за конкретную составляющую какого-либо вида расходов возлагается на определенный центр ответственности.  При выявлении отклонений от стандартов выясняется и устраняется причина этого. В случае необходимости стандарты пересматриваются. Основой внедрения системы является нормативная база, которая на большинстве машиностроительных предприятий почти разрушена или, по меньшей мере, стала формальной и слабо связанной с реальной деятельностью. 

Разработка стандартов должна осуществляться службами организации, ответственными за соответствующие статьи расходов. Обычно технологическая служба определяет стандарты по использованию материалов, служба снабжения определяет стандарты цен на материалы, производственный отдел устанавливает стандарты выработки по операциям, а служба персонала - часовые ставки оплаты труда по профессиям. В производственной бухгалтерии осуществляется сводка этих стандартов и устанавливаются стандарты накладных расходов. Для установления стандартов накладных расходов, исходя из стандартов выпуска продукции, все затраты по статьям подразделяются на постоянные и переменные и составляется скользящая смета.

Характерной особенностью смет, где разрабатываются стандарты, является применение принципа скользящих (гибких) смет. Сущность этого принципа заключается в том, что устанавливается так называемый нормальный объем производства. Уровень его зависит от политики компании и окружающих условий: он может соответствовать 100 % мощности, он может быть установлен по объему имеющихся заказов или прогноза предполагаемых продаж. После определения нормального объема производства делается расчет расходов на него по каждой статье накладных расходов. Затем исчисляются расходы для ряда уровней производства ниже и выше нормального объема производства.

Скользящая смета используется в нескольких направлениях. Прежде всего, она позволяет убедиться в правильности составления сметы. В последующем она применяется в ряде управленческих решений, связанных с изменениями объемов производства. Скользящая смета используется и в контрольных целях для периодической оценки работы руководителей цехов и участков: сравнение фактических расходов со сметой в зависимости от достигнутого объема производства позволяет установить экономию или перерасход.

Систему «стандарт-кост» можно рассматривать во взаимосвязи с планированием себестоимости. При планировании себестоимости фактические показатели прошлого года могут избавляться в процессе анализа от различного рода потерь. Чтобы смета отвечала конкретным условиям планируемого периода, при планировании сметы расходов на будущий период рекомендуется учитывать различные изменения условий: изменение в составе оборудования, изменения номенклатуры изделий, методов производства и используемых материалов, изменения в организации, персонале, бюджете рабочего времени и производительности, изменения цен, изменения в политике управления, изменения длительности производственного цикла, случайные колебания.

Если ожидаемые фактические стандарты разрабатываются для использования в системе «стандарт-кост», те же стандарты должны быть использованы для планирования себестоимости в годовом плане прибыли и для целей контроля расходов. Тогда очевидно, что ожидаемые фактические стандарты и плановая себестоимость являются идентичными, отклонения от плана и от стандартов должны быть идентичными.

С другой стороны, если в системе «стандарт-кост» используются стандарты, отличающиеся от ожидаемых фактических, возникает разница между стандартной и плановой себестоимостью. Как правило, стандарты, отличающиеся от ожидаемых фактических, будут «жестче» чем в плане. Но даже в этом случае калькулирование стандартной себестоимости может быть все-таки использовано для планирования (хотя смета в этом случае должна включать суммы планируемых отклонений между ожидаемой фактической и стандартной себестоимостью). Таким образом, система планирования себестоимости и система «стандарт-кост» дополняют друг друга, при использовании текущих стандартов они по существу сливаются в одну систему, т.е. происходит процесс интеграции. Главным отличием функционального метода учета расходов от традиционных способов распределения расходов, является использование нескольких баз распределения накладных расходов на отдельную товарную группу в зависимости от причин, определяющих возникновение расходов в процессе движения товаров данной товарной группы по фирме. Благодаря этому приему возрастает точность учета.

Функциональный метод учета расходов использует двухэтапный распределительный процесс. На первом этапе накладные расходы детально систематизируются, затем группируются, причем не по экономическому содержанию и местам возникновения, как в традиционном учете, а по отдельным хозяйственным операциям.

Расходы могут быть либо непосредственно отнесены к конкретной операции, либо распределены между операциями в зависимости от выбранной распределительной базы.

На втором этапе расходы распределяются между изделиями, в зависимости от количества произведенных над товарами хозяйственных операций, пропорционально определенным базам. Поиск баз распределения, которые бы наиболее обоснованно относили накладные расходы к конкретным изделиям, является наиболее трудоемким этапом внедрения функционального метода учета расходов. Под хозяйственной операцией понимается событие или сделка, следствием которой является появление расходов в организации, например, разработка планов закупки и реализации продукции; прием поступающих от производителя товаров; контроль качества и количества товаров; отпуск товаров со склада для реализации; перемещение товарных запасов внутри фирмы и так далее. Количество видов хозяйственных операций зависит от сложности функционирования организации. Однако не на все виды продукции в равной степени относятся расходы на выполнение тех или иных хозяйственных операций. 

Применение функционального метода учета расходов решает проблемы искажения себестоимости путем объединения расходов в статьи в соответствии с видом хозяйственной операции, которая может быть определена как первичный носитель расходов, и дальнейшего распределения накладных расходов между видами продукции в зависимости от количества отдельных хозяйственных операций, необходимых для их реализации.

Там, где это приемлемо, компании предпочитают непосредственно переносить расходы на центры деятельности, чтобы избежать какого бы то ни было искажения себестоимости продукции в результате неправильного распределения расходов. Второй этап в процессе расчета себестоимости - перенесение расходов из центров деятельности на себестоимость товаров. Он осуществляется путем отбора и использования вторичных распределительных баз.

При выборе баз необходимо учитывать два фактора: доступность данных, касающихся базы распределения; точность, с которой распределительная база измеряет уровень реального участия товара в расходах.

Подробную информацию, характеризующую отдельную базу распределения, довольно трудно собрать.

Поэтому первоначально лучше выбирать такую базу распределения, информация о которой уже имеется.

Также следует принимать во внимание взаимозаменяемость некоторых баз распределения. При таком подходе расходы на получение информации о распределительных базах сводятся к минимуму. Высокотехнологичные компании имеют отточенные системы сбора информации, относящейся к распределительным базам. Это становится осуществимым, благодаря внедрению сетевых компьютерных систем, которые в соответствии с установленными алгоритмами собирают большой объем данных о каждом шаге процесса движения товара в фирме.

Выбирая распределительную базу для каждого центра деятельности, финансисты должны быть уверены в точности определения «степени потребления» деятельности тем или иным видом продукции. Если корреляция между распределительной базой и затратами на продукт отсутствует, то расчеты приведут к ошибочному результату.

Рационализация распределения накладных расходов по товарам требует большой подготовительной работы и финансовых вложений, в том числе и в приобретение компьютерной техники, и установку сетей. Но все-таки руководители должны задуматься над постановкой учета на службу управления уже сейчас.

Основной целью внедрения функционального учета расходов является управление расходами через управление хозяйственными процессами. Расходы возникают при осуществлении каких-либо функций, и повышение эффективности выполнения различных функций ведет к оптимизации структуры расходов на предприятии.

Комбинация функционального метода распределения расходов, «директ-костинга» и расчета сумм покрытия дает компаниям возможность действительно получить полную и реальную картину расходов для планирования и принятия стратегических решений и их реализации.

Анализ существующих указывает нам в очередной раз определенные проблемы в их использовании на современных российских предприятиях, отдельные методы не решают проблему эффективного управления предприятием в условиях рыночной экономики, необходим системный подход к управлению расходами.

Сделать это предприятие самостоятельно не в силах. Аудиторская компания способна разрешить большинство подобных задач за месяцы.