Теория организации. Учебное пособие-2

б) система в) закон г) принцип

10. Организации, строящие свою деятельность исходя из выделенных государством средств?

а) коммерческие б) неформальные

в) сельскохозяйственные г) бюджетные

ТЕМА 3.

ПОСТРОЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

1.Этапы построения организации

2.Масштабы управления

3.Определение обязанностей и полномочий

4.Централизация и децентрализация

1. Этапы построения организации

Существуют три главных этапа в построении любой организации:

1)определение характера выполняемой работы;

2)распределение работы между отдельными позициями менеджмента;

3)классификация позиций менеджмента, построение на этой основе логических групп управления.

Определение характера выполняемой работы. Для выполнения этой задачи данную стадию создания организации полезно также разбить на подпункты, предусматривающие определенные этапы и виды работ. Например, постановка задач, расчет необходимого объема работ для решения поставленных задач, устранение бесполезной работы и дублирования, разработка самого процесса, проверка (чтобы не опустить важную составляющую часть работы). Автор известных книг по вопросам предпринимательства профессор Друкер выделяет три этапа и направления анализа, который необходимо провести на рассматриваемом нами этапе построения организации. Они включают анализ:

—деятельности, определение той работы, которая должна осуществляться, и способов координации взаимодействия;

—решений, какого вида решения будут приниматься, и ка-

кос участие в этом будет принимать тот или иной менеджер;

— отношений, т.е. определение того вклада в общее дело, который должен внести менеджер; лиц, с которыми менеджер должен взаимодействовать; влияния, оказываемого на менеджера другими липами,

21

принимающими решения.

Распределение работ между отдельными элементами менеджмента. Этот этап включает в себя: установление норм, стандартов (например, расчет допустимого объема должностных обязанностей для каждого руководителя любого уровня); технические приемы в рамках научных методов управления (например, анализ рабочего временя, изучение методов и организации труда и т.п.); установление полного сотрудничества всех лип, работающих в рамках организации.

Классификация элементов менеджмента, построение логических групп. В данном вопросе важно, чтобы элементы управления были сгруппированы согласно виду выполняемой работы, а не по другим критериям (например, вокруг пользующихся авторитетом руководителей). Этот способ известен как «принцип ориентации». Распределение производственных обязанностей и формирование логических групп должны неизбежно привести к созданию отделов (подразделений), т.е. коллективов людей, выполняющих некоторую аналогичную работу, как правило, под единым руководством начальника отдела. Создание отделов (подразделений) путем группирования аналогичных производственных функций и служащих позволяет добиться бола: эффективного управления, необходимой гибкости руководства компанией в период расширения ее хозяйственной деятельности.

2. Масштабы управления

При определении масштабов управления следует учитывать несколько важных факторов. Помимо степени сложности, характера выполняемой работы, необходимо учитывать субъективные возможности менеджера, ею способности сотрудничать с колективом. Менеджер может уменьшить время, необходимое для управления и контроля, путем делегирования полномочий на выполнение четко поставленной задачи; составления ясного и краткого плана, разработки соответствующих приемов и подходов; использования контрольно-проверочных нормативов, чтобы иметь возможность убедиться в соблюдении его подчиненными соответствующего плана, графика.

Огромное значение имеет правильное установление пределов распространения полномочий. В случае необоснованно увеличенных масштабов управления теряется личный контакт между менеджером и подчиненными, менеджер может потерять управление группой, возможно появление подгрупп (с неофициальным руководителем), возникают трудности в проверке результатов деятельности груапы, снижается качество профессионального обучения работников, а также ослабляется контроль за выполнением порученных им заданий. Это отрицательно сказывается на моральном состоянии работников и результатах их труда.

С другой стороны, в случае необоснованно сокращенных масштабов

22

управления возникает слишком много уровней управления, возрастают административные затраты (прежде всего в форме выплат жалованья управленческому аппарату), больше времени отводится на принятие решений в связи с необходимостью прохождения всех звеньев управления, возрастает степень контроля. Это может привести к снижению инициативы и творческой активности, неблагоприятно сказаться на моральном состоянии.

3. Определение обязанностей и полномочий

Для реализации планов определенного масштаба и степени сложности необходима работа некоторого количества людей. Не существует указаний относительно числа лиц, которыми менеджер сможет наиболее эффективно руководить. Но и каждом конкретном случае их число ограничено. Этот лимит и определяет границы данной организации, правильного сочетания делегирования полномочий, децентрализации. Идеальное число подчиненных, как считается, составляет от 3 до 30, в зависимости от обстоятельств. Согласно последним теориям, точное число находящихся в подчинении у руководителя определяется после исследования всех факторов производства.

Для эффективной работы организации важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, а также их взаимоотношение. Каждый сотрудник компании должен понимать, что ожидается от него, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с другими служащими. Это достигается с помощью схемы организации, дополненной соответствующими справочниками (инструкциями), и распределения обязанностей.

•Распределение обязанностей означает определение масштаба полномочий и меры ответственности по каждой должности.

•Для обеспечения выполнения участком поставленных перед ним задач, руководитель этого участка должен иметь возможность влияния на его работу. В формальных организациях такая возможность предоставляется путем передачи полномочий руководителю.

Полномочия — это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение задач. Полномочия закрепляются за должностью. Если человек теряет должность, то он теряет право отдавать распоряжения своим бывшим подчиненным. Полномочия обычно передаются от высших к низовым уровням организации. Если преследуется цель построения четкой и эффективной организации работы предприятия, полномочия должны предоставляться только в объеме, не большем и не меньшем которого они необходимы для ведения участка к выполнению им его функций и достижении установленных в рамках всей организации целей.

Возможны два направления распределения полномочий:

— делегирование полномочий,

— централизация решения.

•Делегирование — это передача задач и полномочий лицу, которое

23

принимает на себя ответственность за их выполнение. Делегирование представляет собой средство, при помощи которого руководство распространяет среди своих сотрудников задачи, подлежащие выполнению для достижения целей всей организации. Главная цель делегирования полномочий — сделать возможной децентрализацию управления организацией. Это необходимо делать, когда масштабы управления слишком велики и сам процесс включает в себя передачу полномочий нижестоящим руководителям на выполнение специальных заданий. Передаются лишь полномочия. Всю ответственность продолжает нести старший руководитель.

•Ответственность — обязательство выполнять имеющиеся задачи и обеспечивать их удовлетворительное завершение. Особенностью ответственности является то, что она делегируется лишь на время выполнения работы, но под контролем того лица, за которым закреплена ответственность.

В небольших организациях, где все служащие знают друг друга, легко создается рабочий коллектив, и добиться координации работы не представляется сложной проблемой. Но в крупных организациях с высокой степенью специализации и распределения обязанностей достижение требуемого уровня координации потребует от высшей администрации определенных усилий.

•Координация деятельности организации означает синхронизацию прилагаемых усилий, их интеграцию в единое целое. Другими словами, это процесс распределения деятельности во времени, приведение ее отдельных элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно достичь поставленной цели.

4.Централизация и децентрализация

От масштаба полномочий зависит степень централизации и децентрализации. Делегирование полномочий является составной частью децентрализации. При отсутствии делегирования полномочий управление организацией становится слишком централизованным. Уровень централизации тем ниже, чем больше решений принимается непосредственно на рабочих местах, которые незамедлительно выполняются и носят узкий, специальный характер. Централизация характеризуется отсутствием передачи полномочий и известными пределами компетентности, что ведет к снижению оперативности в принятии решений. Излишняя централизация ущемляет развитие инициативы представителей низшего звена руководителей.

Среди факторов, влияющих на уровень децентрализации, можно выделить следующие:

—величина затрат (что может быть выражено в деньгах, престиже или мерах субъективного свойства);

—степень унификации (желаемый уровень единообразия может быть

24

более эффективно достигнут с помощью укрепления централизации);

—размеры предприятия (на крупных предприятиях решения принимаются большим числом руководителей разного уровня, поэтому их сложно коордипировать; там, где полномочия рассредоточены, решения принимаются более оперативно);

—философии менеджмента (руководители могут предпочитать авторитарную структуру управления, где все решения принимаются высшим руководством, или децентрализованную систему, где руководители всех уровней по своему усмотрению определяют сферу полномочий);

—наличие подходящего руководителя (при отсутствии менеджеров требуемого уровня целесообразно сосредоточить полномочия в высших звеньях управления);

—использование приемов контроля (чем выше возможности контролирования, тем большей степени децентрализации можно достичь);

—характер деятельности организации (если осуществляемые коммерческие операции распространяются на большие географические районы, то потребуется и большая степень децентрализации);

—влияние внешней среды (например, политика правительства в области ценообразования, доходов или какие-либо ограничения на использование рабочей силы могут уменьшить степень децентрализации управления организацией, но их четкое формулирование может содействовать решению проблемы).

Преимущества централизованного управления:

—лучший контроль за деятельностью предприятия;

—возможность приведения к единому стандарту всех операций в рамках организации;

—устранение возможного дублирования тех или иных мероприятий,

усилий;

—более -эффективное использование кадров, оборудования, производственных площадей.

Недостатки централизованного управления:

—рост бюрократизма, накопление срочных для решения вопросов, увеличение документации, досье;

—задержки в принятии решений, в особенности на рабочем месте;

—решения принимаются теми, кто незнаком с реальной ситуацией на производстве.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ № 3

Задание 1. Проектирование организационно системы – сложный процесс, состоящий из 3-х этапов. Дайте им краткую характеристику:

1-й этап___________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

25

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

2-й этап___________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

3-й этап___________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Задание 2. Разделите предлагаемые виды работ по группам «делегировать следует», «делегировать нельзя». Объясните Ваше решение.

Виды работ:

1.Задачи высокой степени риска

2.Задачи особой важности

3.Кратко- и среднесрочные задачи, решение которых может стать важным стимулом для подчиненного

4.Определение основных направлений развития организаций

5.Составление проектов документов, предложений

6.Принятие решения о ликвидации отдельного рабочего места

7.Принятие любого внутреннего документа

8.Работа, требующая узкоспециальных знаний

9.Участие в совещании информационного характера

10.Рутинная работа, требующая много времени

11.Срочная работа при отсутствии времени на объяснение и проверку исполнения

12.Вопросы мотивации сотрудников

13.Участие в праздничном заседании коллектива

14.Вручение наград подчиненным

ТЕМА 4.

ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ: ПОНЯТИЕ, ФОРМЫ, ВИДЫ

1.Понятие экономической организации, ее виды

2.Организационно-правовые формы ведения бизнеса

3.Внешняя и внутренняя среда организации

1.Понятие экономической организации, ее виды

26

Френк Найт объясняет создание организаций существованием неопределенности, в частности тем, что большинство ситуаций в деловой жизни не поддается статистической оценке (или в принципе, или из-за того, что это слишком дорого).

Организация может пониматься в двух смыслах: организация в смысле организационной формы и организация как процесс поиска эффективных форм деятельности.

Понятие «организация» является наиболее универсальным и конкретным как с экономической, так и с юридической точки зрения. Организация — это юридическое лицо, в этом качестве она является участником хозяйственного оборота. В таком значении организация тождественна принятому в российской экономической науке понятию «предприятия». При этом любая организация является сложной системой, что не противоречит ее пониманию как единого субъекта экономической жизни, причем мы можем подвергать изменениям организацию целиком или ее отдельные элементы. Некоторые ученые проводят аналогию между промышленной организацией и организмом (А. Маршалл; Б.З. Мильнер60), но, следуя этой аналогии, заметим, что: 1) и организм человека действует как единое целое, субъект; 2) данное понимание организации является общим, недостаточно конкретизированным. Альфред Маршалл впоследствии сужает свой подход, считая организацией элементарную единицу принятия решений и ставя вопрос об эффективности различных организационных форм.

Современный подход к организации сводится к определению Стефена Роббинса (1990), согласно которому организацию характеризуют: совокупность участников (наличие определенной группы людей); согласие или несогласие относительно целей и средств; формальная координация, определяющая структуру. Такой подход применяется и в нашем учебнике. Итак, организация — это сознательно координируемая (имеющая определенную структуру) группа лиц (совокупность участников), действующая на постоянной основе для осуществления единой цели (цели данной организации).

Выделим общие характеристики организации.

1. Наличие ресурсов. К ним относятся: кадры организации, капитал, материалы, технология, информация, которые составляют

разделение труда — это разделение на параллельно функционирующие

подразделений (отделов, служб), имеющих свои конкретные цели. Вертикальное разделение труда предполагает координацию работы составных частей организации: отделов, служб, различных подразделений, т.е. управление ими.

4. Необходимость управления. Хотя перед каждым подразделением ставятся конкретные цели, их деятельность должна быть скоординирована для реализации общей цели организации. Такой координацией занимаются руководители организации.

Существует достаточно много классификаций организаций. Организации подразделяются на формальные и неформальные.

Формальные организации — это организации, которые официально зарегистрированы и действуют на основании существующего законодательства и установленных регламентов.

Неформальные организации — организации, действующие вне законодательно установленных рамок, группы возникают спонтанно, но люди взаимодействуют друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют и внутри каждой формальной организации.

Взависимости от цели деятельности организации могут быть коммерческие (основная цель — прибыль) и некоммерческие.

По размеру организации подразделяются на крупные, средние и мелкие.

Взависимости от того, какие права имеет организация на принадлежащее ей имущество: организации, обладающие правом собственности на имущество (хозяйственные товарищества, общества и производственные кооперативы); организации, которые владеют имуществом на праве хозяйственного ведения; организации, которые владеют имуществом на праве оперативного управления (государственные и муниципальные унитарные предприятия).

По форме собственности организации могут быть частными, государственными и муниципальными.

По сфере деятельности организации бывают промышленными, торговыми, сельскохозяйственными и т.п.

Организации можно классифицировать по организационно-правовым формам. Их сравнительная характеристика приводится в следующем параграфе.

2.Организационно-правовые формы ведения бизнеса

Начиная любую коммерческую деятельность, ее участник должен

выбрать определенную организационно-правовую форму. В любой стране существуют законодательно закрепленные организационно-правовые формы ведения бизнеса. В России все эти формы в общем виде предусматриваются Частью 1 Гражданского кодекса, действующей с 1 января 1995 г.

Любому предпринимателю следует решить, какая форма является

28

наиболее оптимальной для конкретной ситуации в зависимости от масштаба развития производства, начального капитала и способа его формирования, необходимости прямых инвестиций и других факторов.

Часто наши организационно-правовые формы не совсем совпадают с зарубежными, что становится особенно актуально в условиях интеграции экономической деятельности.

Взависимости от требуемых учредительных документов в России действует три вида организаций. Первые действуют на основании только договора между участниками — полное и коммандитное товарищества. За рубежом им соответствуют партнерства (partnerships). Вторые действуют на основании только устава — в РФ это государственные и муниципальные унитарные предприятия, производственные кооперативы; в Великобритании

иСША также существуют кооперативные организации и публичные корпорации (public corporations), чей устав утверждается федеральными государственными органами, органами государственной власти штата (в США) или муниципальными властями. Третьей разновидности организаций требуется и учредительный договор, и устав — российские хозяйственные общества (ООО, ОДО, АО) и зарубежные корпорации или компании с ограниченной ответственностью.

Если рассматривать с точки зрения наличия и вида права на свое имущество, то здесь практически все организации и российские, и зарубежные обладают правом более подробно см. например в Карпец О.В. Экономика.Уч. пос. 2-е изд-е, перераб. и доп. — Владивосток:Изд-во Дальневост.ун-та, 2003, с. 39-50 собственности. Исключением являются: в России — государственные и муниципальные унитарные предприятия62, а за рубежом — публичные корпорации. Российские государственные и муниципальные предприятия обладают лишь вещными правами, производными от права собственности — правом хозяйственного ведения или правом оперативного управления. Поэтому правомочия данных предприятий в отношении закрепленного за ними имущества ограничены.

Что касается прав учредителей (участников) по отношению к организации, для всех коммерческих организаций (кроме образованных на базе государственного или муниципального имущества, которое является неделимым) действует одно правило: их учредители имеют обязательственные права — т.е. могут требовать часть прибыли по итогам года (акционеры); часть имущества, соответствующую доле участника при выходе (товарищества/партнерства и общества); стоимость своего вклада (пая) в денежном или натуральном выражении (участники кооператива при выходе из него).

Втовариществах/партнерствах капитал складывается из вкладов участников, поэтому ГК РФ называет его складочным. В обществах и корпорациях капитал носит название уставного и формируется из долей (стоимости акций). Капитал российских и зарубежных кооперативных организаций складывается из паев участников, причем ГК РФ напрямую

29

запрещает производственным кооперативам выпускать акции, а зарубежные кооперативные организации вправе это делать, хотя их акции не подлежат котировке на фондовых биржах. И наконец, в унитарных российских предприятиях и зарубежных публичных корпорациях капитал предоставляется собственником имущества и является неделимым.

Обычный принцип распределения прибыли, верный для большинства коммерческих организаций, — пропорциональность причитающейся участнику части прибыли его доле в капитале. Но и в данном случае есть исключение. В российских производственных кооперативах прибыль распределяется в зависимости от трудового участия в деятельности кооператива, а не от величины пая.

Несмотря на то, что одним из отличительных признаков юридического лица в России является несение им самостоятельной имущественной ответственности по своим обязательствам, в некоторых случаях допускаются отступления. Участники полного товарищества и полные товарищи в коммандитных товариществах солидарно несут субсидиарную ответственность по долгам товарищества. Участники ОДО также привлекаются к субсидиарной (т.е. дополнительной) ответственности, но, в отличие от товариществ их ответственность ограничена кратным размером к стоимости вклада, закрепленном в учредительных документах. В некоторых ситуациях возможно привлечение к ответственности и собственников имущества унитарных предприятий (особенно, предприятия на праве оперативного управления). В зарубежном праве есть организационноправовые формы, соответствующие российским товариществам — партнерства и партнерства с ограниченной ответственностью, но юридическими лицами они не являются; соответствующие российскому ОДО

— компании, где существует дополнительная ответственность участников, ограниченная определенной суммой, которая вносится при ликвидации такой компании.

Самая высокая степень взаимной зависимости участников коммерческой организации наблюдается в российских товариществах и соответствующим им зарубежных партнерствах в силу неограниченного характера ответственности их участников. Меньшая степень зависимости характерна для российских хозяйственных обществ (особенно, ОАО) и зарубежных корпораций, а также унитарных предприятий (за рубежом — публичные корпорации).

Не случайно ГК РФ даже использует для их обозначения термин «предприятия», который вообще-то используется в другом смысле — обозначает «имущественный комплекс, используемый для осуществления предпринимательской деятельности» (ст. 132 ГК РФ). Строго говоря, предприятие — объект, а не субъект предпринимательской деятельности.

Если классифицировать организации по критерию распределение полномочий по ведению дел коммерческой организации, все организации можно разделить на две группы:

30