Теория организации. Учебное пособие-2

могут быть достигнуты отдельной организацией.

Задание 2. Раскройте ступени развития теории организации

Темы рефератов

1.Понятие и сущность организации

2.Теоретические основы построения организаций

3.Типы организационных теорий

ТЕМА 2.

ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ И ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

1.Понятие системы, связь и взаимодействие ее элементов.

2.Классификация систем и их развитие.

3.Особенности социально-экономических и производственных систем

4.Системный подход и системный анализ в управлении

1. Понятие системы, связь и взаимодействие ее элементов.

Понятие системы принадлежит к числу наиболее широко используемых в науке, особенно в последнее время. Оно встречается во всех основных областях знания: в физике, химии, математике, логике, кибернетике, экономике, лингвистике, биологии, психологии, а также в большинстве технологических дисциплин.

11

Система - множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную цельность, единство.

Элемент в системе - это не только отдельная вещь, понятие или свойство вещи, но и элементное отношение. Элемент может выражаться каким-либо высказыванием, знаком, символом, называемым переменной, которая характеризует элемент или комплекс элементов.

Для описания систем, как правило, применяют лишь наиболее существенные параметры в соответствии с конкретными целями изучения объекта.

-Основным элементом всякой системы (или ее модели) выступает процесс, в котором преобразуются потоки ресурсов.

-Вторым элементом системы является вход, который представляет собой поток потребляемых в процессе ресурсов, все то, что изменяется при

протекании процесса.

- Третий элемент - выход. Это результат самого процесса преобразования

входов, т.е. поток созданных или обработанных ресурсов.

-Четвертый элемент - обратная связь, которая выполняет ряд операций по корректированию элементов системы.

-Последним элементом системы являются ограничения, которые состоят из целей системы и принуждающих связей.

Понятие системы тесно связано с термином «информация» разъяснение, изложение, сведения, сообщения о каком-либо предмете, явлении, событии.

Информация может быть представлена в непрерывной (или аналоговой) и в дискретной форме. Первая форма включает непрерывность информации во времени и по уровню. Вторая также может быть дискретной во времени и дискретной по величине.

Любой элемент системы всегда может рассматриваться как состоящий из ряда других элементов. Отсюда наличие в системе иерархической структуры ("иерархия" - "служебная лестница", т.е. ряд звеньев, расположенных в порядке постепенности, от низшего к высшему).

Системы обладают определенными свойствами. Одним из свойств систем является их сложность. Она определяет сложность связей внутри системы и с окружающей средой. К числу свойств систем относятся также:

- целостность, делимость, изолированность, относительность изолированности,

-идентифицируемость, разнообразие, наблюдаемость, неопределенность, отображаемость, нетождественность отображения.

-Целостность означает, что она включает комплекс объектов, рассматриваемых в качестве системы, который представляет собой некоторое единство и обладает общими свойствами и поведением.

12

-Делимость: система может рассматриваться как целостный объект, состоящий из элементов.

-Изолированность: объекты и связи, образующие систему можно отграничить от их окружения и рассматривать изолированно,

-Относительность изолированности означает, что относительность зависит от исследователя и воздействия среды на объект.

-Идентифицируемость: каждый элемент системы может быть отделен от других, т.е. идентифицирован.

-Разнообразие или множественность показывает, что каждый элемент системы обладает собственным поведением и состоянием, отличающимся от других элементов и системы в целом.

-Наблюдаемость означает, что все входы и выходы системы находятся под контролем или наблюдением исследователя.

-Неопределенность свидетельствует о том, что наблюдатель не может одновременно фиксировать все свойства и отношения элементов системы, а проводит исследование с целью их выявления.

-Отображаемость: язык наблюдателя имеет достаточно общих элементов с естественным языком исследуемого объекта.

-Нетождественность отображения означает, что знаковая система наблюдателя отлична от знаковой системы проявления свойств объектов и их отношений и в результате перекодирования возникает нетождественность системы исследуемому объекту.

2.Классификация систем и их развитие

Системы классифицируются по нескольким признакам. В зависимости от того, в какой области ведется исследование системы могут быть биологическими, техническими, экономическими, социальными и т.д.

По своему происхождению системы подразделяются на естественные и искусственные. К естественным системам относятся все системы, возникшие без участия человека, к искусственным - системы, спроектированные и построенные человеком.

В соответствии с различными классами задач познания действительности или воздействия на нее выделяются следующие классы систем:

•система как взаимосвязанный комплекс материальных объектов (используется при исследовании природных объектов или процессов материального производства);

•система, состоящая из двух частей: набор материальных объектов и информация об их состояниях (применяется в описании процессов управления материальным производством);

•система как комплекс отношений, связей, информации (используется

взадачах, связанных с социально-экономическими отношениями и процессами управления).

13

По характеру перехода из одного состояния в другое системы делят на статические и динамические. Динамическими называются такие системы, переход которых в новое состояние происходит в результате некоторого процесса, растянутого во времени.

Системы также классифицируются в зависимости от сложности решаемых проблем. По этому признаку можно выделить:

•простые системы, функционирование которых можно исследовать как нечто целое без разбиение ее на мелкие системы;

•большие системы, которые не могут рассматриваться иначе как в качестве совокупности заранее выделенных подсистем; в этом случае исследователь • рассматривает объект по частям, строя его подсистемы, последовательно переходя от одного уровня иерархии к другому; критериями величины большой системы выступает число подсистем или число ступеней иерархии подсистем;

•сложные системы, построенные для решения многоцелевых задач, отражающие разные, несравнимые характеристики объекта, системы, включающие взаимосвязанный комплекс разных моделей; для их описания необходимо использование нескольких языков; степень сложности системы измеряется числом моделей, языков, объединений и дополнений метаязыка.

По характеру связей между элементами и событиями системы могут быть терминированными и вероятностными. К числу первых относятся системы, в которых связи между элементами и событиями строго и однозначно предопределены, детерминированы. В системах второго вида связи между элементами и событиями носят вероятностный характер.

Элементы системы находятся в постоянном движении, развитии. Развитием называется путь, который проходит каждая конкретная система с момента ее возникновения. Оно представляет собой единство направленных изменений системы от ее менее упорядоченного состояния к более упорядоченному и наоборот.

Развитие включает в себя ряд этапов: возникновение, становление, период зрелости и преобразование.

3.Особенности социально-экономических и производственных систем

Из множества систем наибольший интерес для экономистов представляют социально-экономические и производственные. Они являются частным случаем сложных динамических систем.

Специфическая особенность этих систем состоит в том, что они относятся к классу управляемых систем. Наряду с этим они обладают рядом других особенностей:

- отличаются большой сложностью вследствие наличия множества достаточно сильных материальных и информационных связей между подсистемами и элементами системы;

14

-для них характерно непрерывное, динамичное и в макромасштабах не повторяющееся развитие;

-испытывают постоянное воздействие природных факторов и общества, которые носят стохастический характер;

-эти системы и их структура имеют достаточно четко выраженную иерархию;

-подсистемы социально-экономических и производственных систем связаны между собой материальными и информационными потоками, важную роль в их функционировании играет инфраструктура - совокупность отраслей и видов деятельности, которые обслуживают производственную и непроизводственную сферу экономики.

Социально-экономические и производственные системы в сельском хозяйстве также имеют ряд особенностей, вытекающих из специфики этой отрасли. К ним относятся: использование земли в качестве основного средства производства, которая при правильном ведении хозяйства может повышать свое плодородие; протяженность земельных угодий, различие рельефа местности и видов почв, разнообразие возделываемых культур и необходимость применения различных машин и методов; цикличность сельскохозяйственного производства; существенные отличия технологических процессов, а также обеспечения устойчивости указанных систем.

Социально-экономическая система как совокупность тесно связанных

иопределенным образом взаимодействующих элементов обладает несколькими свойствами.

Она характеризуется прежде всего целостностью, иерархичностью, автономностью, адаптивностью. Важными свойствами являются самоуправляемость, то есть способность к самовоспроизводству и саморазвитию на основе определенных законов, динамизм, то есть способность реагировать на изменение условий среды наилучшим для неё способом и достигать намеченной цели, а также вероятностный характер поведения, определяемый деятельностью людей в системе и не всегда предсказуемыми изменениями внешних условий.

Любая социально-экономическая система состоит из двух частей (подсистем): управляющей (субъект управления) и управляемой (объект управления), которые взаимодействуют между собой и внешней средой.

Существует два вида связи: прямая и обратная. Прямая - это связь, которая обслуживает процесс принятия решений и обеспечивают их передачу на управляемый объект. Обратная связь несет информацию о состоянии объекта и его реакции на управленческие решения, то есть характеризует степень достижения заданного результата.

Управляющая подсистема включает совокупность органов и отдельных работников, осуществляющих целенаправленное воздействие на объект управления.

15

Управляемая подсистема - это совокупность элементов, обеспечивающих непосредственный процесс создания материальных благ или оказание услуг.

Обязательным условием нормального функционирования социальноэкономической или производственной системы является пропорциональность и оптимальная соотносительность управляемой и управляющей подсистем. Это означает, что управляющая подсистема должна обеспечивать сопряженность развития всех частей системы производства, она должна строиться в соответствии с объемом и содержанием выполняемых ею работ (задач), мощностью вспомогательных и обслуживающих её подсистем, потребностью в них каждой функциональной службы.

Всоциально-экономических системах управляющие воздействия, как правило, реализуются в виде устных, телеграфных, письменных распоряжений, приказов, постановлений, инструкций.

Кроме управляющих воздействий система может испытывать возмущающие воздействия. Они могут быть внешними по отношению к системе и внутренними.

Вкачестве внешних возмущающих воздействий в социальноэкономических системах выступают стихийные бедствия, чрезвычайные ситуации и др.

К внутренним относятся диспропорции, возникающие в системе, внутрипроизводственные конфликты, аварии и др.

Одним из свойств системы является самоуправление, которое характеризуется объективной необходимостью корректировки процесса воздействия, состава и функций подразделений с учетом изменения внешней среды и нарушения закономерностей функционирования данной системы. Для обеспечения оптимального функционирования объекта разрабатывается алгоритм управления - совокупность правил, по которым на основе переработки информации о цели управления, о состоянии объекта управления, внешней среды и возмущающих воздействиях вырабатывается информация о необходимой совокупности управляющих воздействий.

4.Системный подход и системный анализ в управлении

Наиболее эффективным способом для изучения процессов и явлений в социально-экономических и производственных системах с целью принятия соответствующих управленческих решений является системный подход.

В основе системного подхода лежит рассмотрение объектов как систем, ориентирующее исследователя (практического работника) на раскрытие целостности объектов, на выявление многообразных типов связей в них и сведение их в единую схему. Он предполагает, что решение относительно любого компонента должно исходить из интересов всей системы.

16

Характерная особенность системного подхода состоит в том, что он позволяет учесть тесную связь между многообразием фактов, определяющих поведение системы, неполную определенность поведения, развитие системы, вызванное изменением свойств её компонентов. Основные черты системного подхода состоят в том, что он:

-ориентирован на выявление всех взаимосвязей и взаимодействий в проблемах с использованием логического, математического, машинного и организационного моделирования, междисциплинарных и экспертных оценок;

-четко, точно и всесторонне выявляет цели и рассматривает любую систему как механизм достижения установленных целей;

-предусматривает определение и предварительное проигрывание альтернативных вариантов достижения целей и долгосрочных последствий каждого варианта;

-анализирует "внутренние" и "внешние" результаты поведения систем при каждой альтернативе;

-направлен на органическое сочетание, координацию и интеграцию разных видов деятельности как в процессе исследования, так и в процессе реализации его результатов.

Важную роль системный подход играет в реализации задач проектирования и организации функционирования систем управления. В данном случае предстоит отобрать, отладить и внедрить в эксплуатацию взаимосвязанный комплекс методов и средств, которые в органическом сочетании с уже имеющимися методами и средствами управления и составят новую систему. Эти методы и средства существенно различаются между собой по формам и назначениям, по стоимости и трудоемкости разработки, по трудности их проектирования, создания и внедрения в эксплуатацию.

При совершенствовании управления вначале можно использовать простые, дешевые и легко доступные методы и средства управления. И лишь

втом случае, если они не обеспечивают достаточной эффективности управления, переходят к более сложным комплексным видам систем.

Широкое распространение в управлении за последние годы получил программно-целевой подход. Он включает совокупность методов, приемов и средств решения крупных и сложных проблем по достижению важнейших целей социально-экономического развития. Такой подход предполагает: наличие проблемы и определение цели, выделение целереализующей системы, разработку комплексной программы развития системы, создание особого механизма реализации комплексной программы.

Системный анализ - это совокупность методологических средств, используемых для подготовки и обоснования решений по сложным проблемам различного характера. Он опирается на системный подход, а также на ряд математических дисциплин и современных методов управления.

Основной процедурой системного анализа является построение обобщенной модели, отображающей взаимосвязи реальной ситуации.

17

Технической его основой служат вычислительные машины и информационные системы.

Системный анализ в области управления используется в различных ситуациях. Он применяется прежде всего при решении новых проблем. Используется в тех случаях, если решение проблемы предусматривает увязку целей со множеством средств их достижения, если проблема имеет разветвленные связи, когда существуют различные трудно сравнимые варианты решения проблемы или достижения взаимосвязанного комплекса целей, необходимо учитывать фактор неопределенности и риска, решения принимаются на достаточно отдаленную перспективу и в ряде других случаев.

Научный инструментарий системного анализа объединяет все научные знания, методы и действия для решения сложных проблем. Он включает неформальные, графические, количественные методы и методы моделирования.

Указанные методы распределяются по этапам выполнения системного анализа:

1)анализ проблемы,

2)определение системы,

3)анализ структуры системы,

4)формулирование общей цели и критерия системы,

5)декомпозиция цели, выявление потребности в ресурсах и

процессах,

6)выявление ресурсов и процессов, композиция целей,

7)прогноз и анализ будущих условий,

8)оценка целей и средств,

9)отбор вариантов,

10)диагноз существующей системы,

11)построение комплексной программы развития,

12)проектирование организации для достижения целей. Роль исследователя сводится к максимально точной формулировке задачи на каждом этапе и к подбору на каждом этапе метода, который в наибольшей степени соответствует существу постановки задачи.

Важнейшее место в научном инструментарии системного анализа

занимают методы моделирования. Существует несколько видов моделей:

1)кибернетические, отображающие процессы управления в экономических системах,

2)экономико-математические, являющиеся средством представления экономических систем в процессе системного анализа в том случае, когда имеется достаточная количественная информация,

3)нормативные операционные экономико-математические модели, которые служат для нахождения оптимальных и приближенно оптимальных решений (оптимизационные, имитационные, игровые).

18

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ № 2

Задание 1.

1.Раскройте понятия организация, социальная организация.

2.Объясните причины распространенности организаций. Раскройте смысл их существования.

3.Дайте определение: что такое система; перечислите общие свойства систем.

4.Расскажите, какие существуют виды социальных систем.

5.Перечислите основные подсистемы организации. Приведите примеры.

6.Раскройте содержание пяти частей организации по теории Генри Минцберга.

7.Объясните, что такое организационный эффект. Приведите пример.

Задание 2.

Среди множества организационных форм и систем выделяют два универсальных типа – централистический (эгрессия), скелетный (дегрессия). Для систем первого типа характерно наличие центрального, более высоко организованного комплекса, по отношению к которому все остальные играют роль периферии. Системы второго типа, напротив, образуются за счет организационно низших группировок. На Ваш взгляд к какой организационной форме систем относятся:

РФ_________________________________________________________

ВУЗ________________________________________________________

Студенческая группа _________________________________________

Неформальный коллектив _____________________________________

Обоснуйте свой ответ.

Задание 3. Тестовые задания. 1. Закон развития (онтогенеза) гласит?

а) каждая система (биологическая или социальная) стремиться сохранить себя и использовать для этого весь потенциал б) ритмичность работы организации должна находиться под контролем хозяйственных руководителей

в) каждая система (биологическая или социальная) стремиться достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла г) для каждой организации существует только ей присущая организационная структура

2. Идею о необходимости системного подхода к изучению организации высказал?

а) А.А.Богданов б) М.Вебер

19

в) А.Файоль г) Р.Лайкерт

3.Установление правил и процедур, определяющих поведение работников? а) комплексность б) формализация в) организация г) децентрализация

4.Централизованная структура чаще всего применяется при?

а) высокой концентрации б) быстро меняющейся технологии

в) сложной организационной структуре г) незначительных изменениях внешней среды

5. Предметом теории организации является?

а) организации, как системы взаимных элементов, законов и принципов б) взаимоотношения работников в коллективе в) различные теории построения организационных структур

г) влияние государства на деятельность организации

6. С точки зрения статики организация рассматривается как?

а) деятельность по упорядочению всех элементов определенной организации и направленные на достижение общих целей б) неформальная организация

в) объединение элементов на основе упорядоченной внутренней структуры г) коммерческая организация, активно действующая на рынке

7.К современным направлениям рассмотрения организации не относятся? а) реинжениринг б) теория альянсов

в) концепция внутренних рынков корпорации г) тектология

8.Факторы внешней среды, имеющие прямое воздействие на организацию, не относятся?

а) технологию б) государство в) конкурентов г) покупателей

9.Некоторая целостность, состоящая из взаимосвязанных частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого?

а) структура

20