Менеджмент. Учебное пособие-2

Производственный контроль включает в себя шесть функций:

-маршрутизация (последовательность операций);

-загрузка (распределение работ);

-производственные графики (время выполнения операций);

-предварительная оценка стоимости выполнения работ;

-диспетчирование (процесс текущего распределения работы);

-отправка – завершающая деятельность, в которой проверяется, выполнены ли планы.

Маркетинговый контроль базируется:

-на анализе возможностей сбыта;

-анализе доли рынка;

-анализе соотношения между затратами на маркетинг и сбытом;

-наблюдении за отношениями клиентов.

Решение финансовых, маркетинговых проблем или проблем в области обеспеченности организации необходимым сырьем и материалами, теряет смысл, если при этом ничего не делается для повышения качества управления, поскольку именно оно определяет эффективность работы организации в целом.

8.2. Контроль как процесс

Степень качества контроля сообразуется с важностью контролируемого фактора – неразумно применять высокую степень точности там, где она не имеет большого значения, или устанавливать непрерывность контроля, если можно без ущерба для дела осуществлять проверку какого-либо показателя периодически. Необходимо помнить, что

контроль является средством, а не целью. Следовательно, имея в виду чрезмерность, под этим надо понимать его ненужную степень эффективности, чего никогда нельзя сказать о самих принципах контроля.

Процесс контроля, может быть сведен к трем этапам:

-установление норм (стандартов);

-измерение соответствия выполнения этим нормам (сопоставление достигнутых результатов);

-оценка информации о результатах и коррекция отклонения от норм и планов.

Для того чтобы быть эффективным, контроль в организации должен соответствовать ряду требований:

-контроль должен быть всеобъемлющим. Он не является прерогативой какого-то менеджера;

-контроль не может быть ни целенаправленным, ни нейтральным. Он должен быть операционным.

-контроль должен быть сосредоточен на результатах. Контролировать можно лишь измеряемые явления;

91

-контроль должен быть экономичным. Суммарные затраты на него не должны превышать достигаемых с его помощью результатов. Чем меньше требуется контроля, тем эффективнее он является;

-система контроля должна быть простой. Избыточная сложность создает беспорядок;

-контроль должен быть непрерывным во времени;

-контроль должен быть своевременным;

-контроль должен быть гибким.

Стандартные механизмы контроля в лучшем случае обладают лишь ограниченной эффективностью в условиях современной экономики. Потому в мире все шире начинают применять новые формы контроля: менеджеры стремятся помочь сотрудникам улучшить их работу, полнее проявить на деле потенциал, добиваться более эффективного, более творческого подхода к делу. При этом в первую очередь выявляются проблемы, в решении которых необходимо содействие руководства.

8.3. Контроллинг и его особенности

Внедрение перспективного планирования нереально без системы контроля за реализацией плановых программ. Потому все более важной особенностью современного менеджмента является переход от контроля к контроллингу. Понятие контроллинга появилось в 70-е гг. ХХ в. как

система обеспечения выживаемости предприятия, ориентированная на выявление всех шансов и рисков организации внешнего и внутреннего характера, которые связаны с достижением стратегической цели.

Нужно подчеркнуть, что контроль направлен в прошлое – на выявление ошибок, отклонений, просчетов и проблем. Контроллинг – это управление будущим для обеспечения длительного функционирования предприятия и его структурных единиц, стремление управлять процессами текущего анализа и регулирования плановых и фактических показателей, так чтобы по возможности исключить ошибки, отклонения и просчеты, как в настоящем, так и в будущем.

Специфическими особенностями контроллинга по сравнению с традиционными подходами являются:

-новая ориентация финансово-экономических расчетов, принятие

экономически обоснованных решений;

-новое содержание таких традиционных функций управления как планирование, контроль, информационное обеспечение, составляющих ядро контроллинга, как концепции управления;

-новое содержание функциональной роли планово-экономических

служб (служб контроля на предприятии);

-увязка оперативных финансово-экономических расчетов и

стратегических решений.

92

Основа контроллинга – стратегическое планирование, предвидение реального положения организации на перспективу. Контроллинг подразделяется на стратегический и тактический (оперативный).

Оперативный контроллинг используется для обнаружения узких мест в текущей деятельности фирмы – осуществляется проверка работы каждого подразделения по отношению «прибыль-затраты».

Стратегический контроллинг включает формулировку целей,

управление ими, их достижение.

Особое значение в контроллинге имеет использование методов бюджетного контроля. В рамках системы бюджетного контроля сопоставляются реальный уровень издержек и результатов с намеченными в плане. Верхний и нижний пределы расходов или других показателей устанавливаются для конкретных видов, например, окладов, расходов на обучение кадров, замены оборудования офисов и так далее. Бюджетный контроль осуществляется по четырем основным ступеням:

-подготовка бюджета для каждого подразделения и соединение отдельных бюджетов в общий, что выражается в прогнозе прибылей и убытков по балансу;

-фиксация фактических расходов и доходов по бюджетным статьям;

-сравнение бюджетных отклонений от установленных в бюджете показателей;

-принятие мер для приведения текущих результатов в соответствие

сбюджетом.

При этом к системе бюджетного контроля предъявляется ряд требований. Она должна:

-полностью поддерживаться руководством, иметь в качестве основного ориентира цели и стратегию фирмы;

-быть своевременно подготовлена;

-включать работу менеджеров всех уровней;

-быть гибкой и изменяться в соответствии с трансформирующимися условиями внешней среды;

-быть доступной и понятной для всех, кто ее использует.

8.4. Основные принципы контроллинга

Существуют четыре основных принципа контроллинга:

1. Принцип движения и торможения.

Обеспечение разработки и реализации стратегических решений является потенциалом успеха деятельности организации, ее движением вперед, а создание и сохранение условий для успеха тесно связанно с понятием «инновация». Поэтому необходимо воздействие на процессы тормозящие развитие и постоянное обновление всей деятельности организации, особенно в сфере управления.

93

2. Принцип своевременности.

Контроллинг ориентирован на будущее и служит раннему выявлению новых возможностей и рисков для предприятия. Способность организации к своевременному реагированию на рыночные изменения зависит от времени интервала между возникновением нового шанса или риска и конкретным действием, а также от времени, необходимого для выработки изменений плана и их внедрения.

3. Принцип стратегического сознания.

Заключается в оценке всех решений и действий в первую очередь с позиций его соответствия стратегическим программам. Стратегическое сознание, представляет собой фильтр, который предотвращает реализацию оперативных решений, либо модифицирует их, если они не соответствуют стратегическому плану.

4. Принцип документирования.

Позволяет в любой момент установить посылающего и принимающего информацию, дату передачи и ее содержание.

Важность контроллинга заключается в том, что это система оценки всех сторон деятельности предприятия, его подразделений, руководителей и сотрудников с точки зрения своевременного и качественного выполнения запланированных стратегических показателей, выявление отклонений и принятие безотлагательных действий для того, чтобы намеченные планом результаты были достигнуты при любых изменениях хозяйственной ситуации.

Контрольные вопросы

1.Дайте понятие управленческого контроля как функции управления.

2.Опишите кратко три основных механизма контроля.

3.Укажите различия между стратегическим, тактическим и функциональным (оперативным) уровнями управленческого контроля.

4.Какие аспекты жизнедеятельности организации охватывает финансовый контроль?

5.Опишите этапы процесса контроля.

6.Дайте понятие контроллинга и укажите его отличия от контроля.

7.Каковы основные принципы контроллинга, сколько их?

8.В чем состоят особенности контроля в государственной организации?

94

Задания

1.Разработайте проект реализации трех видов контроля:

предварительного, текущего и заключительного. Результаты оформите в виде таблицы:

2. Разработайте проект системы контроля на выбранном вами предприятии. Объект контроля выберите самостоятельно. Результаты оформите в виде таблицы:

95

Глава 9. ЭФФЕКТИВНОСТЬ МЕНЕДЖМЕНТА ОРГАНИЗАЦИИ

9.1. Понятие эффективности управления

Эффективность отражает соотношение полученного результата и произведенных затрат. В экономической теории различают два вида эффективности – экономическую и социальную.

Экономическая эффективность в общем виде представляет собой отношение результата к затратам.

Под социальной эффективностью понимается степень удовлетворения социальных потребностей (населения, потребителей, заказчиков).

Оценка эффективности управления – один из сложнейших разделов экономической теории, что обусловлено тремя обстоятельствами:

-результаты работы аппарата управления проявляются в результатах деятельности всего коллектива предприятия;

-существуют определенные трудности как в оценке результатов управления, так и в учете затрат, связанных с достижением этих результатов;

-оказывает влияние временной фактор: результат может быть как сиюминутный (по оперативным решениям), так и развернутый во времени (по стратегическим решениям).

Отечественной теорией и практикой разработаны приемы оценки эффективности управления на качественном и количественном уровнях. Для оценки эффективности на качественном уровне используются

различные обобщающие показатели. Например:

-на государственном уровне – увеличение объема производства;

-на отраслевом уровне – производительность труда;

-на уровне предприятия – прибыль.

Один из приемов оценки эффективности управленческой деятельности на количественном уровне предполагает использование понятий:

-эффективность в широком смысле, под которой понимаются результаты, достигнутые деятельностью трудового коллектива в целом, включая аппарат управления;

-эффективность в узком смысле – как результаты работы собственно работников аппарата управления.

Технология расчета имеет вид (рис. 19).

96

Эффективность управления

в широком смысле в узком смысле

Рис 19. Схема оценки эффективности управления на предприятии

Обобщающими показателями экономической эффективности в

Частными показателями экономической эффективности в широком смысле являются: рентабельность, оборачиваемость, окупаемость капитальных вложений, соотношение роста производительности труда и заработной платы, фондоотдача, фондоемкость и др. (около 70 показателей).

Обобщающими показателями социальной эффективности в широком смысле являются: степень удовлетворения покупательного спроса и заказов потребителей.

Частными показателями социальной эффективности в широком смысле являются: товарооборот на душу населения, устойчивость ассортимента товаров, оказание дополнительных услуг, послепродажный сервис, сокращение издержек потребления населения.

Обобщающим показателем экономической эффективности деятельности аппарата управления в узком смысле является:

97

Частными показателями экономической эффективности

деятельности аппарата управления в узком смысле является: доля затрат на содержание аппарата управления в общих расходах предприятия, доля численности работников аппарата управления в общей численности, товарооборот на одного работника аппарата управления и др.

Обобщающим показателем социальной эффективности в узком смысле является количество решений, принятых по предложению членов коллектива.

Частными показателями социальной эффективности в узком смысле являются: техническая оснащенность управленческого труда (стоимость технических средств, приходящихся на одного работника аппарата управления), условия труда и быта работников аппарата управления, укомплектованность и текучесть кадров аппарата управления, уровень образования, показатель повышения квалификации и др.

Эффективность выполнения управленческих функций выражают:

-по функции планирования: степень достижения поставленных целей, процент выполнения плана, количество подразделений, не выполнивших план;

-по функции организации: внедрение рациональных структур, современных производственных и социальных технологий и др.;

-по функции мотивации: использование методов побуждения к

труду (поощрение, наказание, их соотношение); - по функции контроля: количество нарушений трудовой,

финансовой, технологической дисциплины.

Динамика отмеченных показателей, сравнение плановых и фактических данных, а также их сопоставление с аналогичными показателями однородных предприятий конкретного региона дают основание для вывода об эффективности затрат на содержание аппарата управления и деятельности всего коллектива предприятия.

Для зарубежного опыта оценки эффективности менеджмента (в частности, США) характерны два подхода: оценка эффективности управления по принципу «7-С» Уотермена и по «7 категориям» Драккера.

По существу они взаимно дополняют друг друга. Качественная оценка состояния на фирме семи составляющих управления – «7-С» дополняется количественной – по конкретным показателям (табл. 10).

Таблица 10

Оценка эффективности управления на зарубежных фирмах

Оценка эффективности управления (опыт США)

98

Инновационность характеризует капитальные затраты, эффективность их использования. По остальным категориям также используются количественные показатели.

9.2. Направления повышения эффективности управления

Направления повышения эффективности управления на предприятиях весьма разнообразны. Они могут касаться субъекта, объекта

ив целом системы управления.

Воснове мер по повышению эффективности лежит использование достижений научно-технического прогресса, совершенствование

организации производства, внедрение ресурсосберегающих и современных высоких технологий, в том числе управленческих.

При проведении мероприятий по рационализации управления с целью повышения его социальной и экономической эффективности целесообразно иметь в виду, что этому в большей мере способствуют:

- сбалансированное использование различных факторов; - исключение локальности изменений в субъекте или объекте

управления; - долговременность процесса изменений;

- общая направленность в стране на качественные изменения в

сфере управления экономикой; Конкретными направлениями, способствующими повышению

эффективности управления, являются:

- четкое распределение функций на всех уровнях (федеральном,

региональном, местном и внутрифирменном) и звеньях управления;

99

-структурные изменения в сфере управления, оптимальное соотношение централизации и децентрализации полномочий, проведение эффективной реструктуризации предприятий, использование современных "плоских" организационных структур, включая создание виртуальных предприятий;

-инвестирование средств в человеческий капитал (совершенствование кадровой политики и кадровой работы на предприятиях, использование разнообразных современных форм мотивации труда работников);

-комплексное и эффективное использование различных методов управления (экономических, социально-психологических), административных (организационно-распорядительных);

-внедрение современных информационных технологий;

-адаптация эффективных зарубежных форм управления к условиям работы отечественных предприятий (управленческого учета, контроллинга, реинжиниринга и др.);

-совершенствование нормативно-правовой базы управления,

усиление экономической, правовой, этической, экологической ответственности руководителей за последствия принимаемых управленческих решений.

Контрольные вопросы

1.Раскройте суть понятия «эффективность управления» и предложите свое понимание факторов, которые ее обусловливают.

2.Сравните понятия «экономическая эффективность» и «социальная эффективность».

3.Назовите пути роста экономической эффективности управления, оцените результативность и эффективность работы известных отечественных топ-менеджеров.

4.Какие сложности количественной оценки результатов управленческого труда существуют?

5.Что включает в себя эффективность управления в широком смысле?

6.Какие показатели характеризуют эффективность управления в узком смысле?

7.Назовите показатели социальной эффективности.

8.Предложите собственные критерии оценки качества и других показателей уровня менеджмента в организации.

9.Какова взаимосвязь понятий «эффективность», «производительность», «качество»?

10.Как можно сопоставить эффективность работы руководителей разного уровня?

100