Персональная эффективность. Учебное пособие

то неприятное дело, вы ставите рядом с собой будильник и кропотливо в течение 10 мин работаете над этим делом. После этого переключаетесь на то, что вам по душе. На следующий день увеличьте время на 1 мин и в совокупности проработайте над задачей-«слоном» 11 мин, и так каждый день увеличивайте время выполнения задачи на 1 мин по сравнению с предыдущим. Таким образом, вы уже в ближайшем будущем убедитесь, что задача, казавшаяся вам ранее «неподъемной», приобретает вполне понятные и осознанные очертания и логику решения.

6.2.4. «Творческая лень»

Принято считать, что лень – это всегда плохо, от нее обязательно нужно избавляться. Лень – это не всегда плохо. Часто это нормальная защитная реакция организма. Причинами лени могут быть:

●переутомление, физическая, психологическая, эмоциональная истощенность, возникающие как результат стресса, перенапряжения сил;

●несоответствие нашего «хочу» нашему «должен». Это вызывает состояние внутреннего напряжения, неудовлетворенности достигнутым результатом, разочарования, и как следствие, истощение сил организма;

●интуитивное ощущение ненужности выполняемой в данный момент задачи;

●желание полениться служит сигналом нашего подсознания, что лишняя суета, мешает родиться нетривиальному решению. Часто именно такое состояние предшествует творческим озарениям, рождению новых идей и решений.

В персональной эффективности различают понятия творческой и нетворческой лени. Главное – не путать творческую лень с обычной ленью:

●творческая лень характеризуется тем, что вы сознательно позволяете себе лениться, специально выделяете для этого время и получаете радость от данного процесса. Нетворческая лень является признаком отсутствия самоконтроля, вызывает угрызения совести за бесцельно растраченные часы и дни;

●творческая лень приводит к появлению новых, интересных решений, а потому не противоречит работе, а органично дополняет ее. Нетворческая лень несочетаема с работой, ее итог – упущенное время.

31

6.2.5. Контроль исполнения с помощью таблицы ежедневных дел

По вертикали вы выписываете в таблицу регулярные дела, а по горизонтали – дни недели. На пересечениях отмечается выполнение ка- кого-либо дела плюсом и ставится прочерк, если сегодня это дело не сделано.

32

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ

Рабочая тетрадь «Персональная эффективность»

Рабочая тетрадь предназначена для освоения базовых приемов персональной эффективности на практике (создана по материалам «Органайзер Г. Архангельского»).

Рабочая тетрадь содержит систему четких пошаговых заданий для самостоятельной работы в течение семестра, а также специальные бланки, которые помогают применять технологии для создания лич-

ной системы персональной эффективности.

1. Планирование рабочего дня

Чтобы день прошел эффективно, нужно научиться сосредотачиваться, концентрироваться на конкретном деле. «Навести на фокус» рабочий день поможет планирование.

План дня должен быть. План дня должен быть записан. План дня должен быть записан в одном месте. Главное дело дня нужно выделить. Главное дело дня может быть только одно.

Задание 1

1.Запишите все задачи дня, четко сформулируйте их, отвечая на вопрос «Что сделать?» и плюс к этому результат, который вы хотите получить: ГЛАГОЛ+ РЕЗУЛЬТАТ.

2.Выделите главное дело дня цветом.

3.Рядом с задачами, жестко привязанными к конкретному сроку, укажите время их исполнения.

3.Рядом с задачами напишите примерное время их выполнения («бюджетирование» времени).

Выполняя задание, обратите внимание на следующее:

● формулировки задач должны давать ответ на вопрос: «Что делать?» и отражать результат, который вы хотите получить;

33

●выбирая приоритетное Главное дело дня, выбирайте то, что наиболее важно для вас, работает на ваши цели (а не то, что «очень-очень срочно»). Приступить к решению приоритетных задач бывает трудно для нас психологически, поэтому мы склонны их откладывать;

●при определении бюджета времени важно помнить, что планировать следует не более 60 % рабочего времени (жесткие задачи и приоритетные). Остальные 40 % времени оставляйте как свободный резерв на непредвиденные обстоятельства;

Для выполнения задания необходимо проработать тему Планирование из данного учебного пособия.

2. Методы и способы самонастройки. Метод «швейцарского сыра»

«Выгрызайте» маленькие кусочки из большого дела. Например, при подготовке реферата, оформите титульный лист, напишите несколько понятных и простых абзацев, подберите иллюстрации, составьте графики или таблицы и т. д.

Пример

Написать реферат по …. Открыть MS Word Сделать титульный лист Написать название

Написать заголовки некоторых разделов Написать раздел библиография Сохранить файл

Теперь, когда в следующий раз вы вернетесь к написанию реферата, у вас уже не будет панического страха перед «белым листом». Вы откроете «черновик» своего документа.

Задание 2

Придумайте, какие кусочки вы можете «выгрызть» от ваших самых трудных дел, когда не хватает сил и настроения приступить к их исполнению.

Каждый день, выгрызая маленький кусочек, вы втянетесь в работу и решите задачу целиком.

34

Выполняя задание, обратите внимание на следующее:

●суть метода заключается в том, что задача выполняется не в ло-

гическом порядке, а в произвольном;

●метод помогает включиться в решение сложных, энергоемких задач;

●самое главное, начинать следует с тех элементов, которые интересны, привлекательны или просты для выполнения.

3. Методы и способы самонастройки. «Уничтожение мелких неприятных дел»

Ежедневно мы сталкиваемся с мелкими рутинными делами (делами-«лягушками») выполнение которых нас совершенно не вдохновляет. Типичные дела-«лягушки»: получить справку в.., оплатить мобильный телефон, купить хлеб, прибрать стол, сделать резервную копию важных файлов…

Задание 3

Напишите список из 10 дел-«лягушек».

Дело-«лягушка»

1

2

3

«Съешьте» одну из них в течение сегодняшнего дня и запишите, сколько времени заняло выполнение этой задачи.

Выполняя задание, обратите внимание на следующее:

●выполнение этого дела вызывает у вас неприятные эмоции;

●трудно относиться к этому делу с энтузиазмом;

●объективно (если выключить эмоции) дело не сложное;

●метод не дает возможности мелким делам превращаться в глобальные проблемы, снижает уровень тревоги;

●начинайте со «съедения лягушки» каждый день. Скоро ваши залежи «лягушек» растают и жить станет гораздо легче!

35

4. Методы и способы самонастройки. «Награждаем себя за эффективность»

Перед нами разные цели, далекие горизонты. Чтобы пройти путь длиною в жизнь, нужно научиться сохранять свои силы, правильно управляя своим временем. Необходимо поощряйть себя за достигнутые результаты, даже на промежуточных этапах работы.

За определенный объем сделанной работы назначьте себе небольшую НАГРАДУ – «промежуточную радость». (Например, встретьтесь с друзьями, погуляйте…). Такую награду следует назначать за конкретный объем выполненной работы. «Промежуточной радостью» может быть что-то такое, что вы не можете себе позволить ежедневно.

Задание 4

Напишите список из 5 наиболее приятных и возможных для вас «промежуточных радостей».

1

2

3

4

5

Подумайте, за какие результаты работы вы можете себя этим поощрить в ближайшем будущем.

Выполняя задание, обратите внимание на следующее:

Разбейте всю работу на несколько этапов и за прохождение каждого назначьте себе небольшую награду. Немедленная награда за каждый сделанный шаг мотивирует на дальнейшее движение.

5. Методы и способы самонастройки для решения больших трудоемких задач

«Сдвигаем с мертвой точки долгосрочные проекты»

Любое объемное и трудновыполнимое дело можно сравнить со слоном, которого необходимо съесть. На первый взгляд, это невозможно, но если слона разделить на кусочки, из них можно приготовить бифштексы (не меняя суть технологии, можно говорить о шоколадном слоне) и каждый день съедать по одному.

36

С любым делом можно справиться, если ежедневно выполнять одну «порцию работы».

Например, дела-«слоны»: улучшение физической формы тела, ремонт квартиры. Главный признак дела-«слона»: при самых благополучных обстоятельствах это дело невозможно сделать за «один присест».

Задание 5

Запишите, каков на данный момент ваш главный СЛОН в учебной деятельности. К какому учебному делу, объемному и трудновыполнимому, вы никак не можете подступиться и все время откладываете его на потом.

СЛОН в учебной деятельности:

Дело-СЛОН в вашей домашней жизни? Что вы давно собирались сделать дома, но так и не собрались?

СЛОН вашей домашней жизни:

Дело-СЛОН в сфере саморазвития, поддержания своего здоровья и физической формы?

СЛОН в сфере саморазвития, поддержания своего здоровья физической формы:

Определите единицу работы – «бифштекс» – для каждого из дел-

СЛОНОВ

Выполняя задание, обратите внимание на следующее:

●самая большая трудность, с которой мы сталкиваемся, пытаясь решить «Слоновую» задачу – привычка глобализировать, укрупнять проблемы;

●часто мы преувеличиваем реальный объем предстоящего дела, что приводит к возникновению страха перед решением такой задачи;

●отдаленность результата во времени приводит к тому, что мотивация ослабевает и нам кажется, что все наши усилия – это бег на месте;

●способ избежать такой глобализации, избавиться от страха, добиться решения задачи и «съесть слона» – разрезать его на маленькие кусочки – «бифштексы» – и каждый день съедать по одному такому «бифштексу»;

37

● каждый кусок должен быть:

1)реален (приближать нас к желаемому результату);

2)конкретно сформулирован (не просто «изучать иностранный язык», а «учить иностранные слова» не «вспомнить курс физики», а «подготовить три экзаменационных билета»);

3)измерим (не просто «учить иностранные слова», а «выучивать наизусть по 10 иностранных слов»);

4)соотнесен с нашими возможностями и ресурсами.

От расплывчатого «заниматься иностранным языком» мы приходим к конкретной, реализуемой и доступной для воплощения формулировке;

«Каждый день выучивать по 10 иностранных слов, еженедельно смотреть фильм на иностранном языке без субтитров и т.д.».

Такие «бифштексы» называются реальными.

Расплывчатые, неконкретные формулировки: «читать книгу на иностранном языке», «изучать грамматику», «посмотреть упражнения» – делают наш «бифштекс» иллюзорным.

«Иллюзорный бифштекс»: учить английский язык (читать грамматику, посмотреть упражнения);

«Реальный бифштекс»: каждый день выучивать по одному грамматическому правилу и делать три упражнения на выученное грамматическое правило.

6. Методы и способы самонастройки. «Грамотный отдых»

Отдых – одна из важнейших составляющих нашей жизни и крайне важная часть искусства управления временем. Человек, который плохо отдыхает, не в силах работать хорошо. У него просто это не получится. Нельзя позволять себе отдыхать бездарно.

Отдых и работа должны быть жестко разграничены. Найдите для отдыха занятие по душе.

Отдыхая, постарайтесь оторваться от привычной обстановки.

Занятие по душе – это то, что вас вдохновляет, дает остроту жизни или успокаивает. Одному надо играть на гитаре, другому танцевать аргентинское танго, а кто-то любит кататься на велосипеде.

Важно найти для себя такой вариант отдыха, при котором будут восстанавливаться ваши силы. Следует найти и выделить время для отдыха, который вам по душе.

38

Задание 6

Составьте список занятий, которые вам особенно нравятся. Вспомните, когда вы брались за них последний раз. Решите, когда на этой неделе вы снова ими займетесь.

Выполняя задание, обратите внимание на следующее:

●любое чрезмерное напряжение сил приводит к возникновению стрессовых состояний, которые в свою очередь приводят к истощению сил организма;

●грамотное распределение рабочей нагрузки позволяет сохранять высокую производительность труда. Только в этом случае все наши действия становятся эффективными, что позволяет достичь высоких результатов;

●правила эффективного отдыха: ритмичность, максимальное переключение, смена контекста.

7. Целеполагание. Выявление жизненных ценностей. «Мемуарник»

Чтобы цели стали «родными», соответствовали личной системе ценностей, важно выявлять главные события нашей жизни и формулировать значимые для нас ценности.

Ведение «мемуарника» (от слова мемуары, автор методики Т. Ва-

силенко) позволяет выявить личные ценности, определить

главное для вас в этой жизни.

Как вести «мемуарник»:

Ежедневно выявлять и записывать Главное событие дня. Формулировать ценность, благодаря которой это событие стало для вас Главным.

Определить Главное событие недели, месяца, семестра, года в конце соответствующих периодов.

Примеры личных ценностей: Признание. Развитие. Благосостояние. Карьера. Семья. Общение. Любовь. Познание. Красота.

Задание 7

Вспомните главное событие каждого дня за прошедшую неделю. Против каждого события укажите ту ценность, согласно которой

вы определили это событие как главное.

39

Выполняя задание, обратите внимание на следующее:

●«мемуарник» дает возможность достаточно быстро сформировать список базовых ценностей, на основании которых можно формулировать долгосрочные цели;

●событие в «мемуарнике» может быть и позитивным, и негативным. Это не обязательно главный результат дня. Это именно Событие, эмоционально значимое для вас;

●«мемуарник» позволяет отделить «родные» цели от «навязанных» (рекламой, окружением);

●«мемуарник» побуждает каждый день уделять несколько минут вопросу о главных составляющих жизни.

●чем чаще повторяется одна и та же ценность в списке, тем она более значима.

Для выполнения задания необходимо проработать тему Целеполагание, из данного учебного пособия.

8. Целеполагание. Цели и ключевые области жизни. Стратегические цели. «Стратегическая картонка»

Как найти в своей жизни время на достижение личных целей. Мы должны поставить перед собой цели, формализовать наши мечты, сформулировать, наши желания.

Ежедневник – инструмент тактического планирования. Стратегическая картонка – инструмент стратегического плани-

рования.

«Стратегическая картонка» – это закладка в ежедневник, на которую выписываются ваши ключевые цели на ближайший год.

Как работать со «стратегической картонкой»? Утром вы откры-

ваете ежедневник и первое, что вы видите – это не текучка, не перечень задач, которые вы запланировали на сегодняшний день. Первое, что вы видите, это список ключевых целей, которые записаны в «Стратегической картонке». И первый вопрос, который вы себе задаете: «Что я сделаю сегодня для достижения этих целей?»

Задание 8

Заполните стратегическую картонку – это список ваших ключевых целей, ради которых вы живете и трудитесь. Запишите свои ключевые цели на ближайший год:

40