Персональная эффективность. Учебное пособие

дел и развиваться в жизни более сбалансированно, поддерживая равновесие и гармонию различных направлений деятельности.

Ключевые области – это от 5 до 9 основных направлений деятельности, в которых развивается ваша жизнь.

Ключевые области помогают более точно поставить жизненные цели, ничего не забыть и не упустить.

Задание: составьте список своих ключевых областей:

●возьмите 30–40 бумажных карточек и выписывайте на них ваши обычные ежедневные дела. (Например, «пишу реферат», «смотрю футбольный матч», «разговариваю с другом по телефону»);

●разложите эти карточки на 5–9 групп, в каждую группу – близкие по смыслу задачи;

●придумайте группам простые названия (например, учеба, семья, друзья, отношения с любимым человеком, работа, спорт, благосостояние).

Существует множество различных подходов к определению целей. Рассмотрим одну из них.

1.2.3. «Управление собой как компанией»

Попробуйте рассматривать себя не как «студента МИСиС», забудьте на некоторое время о том, что вы – часть большой системы, зависящая от преподавателей, администрации и множества правил. Посмотрите на себя как на Персональную корпорацию, ЗАО «Я». У этой корпорации есть элементы управления; личное стратегическое планирование – постановка долгосрочных целей; «маркетинг» – изучение рынка труда; личная «бухгалтерия» – учет и планирование денег, и т.д.

Управляя «персональной корпорацией», следует помнить: как в управлении фирмой, так и в управлении собой не существует «правильных ответов» и «единственно верных решений». На рынке множество фирм, придерживающихся прямо противоположных методов – и при этом одинаково успешных. Так и в персональной эффективности – нужен подбор всех методов под индивидуальность личности.

Важно уметь отделить «родные» цели от «навязанных». Это не всегда просто, но это необходимо. Иначе можно потратить годы жизни на погоню за «навязанными» целями, достигнув которые, испытать лишь усталость и разочарование.

«Навязанные» цели выражаются следующими фразами: «так принято», «так положено», «кто-то считает, что так будет хорошо». Их источниками могут быть реклама, общественное мнение и устои,

11

традиции, родственники, школа. По большому счету «навязанные» цели – это штампы, стереотипы.

«Родные» цели – цели, к которым стремятся, которых хотят достичь самостоятельно, вопреки всему и несмотря ни на что. Достижение таких целей приносит удовлетворение, радость. Сам путь продвижения к ним не требует особой, дополнительной мотивации, ведь вы делаете то, что действительно хотите сделать, что приближает к желаемому результату.

1.2.4.SMART-цели и надцели

Вклассическом тайм-менеджменте рекомендуется ставить цели с помощью техники «SMART» (от слов specific, measurable, achievable, realistic, time-bound – конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные к времени).

SMART-цели подходят для заданных ситуаций, так как можно достаточно четко и подробно описать желаемый результат. Это помогает программировать свое сознание на их достижение. Четко и детально воображая будущий результат, сознание и подсознание настраиваются на стремление к нему.

Чем ближе цель по времени, чем она очевиднее – тем полезнее детализировать ее с помощью техники SMART, найдя подходящий измеритель и привязав достижение цели к четкому сроку.

Чем дальше от вас цель по времени, чем менее она очевидна – тем меньше необходимости и возможности в такой жесткой конкретизации. Более того, слишком долгосрочные и при этом конкретизированные цели могут даже мешать эффективности личного стратегического планирования.

Вслучае с проблемной ситуацией нужно не детализировать ее, а лишь задать направление движения. В качестве ориентиров можно использовать свои ключевые области жизни или ценности. Для того чтобы выстроитьсистемуперсональныхстратегическихцелей, необходимо:

● определить свои ценности (с помощью мемуарника); ● искать призвание; ● выявить 5–9 ключевых областей своей жизни;

● наиболее близкие и понятные цели сделать измеримыми; ● сделать обзорный график жизненных целей по ключевым обла-

стям и годам; ● управлять своей «персональной корпорацией» проактивно;

● отделить «родные» цели от «навязанных».

12

2. ПЛАНИРОВАНИЕ

2.1.Планирование в условиях динамично изменяющейся среды

Под влиянием стереотипов под планированием мы обычно понимаем жесткую постановку задач с четкой привязкой к определенному времени. Однако только мы распишем весь день по часам и минутам, как обязательно происходит нечто незапланированное и неожиданное, ломающее самый точный и детальный план.

Тем не менее нужно и укладываться в сроки, и уделять внимание долгосрочным проектам. Решить эту задачу помогает гибкое планирование. Существует много различных видов гибкого планирования, позволяющих выбрать оптимальный вариант исходя из психологического типа личности, соответствующий специфике его деятельности.

План – это не жесткие рамки строгого расписания, которое ни под каким предлогом нельзя нарушить или изменить. План – верный помощник, дающий возможность быстро сориентироваться в постоянно изменяющихся условиях, выбрать оптимальный вариант действий и при этом не упустить ничего важного и основного.

2.2. Контекстное планирование

Большинство задач очень трудно привязать к какому-то конкретному времени: «если буду в магазине, оплачу мобильный», «буду на кафедре – уточню время и место проведения научной конференции»… У древних греков было два разных слова для обозначения времени – хронос и кайрос.

«Хронос» – привычное нам линейное, измеримое, механическое время ежедневников и органайзеров, содержащее, как правило, жесткие задачи.

Жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени. «Кайрос» – удобный момент; удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела. Именно с понятием «кайрос» связано боль-

шинство дел и задач, которые называются гибкими.

Гибкие задачи – задачи, не привязанные жестко к определенному времени, зависящие от контекста (условий, обстоятельств).

Работая над собственным планом, важно выделить наиболее актуальные именно для вас контексты.

13

Результато-ориентированный список задач на день

. Составьте таблицу ежедневных задач, не привязанных к строго определенному времени. Особое внимание следует уделить формулировкам задач – они должны давать ответ на вопрос: «Что сделать?» и отражать результат, который мы хотим получить.

Приоритезация задач в списке. Какие задачи выделять красным цветом и считать приоритетными? Только те, что наиболее важны для вас самих, работают на ваши цели, а не те, что «очень-очень срочные», сиюминутные, не ориентированы на достижение значимого результата. Решение приоритетных задач бывает для нас трудным психологически, и мы склонны их откладывать. Например, написание реферата, как правило, затягивается до самого последнего критического срока, а подготовка к экзамену откладывается на последний день, и всегда именно одного дня и не хватает, чтобы все выучить. Поэтому имеет смысл отметить красным то важное дело, которое вы привыкли откладывать на последний момент.

Сколько приоритетных задач может быть в списке? Если в списке 10 дел, то приоритетных задач может быть 1–2, не больше.

Преимущества результато-ориентированного планирования задач

●концентрация внимания и энергии на достижении конкретных результатов;

●гибкость планирования, возможность переносить в рамках дня выполнение задач, которые нет необходимости жестко привязывать к конкретному часу;

●экономия своих сил (некоторые задачи закрываются сами собой, вы значительно меньше отвлекаетесь);

●решениедел, которыеименнодлявасявляютсясамымиглавными;

14

● удоволетворение от того, что вы видите, как много вам удалось сделать за день.

2.3. Жестко-гибкое планирование дня

При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как с гибкими, так и с жесткими задачами. Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планиро-

вания дня:

1.В ежедневнике отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываем резерв времени на непредвиденные обстоятельства.

2.Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для записи гибких задач можно использовать чистую половину листа ежедневника.

3.В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные.

4.«Бюджетируем» время на крупные приоритетные гибкие задачи. Рядом с задачей указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения.

5.В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем. Невыполненные задачи переносим на следующий день.

Планировать следует не более 60 % рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40 % времени оставляем как свободный резерв на непредвиденные обстоятельства.

15

2.4.Метод структурирования внимания

игоризонты планирования

При составлении любого стратегического, тактического или оперативного плана нам приходится учитывать, по крайней мере, два важных аспекта: большое количество задач и возможность внесения изменений в планы.

В современном мире каждый человек сталкивается с необходимостью отслеживать и контролировать огромный объем информации, поток которой растет с каждым днем. По самым приблизительным оценкам современному менеджеру каждый день приходится удерживать в голове до 60–70 больших и маленьких задач и дел, которые нужно не забыть сделать, обязательно решить. В результате этого сознание испытывает неимоверные нагрузки, часть информации теряется, забывается, «стирается» из памяти. Такая перегруженность сознания является наиболее типичной причиной стресса, профессионального выгорания, когда человек уже не в состоянии адекватно реагировать на изменение ситуации и выполнять свои профессиональные обязанности.

Силы уходят только на попытки удержать в памяти дела и задачи. Внимания и сил сосредоточиться на приоритетных направлениях и задачах, вдуматься в них, уже не хватает. Оптимальным способом упорядочить огромное количество напоминаний и задач и их переме-

щение является метод структурирования внимания (МСВ), предло-

женный Г.А. Архангельским.

ГлавнаяфункцияМСВ– вспоминатьонужныхделахвнужноевремя.

При создании метода учитывалась структура внимания человека, которая состоит из трех основных составляющих: сознание, предсознание, подсознание (рис….)

Подсознание (∞)

Рисунок. Структура внимания человека

16

Сознание человека может успешно работать только с одним объектом – делом, мыслью, документом. Умение некоторых людей работать с несколькими делами одновременно – следствие высокой переключаемости внимания.

Предсознание может контролировать 7±2 объекта (водитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помощью предсознания управляет несколькими группами приборов). Занимаясь одной главной проблемой, можно держать в поле зрения еще 5–9 объектов, но не больше!

Объекты из предсознания легко перемещаются в сознание и наоборот, поэтому именно в предсознании нужно держать те дела, благоприятный момент для решения которых может наступить в ближайшее время.

Подсознание может работать с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, подсознание работает над всеми остальными. Самая распространенная ошибка состоит в том, что люди часто нерационально используют свое сознание и предсознание, стремясь удержать в них гораздо больше дел и задач, чем те способны вместить. Отсюда и информационная перегрузка, и стрессы. Искусство эффективного управления задачами и рационально организованного планирования состоит в том, чтобы не пытаться решить все проблемы одновременно, а уметь сконцентрироваться на одной, имея в виду несколько и забыв об остальных. Для этого не-

обходимо создать систему, позволяющую оперативно перемещать задачи между составляющими сознания по мере изменения уровня их значимости.

Необходимо разгрузить свое сознание, вынеся за пределы мозга все дела, мысли и задачи. Этому способствует материализация (записывание) планирования.

Вся система личного планирования – это продолжение, материализация вашего сознания. Соответственно, она должна быть структурирована так же, как и сознание, т. е. включать в себя три области:

1.Фокус внимания – область, соответствующая сознанию. В ней в один момент времени должен находиться только один объект – тот, с которым вы непосредственно работаете.

2.Область ближайшего внимания соответствует предсознанию.

Вней должно быть 7 ± 2 объекта, необходимых вам для работы или для напоминания о какой-то задаче.

17

3. Область далекого внимания соответствует подсознанию. В ней хранится вся остальная информация.

Горизонты планирования. Имея различные задачи с разными сроками исполнения, мы сталкиваемся с проблемой – как удержать их все под контролем. Для этого необходимо ввести три основных раздела в системе планирования:

«День», «Неделя», «Год».

В раздел «День» помещаются задачи на сегодня – это план дня в ежедневнике.

Раздел «Неделя» включает в себя среднесрочные задачи, выполнение которых предполагается в ближайшие неделю или месяц. В раздел «Год» заносим свои долгосрочные проекты и задачи.

Временные рамки здесь определены не жестко, задачи могут выходить за границы определенного периода. Так, задачи горизонта планирования «День» могут быть решены в ближайшие 2–3 дня. Дела в разделе «Неделя» требуют выполнения в течение 2–3 недель, а годового раздела – могут выйти за рамки периода. Для нас важен не жесткий план на период (который рухнет, в первые же дни), а строгое следование правилам перемещения задач между разделами.

Вежедневнике:

1.Вечером, планируя следующий день, просматриваем раздел «Неделя». Все задачи, ставшие актуальными, более важными, переносим в раздел «День».

2.Один раз в неделю, составляя план на следующую неделю, просматриваем раздел «Год» и все, ставшее актуальным, переносим в раздел «Неделя».

3.Задачи, дела, невыполненные, но потерявшие свою актуальность на данный период, могут быть перенесены в разделы более отдаленного временного периода (из раздела «Неделя» – в раздел «Год».)

Преимущества применения техники горизонтов планирования

●Позволяет не загонять себя в рамки жесткого планирования. Прописывая детально свое будущее на неделю, месяц, вы оставляете поле для маневров.

●Дает возможность не терять из вида важные дела, гарантировать

спомощью регулярного просмотра разделов, что нужные задачи будут решены в подходящее для этого время.

18

3. ХРОНОМЕТРАЖ

Основную идею хронометража можно выразить фразой: «Хочешь управлять – измерь». Хронометраж как инструмент повышения персональной эффективности дает ряд важных преимуществ: вырабатывает привычку внимательного, осознанного отношения к своим повседневным делам и в целом – к собственной жизни, не требует жесткого структурирования, планирования, «раскладывания по полочкам», вырабатывает «эффективность мышления», умение продуктивно действовать в непредсказуемой обстановке, позволяет выработать умение оценивать результаты чужой и своей работы, видеть истинный труд, заложенный в них.

3.1. Время – невосполнимый ресурс

Хотя люди часто остаются работать дополнительно, вечером они не знают, что действительно важного сделали за день. Нередко в самом начале дня происходят ситуации, которые из-за непродуктивной и неэффективной организации работы приводят к спешке и нехватке времени. Многие умные, талантливые люди так и не реализовали свои проекты и идеи, ничего не добились в жизни по одной простой причине – они не умели рационально использовать имеющееся в их распоряжении время.

3.2. Поглотители времени и борьба с ними

Создание персональной системы учета времени позволяет оптимизировать непродуктивные расходы времени, найти резервы времени. Для этого необходимо знать, какие действия отнимают время, являются его поглотителями. Кто или что ворует наше время? Древние греки называли поглотителей времени хронофагами.

Поглотители времени – это процессы, люди или события, на которые мы отвлекаемся от своих дел, и из-за которых наше время используется неэффективно.

Примерный список поглотителей времени:

1)попытка заниматься слишком многими или всеми делами сразу;

2)отсутствие целей, приоритетов или плана на день, на неделю, на

год;

3)отвлекающие телефонные разговоры, интернет-серфинг, компьютерные игры...;

19

4)продолжительные излияния, обсуждения;

5)откладывание неприятных дел;

6)обилие бумаг и материалов, беспорядок на рабочем столе;

7)излишняя дотошность, желание знать все;

8)недостаток мотивации, настойчивости и самодисциплины;

9)неспособность сказать «нет»;

10)посетители, приходящие без предварительной договоренности, внешние помехи.

Надо отметить, что унифицированного списка поглотителей времени нет. Например, компьютерная игра после напряженной спортивной тренировки – это не поглотитель, а просто отдых. Та же компьютерная игра после выполнения задания на компьютере – поглотитель (опять напрягаются глаза, шея, спина, голова не разгружается).

Задание

●Выберите из списка 3 своих «любимых» поглотителя времени и запишите.

●Вспомните свой вчерашний рабочий день. Заполните таблицу.

3.3. Хронометраж как персональная система учета расходов времени

Хронометраж – учет расходов личного времени путем простой письменной фиксации, дающий материал для анализа и принятия решений и являющийся инструментом повышения эффективности мышления.

Хронометраж – это «фотография» рабочего дня, полностью отражающая все расходы времени на различные виды деятельности. Основные задачи анализа, проведенного с помощью хронометража:

1)определить, на что тратится ваше время;

2)изыскать резервы времени;

3)выработать «чувство эффективности», «чувство времени».

В западном классическом тайм-менеджменте хронометраж рассматривается только как этап сбора данных, необходимых для плани-

20