Персональная эффективность. Учебное пособие

рования. В отечественном тайм-менеджменте подход к этой проблеме иной: хронометраж – инструмент выработки «чувства времени», «мышления, направленного на эффективность».

3.4. Техника фиксации расходов времени

Полный хронометраж делайте записи один раз в 1–2 ч – останавливайтесь на 2–3 мин и записывайте все, что было сделано за этот период.

Можно оценивать любое дело не только количественно — по затраченному на него времени, но и качественно, учитывая свое эмоциональное отношение к данному виду работы, дополнительные условия, примечания, дополнительную информацию, дающие представление о рациональности произведенных временных затрат. (Важно! Попытка компьютеризировать этот этап работы только осложняет процесс).

Выборочный хронометраж. Выбираем показатели, которые будем отслеживать, например:

●любой поглотитель времени, который удалось выявить в процессе ведения учета затрат времени;

●любое важное, полезное дело, на которое не хватает времени;

●любое желаемое действие, до которого «руки не доходят» (дело «для души»)

Любую цель можно переформулировать и сделать показателем для хронометража. Например, переформулирование целей в показатели:

21

3.5. Хронометраж и оценка личной эффективности

На основе данных, полученных с помощью хронометража, можно продумывать и выстраивать систему мер по устранению потерь времени и, следовательно, повышать свою личную эффективность.

Практическое задание 1 по теме «Хронометраж»

●Выберите 3 своих «любимых» поглотителя времени и запишите.

●Вспомните свой вчерашний рабочий день. Заполните таблицу.

Практическое задание 2 по теме «Хронометраж»

●выберите свой самый «любимый» поглотитель времени;

●выберите любое желаемое действие, до которого «руки не доходят»;

●проведите выборочный хронометраж для этих показателей в течение недели.

Практическое задание 3 по теме «Хронометраж»

«Таблица хронометража по всем предметам семестра», задание № 10 данного пособия.

22

4.ОБЗОР ЗАДАЧ

4.1.Обзор задач. Основные понятия и определения

Обзор – представление информации (задач, сроков, справочных данных и т.д.), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязь элементов и дающее возможность эффективно принимать решения.

Основное отличие обзора от плана: обзор не привязан ко времени, он дает более наглядную картину ситуации и позволяет увидеть все возможности для решения тех или иных задач. Поэтому крайне важно организовать систему обзора таким образом, чтобы все внимание было направлено на решение наиболее важной для нас сейчас задачи.

4.2. Технологии обзора задач

Каким бы способом мы не пользовались, важно выполнять главное условие, делающее обзор эффективным средством принятия реше-

ний и достижения результата: вся информация обязательно долж-

на быть материализована. Все, что хранится в голове – ненадежно (можем забыть) и не дает полного представления о ситуации (нет наглядности). Внимание человека ограничено, и часть информации мы можем просто не заметить, а именно эта часть может оказаться решающей, повлиять на исход дела.

Инструменты, позволяющие создать эффективный обзор, можно разделить на три большие группы:

●контрольные списки;

●двухмерные графики;

●интеллектуальные карты (mind maps, древовидные карты,

карты ума).

4.2.1. Контрольные списки

Список продуктов, которые необходимо купить, вещей, которые необходимо взять в поход, книг, которые хотелось бы прочитать, – все это контрольные списки. Это один из самых простых и эффективных инструментов обзора. Контрольный список позволяет быстро собрать необходимую информацию, является прекрасным инструментом самоконтроля.

23

Контрольный список – это не жесткий план или алгоритм, он позволяет действовать более гибко, учитывать любые обстоятельства.

Правила составления списка «гибких» задач, которые нужно решить в течение дня:

●все формулировки пунктов списка должны иметь результатоориентированный вид;

●список составляется в свободном порядке (сначала нужен просто полный внятный обзор предстоящих задач, а потом уже приоритезация и планирование);

●количество пунктов в списке не должно быть большим. В соответствии со структурой внимания человека – не более 10 основных пунктов на день.

4.2.2. Двухмерные графики

При создании этого инструмента обзора используется принцип двухмерного представления информации. Двухмерный график в тайм-менеджменте представляет собой упрощенный вариант графика Ганта (Генри Гант с 1901 г. развивал научную теорию управления). Использование двухмерного обзорного графика:

●помогает осуществлять контроль за исполнением задач;

●помогает осуществлять гибкое планирование задач со сложной структурой, имеющих вполне определенные сроки исполнения.

Двухмерные графиков применяются:

●для планирования долгосрочных задач, целей, проектов, для планирования среднесрочных и краткосрочных задач;

●для планирования и контроля исполнения регулярных задач.

Правила создания двухмерного обзорного графика:

●крупную задачу или проект разбиваем на подзадачи, которые записываем в левой колонке;

●вводим второе измерение – время (календарные даты, дни, недели и т.д.). Если рассматриваемый нами проект рассчитан на семестр, то в качестве временного измерителя мы будем использовать месяцы;

●с помощью горизонтальных полосок или штрихования ячеек вдоль оси времени осуществляем привязку подзадач к периодам и срокам исполнения.

24

4.2.3. Интеллект-карты

Автором этой техники принято считать Тони Бьюзена – английского психолога, всемирно известного писателя, консультанта многих компаний и правительственных учреждений по вопросам интеллекта.

Бьюзен сделал вывод, что записи, память и творчество связаны между собой, поэтому комбинированные записи, состоящие из рисунков, надписей и соединенные между собой линиями, помогают максимально использовать возможности нашего мозга и делать процесс работы над проблемой наиболее эффективным и рациональным. Это и составляет основную идею древовидных карт – организации работы с информацией с максимальным использованием возможностей мозга.

Интеллект-карта, или карта ума (Mind map) – это эффектив-

ный и простой способ организации мыслительной деятельности, основанный на использовании комбинированных записей (рисунок, слово, символ, линия). Использование интеллект-карт дает хорошие результаты при работе с проблемными ситуациями.

Правила создания древовидной карты:

●начинаем с центра листа. Таким образом, мы даем возможность нашей мысли развиваться во всех направлениях, без ограничений;

●основную идею, проблему выражаем обязательно рисунком или символом. Рисунок активизирует мыслительную деятельность, привлекает внимание, помогает сконцентрироваться. Возможно использование ключевых слов (не более 1–2) для объяснения рисунка;

●используем разные цвета – чем больше, тем лучше. Цвет активизирует мыслительный процесс, делает карту более выразительной, живой, а процесс ее создания интересным, способствует творческому процессу.

Вспомните, когда вы берете в руки книгу, какие иллюстрации привлекают вас больше: черно-белые или цветные?

●рисуем главные ответвления. Они обязательно должны быть соединены с рисунком в центре листа, а второстепенные и все остальные – друг с другом. Соединяя ответвления, мы лучше запоминаем информацию;

●ответвления обязательно должны быть изогнутыми. Прямые линии неинтересны мозгу, они утомляют. Изогнутые линии делают работу с картой интересной для нашего мозга и снижают утомляемость;

25

●на каждой линии должно быть по 1–2 ключевых слова. Это делает карту более выразительной, понятной не только для того, кто ее рисовал, но и для других людей;

●следует использовать как можно больше рисунков. Важно помнить: каждый рисунок может выразить 1000 слов. Следовательно, 10 рисунков в древовидной карте равны (приблизительно) 10 000 слов!

Примущества интеллект-карты:

●позволяет увидеть большой проект или проблему целиком, со всеми мелкими деталями, фактами и направлениями;

●обеспечивает сбор большого объема информации;

●позволяет увидеть новые пути решения проблемы;

●облегчает запоминание и воспроизведение нужной информации. Само рисование карты уже является осмыслением проблемы, и решение может быть найдено уже в процессе создания карты;

●интеллекткарты способствуют принятию нестандартных решений, развивают неординарность мышления и творчество.

В Приложении приведены интеллект-карты по основным темам учебного пособия, созданные в программе Mind Manager.

26

5.ПРИОРИТЕТЫ

5.1.Основные способы и методы расстановки приоритетов

Вся наша жизнь – это непрерывный выбор, который мы делаем каждый день. Важно, чтобы он был осознанным, а не делался «как придется». Но как определить, что главное? Использовать время своей жизни на главное, не тратить его по мелочам поможет правильная расстановка приоритетов.

Расставить приоритеты – значит принять решение, оценив по определенным критериям: какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное значение, какие – второстепенное. Основные способы и методы расстановки приоритетов: «Матрица Эйзенхауэра», метод многокритериальной оценки и «Принцип 80/20».

5.2. «Матрица Эйзенхауэра»

Главная причина недостаточной личной эффективности заключается в каждодневном диктате срочности. Это мешает настойчиво сконцентрироваться на собственных целях. Классическим способом расстановки приоритетов задач по критериям важности и срочности является «Матрица Эйзенхауэра». Суть метода заключается в том, что все дела разделяются на четыре категории – Дела АВСD:

А – важные и срочные (завтра – контрольная, «аврал», нужно приниматься немедленно и самому);

В– важные и несрочные. Обычно они откладываются в долгий ящик, пока не станут «срочными» и в последнюю минуту не потребу-

ют экстренных мер (подготовить задание по математике, сдавать – послезавтра);

C – срочные, но неважные, малозначительные (обычно занимают большую часть рабочего времени, некоторые заседания, телефонные звонки, внезапные посетители, «навязанные» проблемы);

D – неважные и несрочные (специалисты рекомендуют их не делать вообще, но поскольку они, как правило, самые приятные и интересные, оставляем их «на десерт»).

Вцелом можно считать, что важное редко является срочным, а срочное редко является важным. Сталкиваясь со срочными делами, мы только реагируем, сталкиваясь с важными делами – действуем.

27

Сама матрица выглядит следующим образом:

5.3. «Принцип 20/80» (Закон Парето)

Согласно этому принципу 20 % всех клиентов приносит 80 % всей прибыли. Итальянский экономист Вильфредо Парето, который в 1897 г. изучал распределение материальных благ и доходов между работающим населением, обнаружил, что незначительное меньшинство получало основную часть от общей суммы доходов (или обладало преобладающей долей материальных ценностей). При этом пропорция распределения оставалась почти одинаковой во все периоды времени и во всех странах.

В персональной эффективности: 20 % всех дел дают 80 % результатов, а остальные 80 % дел дают 20 % результатов.

«Вопрос Парето»: «Относится ли это дело к тем, которые дают 80% результатов?»

Следует заметить, что к применению описанных методов не стоит относиться слишком скрупулезно. Не важно, насколько точно вы сумеете выделить те 20 % дел, которые дают 80 % результатов. Главное, что эти способы дадут вам новый взгляд на обычные вещи, подскажут вам новое понимание ваших задач, сделают более точными принимаемые вами стратегические решения.

Задание

●Вспомните и запишите все дела прошлого дня.

●Расставьте приоритеты в своих вчерашних делах с помощью матрицы Эйзенхауэра.

●Какие из дел к какому типу задач вы можете отнести? Запишите, какие шаги вы можете сделать, чтобы уменьшить количество дел категории D и С?

28

6.РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАБОЧЕЙ НАГРУЗКИ

ИСАМОМОТИВАЦИЯ

Любое чрезмерное напряжение сил приводит к возникновению стрессовых состояний, которые в свою очередь приводят к истощению сил организма.

Одной из важных задач персональной эффективности является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку. В нашей жизни должно быть место и для работы, и для отдыха.

6.1. Правила эффективного отдыха

Ритмичность. Планируйте небольшие перерывы для отдыха через определенные промежутки времени. Как правило, оптимальный режим

– 5 мин отдыха через каждый час. Можно устраивать себе перерывы длительностью 10–15 мин через каждые 1,5 ч. Непрерывная работа длительностью 1...1,5 ч наиболее комфортна для человека, поэтому одна пара институтских занятий длится 1,5 ч, а перерыв – 15 мин.

Максимальное переключение. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутного перерыва, тем лучше вы отдохнете и восстановите свои силы (если вы целый день делали задачи по аналитической геометрии – позвоните приятелю, обсудите что-нибудь эмоциональное, писали реферат – послушайте музыку, дайте отдохнуть глазам).

Смена контекста. Во время короткого пятиминутного отдыха стоит изменить условия (контекст), в которых вы находитесь. Так, если вы целый день сидите перед монитором компьютера или за рабочим столом – встаньте, походите, сделайте несколько физических упражнений.

Эффективный сон. Человеческий организм любит ритм. Только ритмичная работа способствует высокой и равномерной производительности труда. К началу нового рабочего цикла организм должен полностью восстановиться. Одним из самых действенных способов отдыха и восстановления сил является сон. Эффективность сна можно повысить, если обеспечить:

●ритмичность сна;

●оптимальную продолжительность сна;

●настрой на сон (занятие, которое поможет разгрузить мозг от дневных забот, переключится в более медленный ритм);

●правильное пробуждение.

29

6.2. Методы и способы самонастройки на решение задач

Как бы мы не любили свою работу и учебу, многие из наших дел бывают трудны и не всегда приятны. Как «замотивировать» себя на выполнение таких дел? Как грамотно включиться в работу, чтобы потратить на нее силы эффективно?

Для этого существует множество самых разнообразных приемов и способов самонастройки: крупные, трудные – задачи-«слоны» – можно решать с помощью разделения их на «бифштексы» и с помощью метода «швейцарского сыра», с мелкими – задачами-«лягушками» – можно справиться, делая их по одной каждый день. Эти приемы подробно рассмотрены в разделе «Практические задания. Рабочая тетрадь».

Способы самонастройки на работу – «заточка карандашей», «метод будильника», «количественное измерение времени на задачу», «творческая лень», «контроль исполнения с помощью таблицы ежедневных дел», рассмотрим ниже.

6.2.1. «Заточка карандашей»

Суть метода: «Прежде чем приступить к работе над картиной – сделай эскиз, а прежде чем делать эскиз – наточи карандаши». Простое техническое дело помогает настроиться на сложную работу. Оформляем титульный лист реферата, подбираем иллюстрации к докладу или просто раскладываем необходимые для работы бумаги в нужном порядке на столе – обдумываем план дальнейшей работы, отдельные шаги выполнения задачи и… постепенно втягиваемся в процесс деятельности.

6.2.2.«Количественное измерение времени на задачу»

Спомощью техники и графика хронометража начинаем отслеживать, сколько времени в день мы тратим на выполнение той или иной неприятной или большой задачи. Полученные результаты необходимо ежедневно фиксировать на графике. Это мотивирует решать задачу быстрее.

6.2.3. «Метод будильника»

Алан Лакейн, известный американский консультант, предлагает дробить не задачи, а время их исполнения. Садясь выполнять какое-

30