Персональная эффективность. Учебное пособие
.pdf
№ 2326 |
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ |
|
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ «МИСиС»
Кафедра социальных наук и технологий
М.В. Лейкова
Персональная эффективность
Учебное пособие
Рекомендовано редакционно-издательским советом университета
Москва 2015
УДК 65.012 Л42
Рецензент канд. пед. наук, доц. Е.Н. Щавелева
Лейкова М.В.
Л42 Персональная эффективность : учеб. пособие / М.В. Лейкова. – М. : Изд. Дом МИСиС, 2015. – 54 с.
ISBN 978-5-87623-861-0
В учебном пособии системно изложены современные базовые принципы, методы и правила достижения персональной эффективности. Даны пошаговые практические задания по организации самостоятельной работы, мотивации, целеполаганию, расстановке приоритетов, отдыху, эффективной работе без стресса. Пособие предоставляет возможность изучить понятия, базовые принципы, методы и правила персональной эффективности и начать применять их на практике.
По основным темам курса приведены наглядные интеллект-карты (Mind map), созданные в программе Mind Manager, дающие комплексное системное представление изучаемого материала.
Пособие предназначено для всех студентов, изучающих курс «Персональная эффективность».
УДК 65.012
ISBN 978-5-87623-861-0 |
М.В. Лейкова, 2015 |
ОГЛАВЛЕНИЕ |
|
ВВЕДЕНИЕ............................................................................................... |
6 |
Цели и задачи курса |
|
«Персональная эффективность» ............................................................ |
6 |
Ступени подходов к «персональной эффективности»......................... |
6 |
«Фиксация дел»................................................................................... |
6 |
«Календарное планирование» ........................................................... |
6 |
«Планирование по приоритетам» ..................................................... |
7 |
«Персональная эффективность. |
|
Современный тайм-менеджмент» ..................................................... |
7 |
Отечественная школа научной организации труда.............................. |
7 |
Эффективность и персональная эффективность.................................. |
8 |
1. ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ.............................................................................. |
9 |
1.1. Основные понятия. Цели и задачи деятельности.......................... |
9 |
1.2. Ценности как основа целеполагания.............................................. |
9 |
1.2.1. Декларация о личной миссии................................................. |
10 |
1.2.2. Цели и ключевые области жизни........................................... |
10 |
1.2.3. «Управление собой как компанией»....................................... |
11 |
1.2.4. SMART-цели и надцели.......................................................... |
12 |
2. ПЛАНИРОВАНИЕ.............................................................................. |
13 |
2.1. Планирование в условиях динамично изменяющейся среды ... |
13 |
2.2. Контекстное планирование............................................................ |
13 |
2.3. Жестко-гибкое планирование дня................................................. |
15 |
2.4. Метод структурирования внимания и горизонты |
|
планирования.......................................................................................... |
16 |
3. ХРОНОМЕТРАЖ................................................................................ |
19 |
3.1. Время – невосполнимый ресурс.................................................... |
19 |
3.2. Поглотители времени и борьба с ними........................................ |
19 |
3.3. Хронометраж как персональная система учета расходов |
|
времени.................................................................................................... |
20 |
3.4. Техника фиксации расходов времени .......................................... |
21 |
3.5. Хронометраж и оценка личной эффективности.......................... |
22 |
4. ОБЗОР ЗАДАЧ..................................................................................... |
23 |
4.1. Обзор задач. Основные понятия и определения......................... |
23 |
4.2. Технологии обзора задач................................................................ |
23 |
3
4.2.1. Контрольные списки................................................................ |
23 |
|
4.2.2. Двухмерные графики............................................................... |
24 |
|
4.2.3. Интеллект-карты ..................................................................... |
25 |
|
5. ПРИОРИТЕТЫ.................................................................................... |
27 |
|
5.1. Основные способы и методы расстановки приоритетов .......... |
27 |
|
5.2. Матрица Эйзенхауэра..................................................................... |
27 |
|
5.3. «Принцип 20/80» ( Закон Парето) ................................................ |
28 |
|
6. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАБОЧЕЙ НАГРУЗКИ |
|
|
И САМОМОТИВАЦИЯ......................................................................... |
29 |
|
6.1. Правила эффективного отдыха...................................................... |
29 |
|
6.2. Методы и способы самонастройки на решение задач................ |
30 |
|
6.2.1. «Заточка карандашей»............................................................. |
30 |
|
6.2.2. «Количественное измерение времени на задачу» ............... |
30 |
|
6.2.3. «Метод будильника»................................................................ |
31 |
|
6.2.4. «Творческая лень» ................................................................... |
31 |
|
6.2.5. Контроль исполнения с помощью таблицы |
|
|
ежедневных дел.................................................................................. |
32 |
|
ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ............................................................... |
33 |
|
Рабочая тетрадь «Персональная эффективность» ............................. |
33 |
|
1. |
Планирование рабочего дня......................................................... |
33 |
2. |
Методы и способы самонастройки. |
|
Метод «швейцарского сыра» ............................................................ |
34 |
|
3. |
Методы и способы самонастройки. |
|
«Уничтожение мелких неприятных дел»........................................ |
35 |
|
4. |
Методы и способы самонастройки. |
|
«Награждаем себя за эффективность» ............................................ |
36 |
|
5. |
Методы и способы самонастройки для решения больших |
|
трудоемких задач ............................................................................... |
36 |
|
6. |
Методы и способы самонастройки. |
|
«Грамотный отдых»........................................................................... |
38 |
|
7. |
Целеполагание. Выявление жизненных ценностей. |
|
«Мемуарник»...................................................................................... |
39 |
|
8. |
Целеполагание. Цели и ключевые области жизни. |
|
Стратегические цели. «Стратегическая картонка»........................ |
40 |
|
9. |
Планирование. Метод структурированного внимания и |
|
горизонты планирования .................................................................. |
41 |
|
4
10. |
Хронометраж . Обзор задач. Двухмерные графики. |
|
«Таблица хронометража по всем предметам семестра»............... |
42 |
|
11. Диагностика вашей эффективности управления временем.... |
43 |
|
12. |
Анализ использования методик для создания вашей системы |
|
персональной эффективности ......................................................... |
44 |
|
13. |
Итоговое эссе: «Мои шаги для создания личной системы |
|
персональной эффективности» ........................................................ |
46 |
|
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК.................................................... |
47 |
|
Приложение. Интеллекткарты............................................................... |
48 |
|
5
ВВЕДЕНИЕ
Цели и задачи курса «Персональная эффективность»
Неотъемлемым качеством профессионала в любом деле должно быть умение рационально расходовать свое время, эффективно организовывать свою работу, умение уложиться с исполнением работы в определенные сроки. Не владеющий методами организации персональной эффективности студент вряд ли сможет стать полноценным специалистом и хорошо учиться.
Курс «Персональная эффективность» имеет практическую направленность на умение правильно распределять свои усилия между повседневными рутинными занятиями и стратегическими задачами, оптимизировать планирование исходя из конкретных целей и достигать хороших результатов. Изучение курса дает возможность делать то, что действительно нужно, отделять существенное от незначительного, грамотно использовать время, координировать свою работу и усилия с действиями других людей, развивать творческие способности, контролировать свои дела, улучшать качество жизни, устанавливать баланс между работой и личной жизнью. Курс создает предпосылки для создания комплексной системы управления персональной деятельностью с учетом индивидуальных особенностей личности.
Ступени подходов к «персональной эффективности»
«Фиксация дел»
Ступень 1. Составляется список предстоящих дел с целью упорядочения и разумного распределения времени между разнообразными занятиями. Время распределяется в порядке поступления дел и на небольшом отрезке.
«Календарное планирование»
Ступень 2. Делается попытка заглянуть вперед, приурочить события к определенному моменту в будущем, поэтому такое широкое распространение получили перекидные календари и блокноты для за-
6
писи деловых встреч. Дела распределяются на более длительный период, однако при этом не соблюдается принцип приоритетности.
«Планирование по приоритетам»
Ступень 3. Добавляется ранжирование задач по важности и срочности. Здесь же появляется деление целей деятельности на коротко-, средне- и долгосрочные. Зарождается концепция ежедневного планирования.
«Персональная эффективность. Современный тайм-менеджмент»
Ступень 4. Сегодня организация своей деятельности рассматривается в тесной связи с жизненной позицией личности как инструмент для максимальной реализации персонального потенциала в соответствии с жизненными ценностями, мировоззрением и мироощущением человека. Значимым моментом (в отличие от прежних подходов) является приоритетность важности дела над его срочностью. Появляется новый элемент – «кайрос» – качественное время, существующее наряду с привычным количественным временем – «хроносом». Большое внимание уделяется также психологическим особенностям организации времени каждой отдельной личностью (особенности характера, особенности восприятия мира ). Такой качественный скачок требует более глубокого познания себя, высокой самодисциплины и настойчивости.
Отечественная школа научной организации труда
Часто «Персональная эффективность» (тайм-менеджмент) воспринимается как чисто западная технология. Однако отечественная школа научной организации труда имеет ряд собственных достижений, не имеющих аналогов в западной науке. Более того, многие из разработок отечественных исследователей организации времени были позаимствованы западными специалистами. В истории становления отечественной школы организации труда и личного времени следует выделить три этапа:
Первый этап. Приходится на 20-е годы ХХ в. – период бурного развития экономики и научной организации труда (НОТ). Это время грамотного и эффективного хозяйствования, управления экономикой страны. Зарождение и развитие тайм-менеджмента на этом этапе
7
было связано с деятельностью А.К. Гастева (Центральный институт труда) и П.М. Керженцева (Лига «Время»).
Второй этап. Начался с выхода книги Д.Гранина «Эта странная жизнь» в начале 70-х годов ХХ в. В ней рассказывается о биологе А.А. Любищеве, в молодости поставившем себе глобальную цель – разработать периодическую систему биологических объектов. Подсчитанное им количество времени, необходимое для достижения цели, оказалось гораздо больше средней продолжительности жизни человека. Тогда он решил изыскивать резервы времени, для чего стал вести хронометраж своей деятельности, анализировать его результаты и планировать свою работу.
Третий этап. В 2001 г. на сайте (www.improvement.ru) зародилось онлайновое тайм-менеджерское сообщество (основатель и руководитель Г.А. Архангельский). На сегодняшний день Т-М сообщество и компания «Организация времени» – основные генераторы современных идей и технологий повышения личной эффективности в нашей стране.
Эффективность и персональная эффективность
Из экономики – эффективность это соотношение результата труда и затрат.
Персональная эффективность заключается в стремлении достигнуть личных целей.
Если вы четко определили свои цели, то сможете оценить и эффективность их достижения для себя лично. При этом кто-то другой не сможет определить вашу эффективность. Она имеет смысл только для вас лично.
Чтобы измерить персональную эффективность, надо задать себе вопрос: «Насколько хорошо я знаю свои цели и что я делаю для их достижения прямо сейчас?»
Смысл персональной эффективности в достижении целей и переходе от нынешнего состояния к желаемому. Чем выше персональная эффективность, тем быстрее происходит этот переход.
8
1.ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ
1.1.Основные понятия. Цели и задачи деятельности
Современный подход к персональной эффективности – не просто набор приемов из области «как успевать укладываться в сроки» или «как правильно проводить собрания». Это система управления собой и своей деятельностью. Основными элементами системы управления собой и своей деятельностью являются: эффективность, техноло-
гия, стратегия, философия.
Эффективность. Этот элемент дает ответ на вопрос: «Как нужно идти, чтобы с наименьшими затратами усилий и в намеченный срок достичь поставленной цели?». Это классический тайм-менеджмент (определение расходов своего времени, планирование деятельности, например, какхорошоподготовитьсякэкзаменузаминимальноевремя).
Технология позволяет находить наиболее успешные решения. Можно искать решение возникшей проблемы, воспользовавшись перебором огромного количества вариантов, тратя большие временные ресурсы, а можно использовать, например, технологии изобретательских задач (ТРИЗ).
Стратегия – это ответ на вопрос: «Куда двигаться?» Очевидно, что нет никакого смысла очень эффективно двигаться в неправильном направлении. Это уровень целеполагания, определения целей.
Философия. В контексте персональной эффективности «философия» – это ответ на вопрос: «Зачем?» Зачем ставить именно такие цели, а не другие? Как осознать свои жизненные ценности, смыслы?
Таким образом, вопросы организации личной эффективности самым теснымобразомсвязанысопределениемнашихжизненныхцелей.
Целеполагание – это определение, конструирование цели, формирование образа желаемого будущего.
1.2. Ценности как основа целеполагания
Одним из способов определения базовых ценностей, на основе которых можно будет формулировать долгосрочные цели, является «мемуарник» (от слова «мемуары»)
Правила заполнения «мемуарника»:
1. Каждый день вечером выделите 3–5 минут спокойного времени. Запишите в ежедневник или в отдельную тетрадь Главное событие
9
дня (ГСД). Именно событие, эмоционально значимое для вас. Это не обязательно главное достижение дня. Самым ярким событием может оказаться, например, пятиминутный разговор с прохожим. Событие может быть и позитивным, и негативным.
2.В конце недели выпишите Главное событие недели (ГСН) –
одно из семи. В конце месяца – Главное событие месяца. В конце года – Главное событие года.
3.Рядом с событиями формулируйте ту вашу ценность, на основе которой именно это событие вы сделали главным.
Пример.
Событие: «встретился с бывшим одноклассником», ценность – «душевная близость», или «хорошо выступила на семинаре», ценность – «самоуважение». Список ценностей у каждого свой. Люди разные, ценности разные – важно определить те, которые важны именно для вас.
«Мемуарник» дает возможность довольно быстро составить список ключевых ценностей, побуждает каждый день уделять несколько минут внимания главным составляющим жизни.
1.2.1. Декларация о личной миссии
Данный подход к определению ценностей был предложен Стивеном Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей». Декларация о личной миссии – это документ, в котором вы пытаетесь сформулировать свои задачи в этом мире – что для вас важно, чего вы хотите добиться? Цель – это то, что мы «берем» от жизни, завоевываем, получаем. Миссия – то, что мы «отдаем», привносим в этот мир.
1.2.2. Цели и ключевые области жизни
Рассматривать жизненные ценности и определять стратегические цели следует во всех основных областях жизни, которые имеют для вас значение. Часто цели ставятся в отношении лишь карьеры или финансового благополучия, при этом полностью забывается необходимость постановки целей в других важных областях собственной жизни. В результате люди слишком много работают, но при этом личная жизнь не складывается. Или, наоборот, будучи счастливыми в семейной жизни, они совершенно не ощущают собственного развития и переживают по этому поводу.
Следует определить ключевые области, на которые нашу жизнь можно условно разделить. Это позволит выявить четкую структуру
10